潜龙讲座文字实录整理版：正确把握规律 掌握科学方法 努力提高机关文字工作水平

正确把握规律 掌握科学方法

努力提高机关文字工作水平

——老秘网第三期YY语音讲座提纲

    时间：2013年11月30日晚8：00-10：30

   主题：正确把握规律，掌握科学方法，努力提高机关文字工作水平。

   主讲：潜龙老师

    YY频道：19799420 老秘书讲坛

    老秘网YY群：1979942（第四期讲座即将举行，有兴趣的朋友抓紧下载YY语音并及加入老秘网语音课堂YY群）

    文字直播：老秘网 站长老猫

   参加人员：五湖四海的秘书朋友们

    文字整理：洁月寿神

老秘网的各位朋友：

       晚上好！非常高兴晚上就《正确把握规律，掌握科学方法，努力提高机关文字工作水平》这个话题与大家作个交流和探讨。最近，老秘网QQ群“重温经典读书会”里很多网友给我发短信，问“做好机关文字工作有什么捷径工作可走？”刘勰在《文心雕龙·总术》篇中曰：“文场笔苑，有术有门”，他认为文章写作是有技巧有问路的。我们只要掌握了文章写作的技巧、规律与方法，就如同找到开启写作大门的金钥匙，否则，如同瞎子点灯——白费蜡。下面我就文章（包括各种会议讲稿、汇报材料、理论文章等）的立意、构思、谋篇布局及写作中应注意把握的几个问题，作个简单的介绍。

    一、要正确领会和体现领导意图，这是做好机关文字工作的重要前提。

    机关文章多为奉命之作，因此，领会领导的意图是写好文章的重要前提。

    1、争取领导的耳提面命。要采用录音+记录的方法，争取现场互动，重要的问题要当场提出，互动过程就是沟通的过程。

    2、体现领导的思维习惯，把握领导的思路，了解领导的关键点，与领导的思维习惯相吻合，体现领导的风格，具体深奥，把握领导的思路，意图不能与领导的思路相冲突，多收集领导的“只言片语”。下乡，调研，开会插话，脱稿发言，个人思维闪光点，把领导思路充实完善提升，未深入思考的东西，予以理论提升，观点层次提升。

    3、善于听出领导的“弦外之音”。领导交待写作任务时，可能不全面，限于时间未作深入思考，或不便宜直接了当地说出来，为官之道。汇报，典型材料，达到什么目的，传递什么信息，需要我们起草同志敢于要有较强的悟性，要了解一些隐情，领会领导意图。特别是上行书，书信，请示，汇报。都涉及这个问题：一是上级领导交办的事情，要有所反馈；二是工作取得重大进展也要及时反馈报告。

    上级关注你这个地方，就必须体现这几个方面：

    如果领导不找你谈话，没时间思考，认为办公室文字工作这一块能胜任，没必要说得很清楚。

    一是要了解上级的关注点在哪里。比如，目前的三中全会之后的改革。改革是明年经济工作会议的主题，所以要了解上级最近关注的什么问题。二是当前工作中的难点重点在哪里，我们的工作怎么样，存在什么不足，下一步解决什么问题。三是下阶段工作的着力点在哪里。

    二、要科学合理地确定文章的主题，这是做好机关文字工作的基本要求。从某种意义来说，文章的文题就是文章的灵魂，也是文章所要表达的中心思想。如何科学的确定文章的文题，要视情而定。

    1、依领导意图而定。领导关注，需要解决什么问题。比如会议，会议的议题是什么，文章，为什么要发表这篇文章，需要阐述什么观点，要达到目的什么效果，要搞清楚。

    2、依上级的工作部署和形势发展需要而定。传达贯彻上级会议精神，如何落实，要确定会议主题。根据形势发展需要提出前瞻性的应对措施，比如国际经融危机对出口的影响，出现下划的势头，如何来处理，采取什么应对的措施。

    3、依现实工作需要而定，着眼于解决实际问题。比如形势分析会，各级各部门开展的阶段性会议，现实工作中出现的问题来设计，确定文章主题。活动要请领导参加，领导的主旨发言，发言要根据会议议题，不能游离于议题。典型发言，表态发言也一样。必须符合会议议题要求，选角度，按身份来发言。应邀参加会议如何发言，按会议要求，设计恰当主题。

    4、依会议活动的议题和要求来定。比如要召开一声会议，这时要请领导参加，领导可能要有一个主旨发言，会议上发表一个重要的讲话，或报告，这个就要会议的主旨，必须要以会议议题的要求来选择一个角度，按照你的身份来发言。比如上级机关的领导要参加下级的会议，必须按照会议的要求，结合你的身份来确定发言的主题。

    5、依不同的受众而定。文章要因人而异，不同对象或读者，到什么山唱什么歌。比劭是座谈，研讨，下基层，汇报。座谈可能有专家，如果面对下级，面对普遍老百姓，就要贴近实际，用群众语文，不能讲空话的大道理。

