公文写作经典语录
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% y6 N7 p5 Y9 Y; J9 j) U1、 公文分为通用公文和专用公文二大类。通用公文与外界有联系,如:通知、请示、批复、报告、函、决定、通报、意见等;专用公文是企业内部使用,一般不与外界有联系,如:会议通知、会议纪要、备忘录、签报、工作联系单、工作通报、电子函件等。0 @( ?' T1 t& c( \7 a" j2 [7 C4 W
2、 一级文适用于以公司的名义对外发文或公司内重大事情的通知、上报,譬如:以公司的名义上报报表省公司,一些事情需要请示省公司,公司下发一些管理办法,对外单位发函等。一级文包括一级文件和一级函件。二级文则用于公司内部,以部门的名义发文,一般不对外,包括二级文件和部门电子函件。对外发文一律由发文单位拟稿,部门领导审核后邮件发综合部秘书统一发文。9 K" j' |* k: I1 P b8 f4 Y7 ^8 |% G
3、 文件与电子函件的区别:电子函件用于工作历时较短,日常性、临时性、一般性的工作。文件则相反。这里强调,以分公司下发的管理办法一定要用一级文件,以部门下发的管理办法可以用部门文件,千万不要用电子函件。/ a+ a; ~, D. ?- t1 g5 B M! K$ @0 c
' I, s. K5 k4 w- Q: u4、 上行文与下行文与上级与下级的关系,这里所说的上下级关系,一种是组织系统关系,一种是业务系统关系。对上级用上行文,对下级用下行文,上行文如请示、报告等,下行文如通知、通报、决定、意见等,向同级部门或不相隶属关系的单位,则用函。* q; w% |( J# U5 X% `5 K
5、 用于向上级要钱、要物、要编制、人员、政策等资源,应用请示。# s8 |2 {' F# T; [! ~. Y0 K* C0 O' j; i N, C. e7 B; k
6、 用于向上级汇报工作、反映情况等,可用报告。9 X& D$ h2 m5 n/ l% ?( N) ]+ `- g2 m! ?, l
7、 用于向上级反映工作意见,请求给予支持,可用意见。* c J- Y" H5 C' v3 |7 w
8、 部门发文不可以超越本部门职权范围事项,不能向同级部门发下行文。工作联系单一般选用函。 R8 t- T2 C ]
9、 公文的标题制作三要素:(发文单位)+关于+事由+文种; H" k# ^" f9 E R. J
; w' w; N W! |' ~例:(网络运营部)关于召开第三季网络运营分析会的通知
2 v2 {. B: U$ E2 e# I注意:文字务必准确、简要,一般不用标点符号(法规、规章和印发、批转、转发的文件可加书名号)% e; ~- L7 N9 j! V! x4 c) c
6 b* y; ]2 s7 n. P& j10、转发文标题制作四要素:转发(批转)+来文单位+转发文件题目+文种2 X1 M1 B- H2 S3 J: W' k8 Q- v. b
例:转发省公司《关于宽带互联网视听部分直播频道调整的补充通知》
2 Y9 S2 G7 T9 `$ O3 a) `) Z注意:转发公文应避免使用重复用语和相同的文种,遇到多层转发的处理办法一是省略中途转发机关,取最先发文单位。 二是另拟标题,转发情况在正文中说明。2 ?6 \9 w Z& S- X
例:“关于转发集团公司《关于印发〈中国电信集团效能监察实施办法(试行)〉的通知》的通知”
$ a9 o7 B( w1 e压缩改为:转发集团公司关于印发《中国电信集团效能监察实施办法(试行)》的通知》
5 b) C X& O* Q" J11、主送单位:受理单位、主办单位。抄送单位:主送外需要执行和知晓的其他单位。一级文抄送分公司总经理或主管本部门工作的分公司副总经理,二级文用抄报。
* N9 q9 `: }8 Z8 L4 |% \ h. l 注意:无论主送单位还是抄送单位,应使用全称或规范简称,两个以上主送或抄送单位,应按行政区域、行政机关的排序,先大后小,先外后内。
2 O, T+ W- B: o3 N12、公文内数字除了固定的词语或成语外,要用阿拉伯数字,但落款要用全称中文。& J' c6 ]! L1 E* e" x
