浅谈行政公文写作中应注意的语言特点

    随着我国经济社会的发展，作为“行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书”①、“依法行政和进行公务活动的重要工具”②的行政机关公文的应用也越来越广泛，质量要求也越来越高。本文想就行政机关公文（以下简称“公文”）写作中应注意把握的几个语言特点，谈几点实践工作中的体会，以供探讨。
; o8 D& Q" O: h; \2 O    一、简洁明了，开门见山
    应用文体的实用性要求公文应当更加注重语言的简洁明了。由于公文属于应用文体，是根据实际需要，为了达到某个具体的目标而写的，是作为“工具”直接用来办事的，如向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关询问的“报告”；向上级机关请求指示、批准的“请示”；非隶属关系单位之间商洽工作的“函”等等。因此，实用就成为公文的出发点和归宿，这就决定了公文应当简短而不宜过长，只要把问题说清楚了，意图讲明白了，就可以了，决不能罗罗嗦嗦，不着边际。特别是供上级领导阅读的公文，更要写得简明扼要，以便上级领导用最短的时间了解作者的意图，作出相应的决策。否则，虽洋洋万言却言不约，意不明，使人阅读时还得用心去寻觅要求解决的问题，是很难达到预期目的的。像明朝刑部尚书茹太素的“奏折”写了17000字，朱元璋叫秘书给读了一个多小时还没有谈到正题，朱元璋发火狠狠训斥了他一顿，第二天又接着读，读到最后500字，才讲到他要解决的几个具体事，前面16500字全都是废话。从此，朱元璋下令，凡是上书不得超过500字。当前的一些机关公文虽然没有像茹太素“奏折”那样超级拖沓，但是繁琐罗嗦的现象仍然比较突出。如：
    例1：“为了加大煤矿安全管理，严厉打击煤矿违法生产活动，市政府组织专家研究制定了《关于严厉打击煤矿违法生产的有关规定》，初稿形成后，经过三次征求意见会议，形成了讨论稿，××年×月×日，市政府常务会议讨论一致通过，现在印发给各单位，各单位要认真组织学习，领会精神实质，把握操作标准，严格执行，今后不得再出现违反本《规定》的行为。”（某市政府《关于印发〈关于严厉打击煤矿违法生产的有关规定的通知〉》）
$ l: n; g2 ^9 |0 M0 E; D    这份公文，前半部分过多的叙述了印发的《规定》的形成过程，后半部分又在要求上强调的过于罗嗦，可以简洁为：
    “《关于严厉打击煤矿违法生产的有关规定》，业经××年×月×日，市政府常务会议讨论通过，现印发给你们，请严格遵照执行。”
    要做到简洁明了，就要惜墨如金，开门见山。当前，行政机关公文繁琐拖沓的一个突出的现象，就是公文开头总要罗列出一堆“以......为指导”、“贯彻......”、“落实......”，好象不这样写就与上级精神不一致了，如：
    例2：“年初以来，以党的十六大和十六届三中、四中、五中全会精神为指导，在《中央关于××通知》精神的鼓舞下，在全国××工作会议和全省××工作会议的推动下，在市委、市政府的关怀下，在局领导的具体领导下，在公司全体员工的共同努力下，全局上下坚持科学发展观，深入贯彻“三个代表”重要思想，全面落实局党组提出的......”（某局的一份“工作报告”的开头）
" N6 E! C6 `" O; ~5 s    这份“工作报告”的开头，洋洋洒洒一二百字，却全都是空话、套话，还没有进入公文主题。另一个突出现象就是过渡的描写、论述，如后文中的“例13”。这样穿靴戴帽，画蛇添足，削弱了对主要问题的表达力度，消耗阅读者的精力，使人阅读起来也比较反感。因此，我们在公文写作中，要有“千金一字”的意识，能用一个字表达的不要用两个字，能用一句表达的不要用两句，用最少的词句表述较多的内容。特别是要开门见山，一落笔就要直奔主题，进入中心，抓住主要事实、主要矛盾、主要特点、主要意义写下去。不搞花架子、不绕弯子、不兜圈子，直截了当照直说，简洁明确。对那些众所周知的道理、对方已经知道或不需要了解的事情、与基本观点无直接关系的内容，在公文中都可以不写。如温家宝总理《政府工作报告》的开篇：