    6、依领导的身份、职责分工而定。领导的署名文章，发言稿。不能缺位，越位，错位。不符合身份，职责分工的话。发言稿站位要准，主题要与身份和职责相匹配。

    三、要全面客观地收集写作素材，这是做好机关文字工作的重要基础。要找准收集与文章的主题有关系的一些素材。要做到以下几点：

    1、眼睛朝上。上级，新会议，新政策，新要求，新举措。

    2、眼睛朝下。下级单位，基层群众，意见，要求，想法。

    3、眼睛向内。本单位，情况，措施，成效，经验，问题。

    4、眼睛向外。他山之百，可以攻玉。其他地方的好经验，可以借鉴。

    材料务必体现以下几个特性：

    一是针对性。也就是说收集出的材料，是来自于工作实际与总结有一定的针对性。而不是放之四海皆准的空话，只适应这个地方，其他地方不能用。二是指导性。也就是从材料中提出的一些好的措施、做法，具体普遍的指导意义，可学可鉴。三是创新性，体现与时俱进。四是代表性。体现现实中存在的问题。五是真实性。作必要的鉴别和筛选。

    四、要制定一份详略得当的写作提纲，这是做好机关文字工作的关键步骤。就是要制作一份科学合理的写作提纲，必须把握以下几个关键问题。

    1、合理确定文章的总体结构。也就是要说如何围绕文章的主题，合理进行布局安排，就是要先说什么，后说什么，要有层次，有逻辑。

    2、确定好文章的主要观点与小标题。小标题就是文章的主要观点，通常由若干个一级、二级、三级等小标题组成，正确适当地使用小标题可以增强公文的层次性，便于受众领会和掌握文章的主题与主要内容。

    标题用得好，让人感觉有层次性。当然，有的文章和讲稿也可不用标题，而是在每个段落的前面以 要句、段首语、段旨句来表达文章的观点。特别是在一些开幕式、闭幕式上的致辞，在涉外的国际性研讨会、活动上的发言，多采用这种形式。如（案例1见老秘网，链接：http://www.caiyes.cn/forum.php?m ... 1483&extra=page%3D1），台湾领导人的发言。马英九在竞选总统时的发言，建议一看，很精彩，在老秘网上可以搜索到。台湾不同语系，风格可以参考消息。用案例一说明，“源远流长的中华文化，承载着中华文明浑厚的历史积淀，铸就了中华民族的伟大精神。中华文化孕育了胸怀天下、追求统一的爱国情怀。中华文化孕育了崇尚和谐、爱好和平的民族品格。中华文化孕育了扶正扬善、恪守信义的社会美德。中华文化孕育了刚健有为、奋发进取的自强精神。”标题，即观点。标题太多，下面观众听晕了，如果去掉标题能让人听懂。“二十一世纪是世界大变革、大转折、大发展的时代，中华民族迎来了千载难逢的大好机遇，正处在伟大复兴的历史新起点。中国共产 党是中华民族优秀文化的继承者和弘扬者，始终引领着当今中国先进文化的前进方向。弘扬中华文化，不断提升综合国力。弘扬中华文化，大力促进社会和谐。弘扬中华文化，积极推进祖国统一。弘扬中华文化，努力维护世界和平。”四个排比句，表达四个观点，起承转合。不加序号，也让人听懂，值得推荐。领导致辞，开幕式，可学习借鉴。

    确定文章的标题要注意以下几点要求：

    一要始终围绕文章的主题，不得游离于主题之外，小标题扣大主题。

    二要符合人们认知的习惯、次序和规律。按照发现问题、分析问题、解决问题的顺序。产生问题的原因，机关公文要解决现实中的问题。遵循是什么（概念、判断）、为什么（重要性、目的意义）。做什么（指导思想、目标、任务）？如何做（措施、办法、手段）？谁来做（人员力量的组织）？做得怎么样（成效）？如何做好（要素保障、督促检查、考评考核）？进行合理的设计（用案例二说明http://www.caiyes.cn/forum.php?m ... 1484&extra=page%3D1）。“第一个问题，为什么要招商引资？第二个问题，如何抓好招商引资?第三个问题，怎样促进招商引资成果转化？第四个问题，从哪些方面加强和改进招商引资、项目建设工作？”。符合认识论规律，标题设计按通常按思维方式，任何工作要掌握一种科学的方法，教育要反思，知识更新太快，人脑不如电脑。

    三要合乎逻辑。各级标题之间应当相互呼应，内在逻辑关系不能违反，标题与标题之间不能违反形式逻辑的相关规定。（比如老秘网山东小秘的那段材料）

    四要注意观点与素材的统一。素材必须支撑观点，反过来观点也必须统领素材，用案例一说明。

    五要进行必要的提炼与升华。观点源自材料但是又别于材料，不是材料的简单罗列与堆砌。透过现象看本质，找出隐藏其中的具有规律性、指导性，体现特色和亮点的东西，这个在起草总结和典型材料时尤应注意。新手写文章，常出现这毛病，不知取舍。提炼出跟观点和标题有关系的东西。