13、句中较短的平级的词和短语用顿号,并列复句内部分句间用分号,在分号与句号之间,分号与分号之间至少有一个逗号,在提示语的前后,表示提示下文或总结上文的用冒号。
# a! S4 d" [9 Q2 \' @14、请示的标题:关于+事由+请示3 M- ` ?5 K6 \' p: P
: P" q! m. M& S6 [5 [3 u$ h3 ` 编写的守则:导言+主体+结尾3 J/ q% D. M8 E3 E" g' a* \
导言:开门见山地由外到内、由大到小地提出请示的缘由、理由、背景,要求写得充分而又简单。例如成本支出请求,要写明物品的生产厂家、型号、固定资产编号,价格,购置或维修的原因,如果不购置或不维修会出现什么样的情况,有多严重。
5 X- F8 A- s- Y }# ]5 [ 主体:内容突出,事项集中,条理清楚,要实际、合理、明确、简要。例如成本支出请示,要写哪个部门鉴定必需购买或维修,这笔费用的单价是多少,数量是多少,几时做预算,什么时候付现,是否有2套解决方案,如果有2套方案,你则重建议用哪一种,为什么?/ @; x, h: E" j# n: `; v- n) S* D5 N
结尾:是一个固定的模式,妥否,请批示。当否,请批示。是否可行,请批示。以上请示,望予审批。% t( U( w* O, K5 W' o. O% ?
. G5 Y9 T1 G# K) o$ G 注意:请示的主送单位一般只写一个,请示应事前请示,不越级请示,如提出2个以上方案,应有倾向性意见。, L6 f" |# |( h1 K3 k& S% R6 V( c5 C& c5 y
15、批复的标题:关于+事由+批复
/ P1 _/ @/ `% E& N 编写的守则:开头+正文+结尾% p5 k. I) Q: I7 i/ E* C7 y) b# ^. i6 ^ ~
开头:你单位《关于XXX的请示》(XX[2009]XX号)已收悉,经XX部门审核,同意XXXX,现就相关事项批复如下。
( q) R* p3 b* z7 a* m: j 正文:做出明确的答复,同意什么,不同意什么。
, g4 u' N8 H3 c3 C4 L, H; w5 e 结尾:从上级单位的角度强调一些事项,可提出希望、要求、号召。8 T: A% h; H" U H& ~- A* E+ n2 o5 A6 z
注意:在做批复公文时,要认真核实缘由的真实性,研究可行性,权衡利弊得失,有根据地表达意见。批复针对性要强,态度明朗,答复明确,措辞严谨,语句庄重。请示内容较多的,可分条列项地答复,对不同意的事项,应说明不同意的理由。$ Q/ j/ c2 {$ [: {/ C' q: C
' d' z/ A% Q# T9 {5 ?1 w16、通知的标题:关于+事由+通知& ~+ v, y* q$ r% ]+ e/ B4 X3 y/ U8 P8 m5 a5 z& \/ z
编写的守则:导言+正文+结尾
" k! M( l/ ^7 }导言:发通知的原因,就相关事项通知如下。( B% R% i1 P( X* U7 G
0 n2 {; a6 F) h2 y正文:通知事项: }8 I' h- o6 \& [
结尾:以上通知,请遵照执行。! D9 H; z2 Z1 h- r2 O" ^6 O( q( E+ Z/ v: Z
注意:通知适用于发布(印发)本单位的规章制度,批转下级单位的公文,转发上级单位和不相隶属单位的公文,传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项,职务任免、岗位聘任等,因此,主送单位要准确、清楚,严忌错漏。导言简洁清晰,高度概括。正文明确具体,针对性和可行性要强。4 P4 c! O% f( z0 ^' w( d- Y
会议通知的模版:会议名称、会议时间、会议地点、会议内容、参加人员、本部内单位、本部外单位、其他单位、会议要求、联系人、联系电话等
. k/ D5 y. ~, w. l4 Z培训通知的模版:培训原因、培训对象及名额安排、培训内容、培训时间、培训地点、培训费用、培训要求、报名及报到、联系人、联系电话、其他等。8 K8 U: C4 Z: e) |0 s