! [* Y0 g9 U% d. l8 e8 a" E" \! E    例3：“现在，我代表国务院，向大会作政府工作报告，请予审议，并请全国政协各位委员提出意见。”
, W. O2 a$ J, b1 H    仅用这36个字开篇，简洁而且清楚明白。不仅是在开篇上，在事物表述、总结和部署工作、提出要求等方面，国务院的《政府工作报》都是简洁明了的范文。
    二、用语准确，表意分明
8 w; F* {  [, [1 B* ^' H# {    较强的政策性、时效性，决定了使用准确语言表达明确意思是公文写作的基本要求。由于公文的目的是进行公务活动，事关公务，政策性、时效性极强，必须借助准确的语言予以表达，特别讲究遣词造句的准确恰当，切不可有疏漏含糊之处。可以说，公文对语言的准确、分明要求更高。俗话说：“一字入公文，九牛拔不回”，也说明了遣词造句的准确在公文中的地位是十分重要的。如：
    例4：“该项工程工期为一年；凡省内具备一定资质的单位，均可参加投标；参加投标的单位，请派人持相关证件于Ｘ年Ｘ月Ｘ日前来报名登记，领取招标文件及施工图（收取成本费ＸＸ元）。”（某地《关于ＸＸＸ大桥工程施工招标通告》）
    在这段公文中说明了“工期为一年”，但是没有明确起止时间；要求投标单位要“具备一定资质”，但没有表明应具备哪一级资质；需要“相关证件”，但是没有列出具体哪些证件；要求“Ｘ年Ｘ月Ｘ日前来”，不知是“Ｘ年Ｘ月Ｘ日前”“来”，还是“Ｘ年Ｘ月Ｘ日”“前来”报名登记；只讲了“报名登记”时间，却没有说明报名登记地点和受理单位。这些不准确，表意含糊的语言，不仅使投标者陷入迷茫猜测之中，到处打听详情，而且容易使人们感觉有虚假招标的嫌疑，严重影响了工作的顺利开展。
: s$ P9 ^; O' A: Z# ?    努力克服语言含糊现象,做到准确分明。在公文写作实践中，语言不准确，表意不分明，一般来说有四种情况，只要我们把握好，就可以尽力避免含糊的现象。一是避免产生歧义。此类问题较多的出现在时间、年限、条件设定以及并列事物等地方，如“例5”中的“Ｘ年Ｘ月Ｘ日前来”。再如“30岁以上”，使人不知道是否含“30岁”；“具有下列行为的”不能够确定构成结果的充分条件是全部还是其中任一项。再如：
    例5：张市长和李市长的助理第一时间到达了事故现场。
/ x/ y1 s! b# H3 V    这句话至少可以理解为张市长本人和李市长的助理、张市长的助理和李市长的助理两个意思，这就是在人物并列中产生了歧义。二是避免含糊不清。主要是由于在公文中使用了一些不确定性的词语，如“似无不可”、“大致尚可”、“似有不合”、“推测如此”等，使阅文者感到模棱两可，无所适从，难以把握工作施行尺度。如：
    例6：“你乡《关于修建××乡招待所的请示》收悉，经县政府常务会研究，大致同意你乡修建招待所，可以酌情修订设计标准，适当时机可以开工建设。”（某县政府《关于修建××乡招待所的批复》）
2 n) ]7 V* }4 o, D. f; P    在这段公文中，对是否批准的问题，表示“大致同意”，使请示单位不能掌握上级的明确态度；对设计标准问题，表示“酌情修订”，使请示单位，无法确定应该降低标准，还是提高标准；对工期问题，表示“适当时机可以开工建设”，请示单位对“适当时机”没有把握依据。类似的含糊不清的表述，既不便于对方把握发文机关的真实意图，又容易使对方扩大想象空间，往往成为一些违规行为的借口。因此，我们在公文写作中，要尽量避免使用不确定性的词语，而使用表意严密确定的词语，如：“十五日内”、“......及以上”等，把能量化的尽可能量化。三是避免表述的不完整。这个问题的出现多数是由于公文作者对专业业务掌握不透，在关键的细节方面容易疏漏，导致公文表述不完整，如：
