浅谈发文字号规范化

浅谈发文字号规范化

苏武荣

     《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》）第九条规定，公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。发文字号是公文格式中不可缺少的组成部分，正确使用发文字号也是规范公文写作的一个方面。

    一、发文字号的作用

    编制发文字号的根本目的是便于公文规范化管理。确定发文字号是机关发文办理过程中必经程序之一。规范发文字号，不仅在公文办理和公文管理工作中有重要意义，也为公文归档后的查找利用提供了准确依据。

    1. 发文登记、统计作用。发文办理主要程序之一“登记”就是对复核后的公文，确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。发文字号是发文单位对要发出公文进行登记的重要项目，它固定了公文在形成中的次序和位置，维护了公文形成的系统性和完整性。通过发文字号的序号，可方便地统计发文的数量。

    2. 收文登记、提示作用。收文单位根据来文的发文字号的机关代字进行分类登记、传阅、分办、批办等。一见到发文字号就知道它是什么机关发出的第几号的公文，一目了然，这对公文的阅读和办理有提示作用。

    3. 公文引用和查询作用。引用公文时先引标题，后引发文字号，第二次引用同一公文时，可用发文字号代替。用发文字号可方便地告知、查询公文。

    4. 公文归档和利用作用。依据发文字号的机关代字、年份进行分类，既便于立卷、归档，防止公文混乱和丢失，也便于保管和利用。特别是以件为单位整理档案，这一作用更加凸显出来。

    5. 方便对公文进行计算机管理。可用发文字号对公文管理系统进行检索，快速地查出重复来文。能利用计算机对发文进行分类，自动产生发文字号的流水号，避免发文字号重号、漏号。同时便于查找利用，提高效率。

   二、发文字号的三要素

    《条例》规定，发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。习惯上称“机关代字”、“年份”、“ 发文顺序号”为发文字号的三要素。发文字号三要素的排列次序是机关代字在前, 年份随后, 发文顺序号居尾。如“闽政办〔2013〕7号”，其中“闽政办”为福建省人民政府办公厅的机关代字，“〔2013〕”表示成文的年份为2013年，“7号”为该年份“闽政办”的发文顺序号。

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