4 w/ x/ s4 a1 ?17、报告的标题:关于+事由+报告3 I8 z1 \9 z1 C( |) I1 M+ ?% J$ i+ O# K3 F/ B7 g
编写守则(三段式): 情况——做法——问题(意见)' B0 [( V, \% W* d
情况——问题——建议
% V" R( s" @$ X (只选其中一种或两种写) 情况——原因——下步做法6 [' ` V+ H2 [! h# h# ]) B' i v$ c! F& d( d& o% @, Q
情况——原因——责任及处理意见
1 g% h. {6 @( E: W6 r) U 注意:报告是下级为了获得上级的指导、发生重大情况或特殊问题、已完成上级交办或布置的事项、答复上级的询问、报送文件时用的一种公文种类。因此,在写的时候,要注重时效,情况真实,不弄虚作假,不文过饰非,有关事实和数据务必准备确无误。拟文时,要语言简洁,篇幅短小突出重点,层次分明,不要夹杂请示事项。如果重大事件报告,要同时准备好说明材料作为附件提交。! D5 g4 @" K$ W6 S/ d
m9 p7 \6 ^- u0 ^- Q 报告与总结的区别:报告在表述方式上大量使用叙述,情况、事实点绝大部分文字,只是少量使用一些议论文字。总结与一般报告相比更侧重对规律的揭示,对问题的认识。: O( S7 J+ Y" ?- m; V: k9 F$ ^& p: d* @! P
报告与请示的区别:两者都是上行文,对上级行文,但报告不要求上级批复,请示则要求上级批复,报告是事中或事后行文,请示是事前行文,报告的结尾用“特此报告”,请示则一般用“妥否,请批示。”5 \. G* [. Z& u: H3 B6 `
18、函的标题:关于+事由+函" ?! C8 |9 x* S- ^, H" E# M2 ^2 o# I
编写守则:开头+正文+结尾3 ]% q% U5 {% y X/ {8 x# o
开头:简洁写明发函的缘由6 {: R% m7 V) D" c4 S
b7 i% [4 N# Y3 q4 D7 s- w/ B正文:逐一写询问、商洽、答复的具体事项及要求7 J9 Z1 {' ?1 Q/ `& x
2 X0 J) x. c! G# m* g结尾:“特复”、“特此函复”、“特此函告”、“盼复”、“请研究函复”等。
, ~4 K$ X1 S( \6 y% ~5 |注意:拟写函时要注意措辞,因为彼此的地位平等,语言要朴实谦恭,议论说理要适度。另外,撰写复函时,要就别人在函中提出的问题回复,不是函中提出的不问题,尽可能不要在复函中出现,不然就有画蛇添足的嫌疑。
- d2 _4 o* @$ z1 f% P19、决定的标题:关于+事由+决定* T: n( k. y! s# m9 v: U
编写的守则:导言+主文+结尾* D: y2 z1 `: ^7 ?* Q. i; [
, R5 J4 I, Q) d6 [ }9 f导言:写明决定的原因、目的、根据、意义,语言简洁、概括。' \/ a3 D7 k/ h/ Q7 R& e4 f! T+ L$ m5 X, Z+ l) E
主文:阐明具体内容、落实措施、解决办法、规定要求等。" D9 S% q2 S# {" [2 H9 p
结尾:提出希望、号召、实施要求。9 q5 A% y# u. Z$ @$ Y
/ U5 \8 L; ~4 c4 |; g& j8 U20、通报的标题:关于+事由+通报' @4 s, k1 ?& w' T
+ W \5 \8 X5 i7 v" h& x编写的守则:导言+正文+结尾& }5 Y0 u+ n! ]0 p8 g/ w2 k
# w* F( V' Q4 S导言:介绍通报的事件或人物,将缘由、时间、地点、经过、后果等交待清楚。7 I2 D3 B! |2 n$ }4 ^6 Z$ w3 v6 I5 l* E$ y
正文:分析阐明其性质、意义或提出引以为戒、需要注意的事项。& g; `/ y& M& z3 A1 H q% z Q; L
5 h) Q- Q- x# M结尾:写明所做出的决定或指示性意见,及提出有关要求或发出号召。( I7 R6 y$ z N+ g( c2 M' v6 q9 ?