    例7：“针对以上事实，依据《中国共产党纪律处分条例》，区委决定给予×××同志留党察看一年处分。”（某市辖区《关于对×××同志违纪问题的处理决定》）
& v0 v  s* @1 S# G* Q4 b    在这份处理决定中，明确了给予“留党察看一年”的处分，但是并没有说完，因为一年期限的起止时间没有交待明白。在公文写作中要首先掌握透相关的业务知识，尤其是要对处罚、奖励、行政决定等容易出现纰漏的业务要抓住关键细节掌握深透。四是避免界定事物性质不准。这方面问题主要是对专业术语掌握不好，应该使用专业术语的地方没有使用，或专业术语区分不清，相互混用而造成的。如：
    例8：A 活立木——活的树、罚款——罚钱、吊销——作废
         B 挪用公款——滥用公款、疑犯——罪犯、警告——严重警告
9 y8 D+ @' f- c6 r    “例8”中A组是专业术语与非专业术语的对比，这里不难看出，非专业术语在其他文体中使用是完全正常的，而在公文中则必须使用专业术语，如果公文中使用非专业术语，就会给公共交际形成一些不必要的麻烦。B组是容易出现混用现象术语的对比，我们可以看出，每一对有的只有一字之差，但性质却完全不同，如果使用不当，就会给事件评价、事物定性带来极大的差异，对工作造成严重的影响。因此，我们在公文写作中，特别是在事物的概念、性质界定、专业技术等方面严格使用专业规定的术语，只要多学习、多掌握专业知识，认真对待，负起责任，就能够选用准确的术语，准确分明地反映客观事物的本质、属性、形态以及作者的意图。
    三、言词规范，严谨周密
7 D- ]* K: K' ]5 [& e2 t) ?    公文作为行政机关进行公务活动的工具，是正式交际中的正规文书，因此要特别讲究言词的规范性，保证公文严谨周密。规范的公文语言，言简意赅，有独特的表达作用，人们对此一目了然，不仅体现了公文语体的正规、严谨的独特风格，而且还可以收到简洁、庄重、严肃的效果。如果象下面这份通知的语言，就失去了公文的特点。
    例9：“七·一建党85周年纪念日就要到了，局党委决定，在咱们局的全体党员中评选优秀共产党员、模范党务工作者、优秀党支部，进行表彰奖励”，“优秀共产党员、模范党务工作者应当是03年以前入党的”，“各支部要快点上报推荐名单”（某局党委《关于庆祝建党85周年评选先、优、模的通知》）
, l8 r8 V& Z) r- @' `" U' |+ f    在这份通知中，分别使用了方言和口语：“咱们局”、“就要到了”、“03年”、“快点”，这样的语言显得很随便，不符合公文规范严禁的特点，而且不够周密，如“03年”，是“1903年”还是“2003年”，或者是其他都无法确定。按照公文的规范严谨的要求，可以改为：
0 k- _; P1 q6 @: p    “七·一建党85周年纪念日在即，局党委决定，在全局党员中评选优秀共产党员、模范党务工作者、优秀党支部，进行表彰奖励”，“优秀共产党员、模范党务工作者应当是2003年以前入党的”，“各支部要从速上报推荐名单”
( Y/ G( S. a! S9 S4 B/ w2 w, A    坚持使用规定语言，规范言词。首先要使用标准的官方语言。我国规定“国家机关以普通话和规范汉字为公务用语用字”③像“俺”、“侬”、“哪门子”等土语、俗语、方言一般是不能在公文中使用的。其次要使用书面语言。书面语言来源于口头语言，但他比口头语言更加规范、更加严密、更加精炼。例如口语中常说的“起草制订”、“合乎预定的日期”、“越快越好”、“暂时不要付印”，意思虽然清楚，但是公文中一般不使用这些，而使用“拟订”、“如期”、“从速”、“缓印”这些书面语言。如：
    例10：“今年春耕时节就快到了，我们乡里还缺少两万吨水稻种子，希望尽快调拨给我们，好用来满足紧急需要，可以不可以？等待着你们迅速来信答复。”（某乡政府《关于商请调拨水稻种子的函》）
( B1 y- H7 @+ S$ a    这个函的语言十分随便，不像公文。应当用书面语言改成：
& y/ O7 x& j$ R& j& E% d    “春耕在即，我乡尚缺水稻种子两万吨，望速拨付，以应急需，可否？急盼复函”。
    要使用公文专用语。公文中要使用公文专用语，例如“兹”、“为”、“兹因”、“鉴于”、“遵照”、“欣值”、“拟请”、“信悉”、“电悉”、“谨此”等等。据有关部门初步整理的《公文常用语例释》④中就列举了41字200多个词。另外还常用“急请审核批复”、“特此批复”、“希即遵照办理”、“望研究执行”、“请认真贯彻执行”等许多人们习惯的公文专用句子。要遵守对特定语言的规范要求。公文中的人名、地名、数字、引文、结构层次序数、法定计量单位、规范化简称、年份等必须符合规范要求。例如：人名必须是全称；年份要写足四位，“1999年”不能写成“99年”，“2003年”不能写成“03年”等。
    四、庄重严肃，体现效力
- P+ e- w' z' x  U2 V    公文的政治性、权威性和法定效力要求公文语言要庄重严肃。孔子曾经讲到：“君子不重则不威”，公文写作更是如此。公文是代制发机关立言，是制发机关的观点、看法、意见、态度的直接载体，是受文机关和人员活动的准绳，具有鲜明的政治性、极大的权威性。要体现公文在公务活动中的法定效力和权威性，就应当注重公文语言的庄重、严肃，不失身份，反之则会使公文的功效大打折扣。如：
: n+ N) s; B- I0 u) ]- ]- l. g    例11：“那些没有取得安全生产许可证、采矿许可证、煤炭生产许可证、营业执照及矿长没有取得矿长资格证、矿长安全资格证的矿井，应实施停产整顿。”（某市辖区《关于地方煤矿证照不全矿井实施停产整顿的紧急通知》）
: t3 `4 H8 B" ?: O0 f8 G0 z) S# v! H    这一段公文，由于使用了“那些没有取得”、“应”等态度叫平和的语言，因此没能够表达出对矿井整顿的坚决的态度，如果改成：
    “凡未取得安全生产许可证、采矿许可证、煤炭生产许可证、营业执照及矿长没有取得矿长资格证、矿长安全资格证的矿井，一律实施停产整顿。”
    这样，就可以充分体现出其效力。再如：
    例12：“县政府决定租用贵行××县支行闲置办公楼。当否，请批示。”（某县政府《关于租用工商银行闲置办公楼的函》）：
    在这份商洽函中，由于用语不当，商洽、请求之意用“我老秘网县决定”之语表述，令对方感到不快，使原本容易解决的问题不能顺利得以解决，若改用“拟”“欲”则礼貌得体，有助于推动工作。而“当否，请批示”之语表述，又把自己放到了从属地位，使协商陷入被动。应改为“可否，请复函”。
    摆正位置，做到尊重与自重。公文语言有失庄重严肃，除了有准确性、规范性方面的问题，比较突出的表现在定位不准，用语随便失礼，不符合制发机关身份，出现不尊重对方、不尊重自己或含有影射含义的语言。公文是制发机关与上下左右机关单位联系沟通的纽带，分上行公文、平行公文和下行公文，不同种类的公文由于行文方向的不同，与收文机关关系的不同，运用语言也各不相同，写作时应特别注意，分别情况，区别对待。例如：“函”不属于隶属关系单位之间的行文，属于平行文，其语言运用既不能故作低态，像上行文那样对对方俯首听命，也不能安排部署，像下行文那样对对方发号施令，而应以平等商量的口吻，热情诚恳的表达观点，谦和有礼的使用言辞，给收文机关以充分的尊重，使公务活动得以顺利进行。再如：“请示”是下级机关向上级机关的行文，属于上行公文，语言运用应谦恭平和，字里行间应表现出对上级机关的尊敬。像“我局决定”、“请上级机关体恤下情”等语言就不能够使用，因为前者即已决定何必请示，后者含有倘若上级机关不同意请求就是不体恤下情的影射含义。
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