注意:通报只适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况的通用公文。此公文有较强的典型性、针对性、准确性、真实性、时效性,因此,用词要严谨,注重写实,掌握分寸。: ^4 [9 H4 H6 x+ D
21、会议纪要的标题:关于召开+会议名称+纪要$ |: v- H/ B' Y, @% Y& Y
编写的守则:会议概况+会议内容+结束语; [$ a: e/ u8 n9 H8 F" S: s' w
会议概况:开会时间、会议名称、会议议题、出席者、主持者、会议过程等。 V. S$ b* I6 q, P$ y2 R' K# a0 A: @
会议内容:会议的重要发言和决议。5 ^$ P5 a+ H7 A. M- c2 ?3 O( m+ I+ a: Z
结束语:希望与要求。) X0 s: f0 V" V& d, d s! i+ l. F8 p2 `" z; J5 q
22、备忘录:和会议纪要非常相似,区别只在于会议纪要是决策性的事项,而备忘录是非决策性事项,只是相关部门共同约定的事项。
$ y1 K) Q8 m7 \/ b4 h23、工作联系单:和函的撰写相似,是部门之间工作联系的一种公文,拟写时要语气平等、诚恳、尊重、商量而非命令、指挥。它需要及时回复、反馈办理情况,并在工作有调整时要及时告知。1 d0 v0 y( h) u) C$ u
24、写好公文要抓住“一个中心”和“三个基本点”,每份公文一般都只有一个中心思想,多中心难以成文。这就要求我们在提笔写文之前,首先要确定中心,明确思路,然后据此去收集观点和材料。中心思想从哪里来?从上级精神、领导意图和客观实际中来,而不要从我们个人的兴趣喜好中来。如果在中心不明、思路不清时即着笔,公文就会越写越难写,最后只好废掉重来。在明确了中心思想和基本思路的基础上,抓好三个基本点,或是“三部曲”。对下布置工作的公文,在一般情况下,一要写明“为什么要做”,即目的、意义或原因;二是“怎么做”,即方法、措施及注意事项;三是“做成什么样”,即标准、要求以及附带的考核、验收、奖惩等。对上汇报工作的公文,一要写明“我们做了什么”或“我们为什么要做”,二要写明“怎样做的”,三要写明“做得怎么样”及体会、效果和经验。第一部曲的“我们做了什么”,多用于上级有布置,有要求的汇报,写这样的汇报,要少写或不写目的、意义和原因;“我们为什么要做”,则常常是自发地、创造性地开展工作,是主动地对上汇报或对下发动,这就需要把开展工作和活动的目的、意义、原因叙述清楚。在《讲话》写作上,若是综合性的,又是例行性,其第一部曲为截至目前的基本情况和经验体会,第二部曲为下一步的目标和任务,第三部曲为完成任务、做好工作的主要措施。若是专题讲话,其“三部曲”一般为意义、目标和措施。 |