    六要有新意，力戒陈词滥调，假长空，与短实新。改进文风，要在文章标题中有所反映。

    七要注重工整，有气势，力求长短协调、句式统一。这个问题见仁见智，共同参考，中央文章比较朴实，不刻意去讲究工整，越到地方越刻意，特别是写典型文章时，想在文章标题上下功夫，通过标题来吸引眼球，可以追求，但不要刻意，硬凑，不拘泥于形式，注意工整与气势。

    3、合理安排，统筹兼顾。一是每级小标题下用什么素材，各大块之间（包括层次、段落）如何合理分配。有所侧重，详略得当，不能顾此失彼。如领导的即兴讲话，喜欢三段式，提高认识，增强责任感和紧迫感。二是明确任务，突出重点，扎实推进工作的开展，就要重点说，写齐全，工作的指导思路，措施，做什么都在这里。三是加强领导，狠抓落实，确保取得实效。总之，要统筹兼顾、有所侧重、详略得当，不得头重脚轻、顾此失彼，哪些东西重点写，不能搞平均主义。

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    2、工作中有个疑问，我们这里写材料，我上面有个组长，还有一个副主任，还有一个主任，我起草好材料后，要依次由他们审核，但是往往组长通过了，副主任又推倒重来，然后副主任通过了，主任又说推倒重来，但问题是，重新起草后，又会回到第一稿，这让我心力交瘁，他们几个领导意见一开始就不统一，请问，我该怎么办。这个问题很有代表性，这个问题时常会遇到，关键在于健全完善文稿的会商和审核机制。用制度来管人，用制度来管事。过五关斩六将，没有机制很是为难小秘书。建议你在动笔前先征求他们的意见，在此基础上制定写作提纲再次征求他们的意见，征得同意后再起草。以其人之道，还治其人之身。

    3、我自己一直有个困惑，就是本人的文字风格偏空、偏大，有时经常感觉写不出来东西，与当前领导讲话倡导的“新、实”有一定差距，不是那种娓娓叙来的感觉。所以，我的问题是，如何把讲话写实、写新、写得更亲切？

    注意把握几个要点：一是文章的站位要选准，既着眼于宏观大局又考虑中微观层面；二是要做到有的放矢，提出一些具体措施办法，提升文稿的指导性、针对性和可操作性；提供具体的意见和办法，文章就实。三是善于从不同的角度来分析问题，解决问题；用发散思维，逆向思维，以前没用过这种眼光来看；四是倡导平实的文风，力戒“假大空”，习总提倡短实新，群众语言，用老百姓能听得懂的话，喜欢听的话。

    4、从事文字工作已有几年，但是越写越没自信，有的时候看以前写的材料，感觉写的很好，但现在写不出来，还有就是写的材料非常担心领导不喜欢，但又摸不清领导的喜好，现在非常困惑我的是，如何能把材料写得让领导满意，尤其是让从事文秘工作出身的领导满意，应该从哪些方面着手破解，请指教。

    关键在于领会领导的意图，另外，领导既然是文秘工作出身的，不妨通过相关渠道找到一些领导当年撰写的材料，研究其行文风格，投其所好，给领导一个惊喜

    5、在机关工作，经常要起草工作报告和领导讲话，请问如何处理好相互的关系。如：每年召开党建思想政治工作会议，党委副书记要作年度工作报告，党委书记要作讲话。这两个稿子从内容的安排、小标题的拟定及行文的具体细节上如何把握，使两者相互联系、相互补充，而又不重复？一个会议如何写两个讲话稿，分管副县长和县长（或县委书记）之间如何合理分工？

    一是从讲稿的站位上进行分工。即文章立意，主题的设计。书记的讲话站位更高，党的领导，从宏观角度。市长的讲话要落地贴近工作实际，站位适当降低，以中微观为主。

    二是结合发言人的工作角色和职责进行分工。结合分管工作实际来说 ，千万不要越位错位。

    三是从解决问题不同的角度进行分工。有的工作不好分工，同一问题书记市长都讲，如果角度不分工，就会重复。书记讲意义重要性，为什么要做。保障。市长更多讲做什么，如何做好。

    例子，经济形势分析会。两者讲话。中央和省上开完。市长对工作回顾，提出今年工作设想。可以具体点。书记说过去一年的工作亮点，体会，教训，就不会重复。

    讲新一年工作，书记说重点在哪里，不面市长面面俱到，从事关全局的角度，提出哪些迫切需要解决的问题，重中之重的工作，为完成新一年工作目标如何保障措施，加强领导，队伍建设，优质服务等。各有千秋，不重复。

    6.我在办公室工作，平时写材料的任务也较多，但目前还处在仿照别人的格式的阶段。不知道要到应用自如，写出一手好文章还需要哪几个阶段，有什么练笔的方法吗？有什么巧妙之处？能谈谈抄创吗？怎样将别人的文章改创为自己的文章？

    （1）写出一手好文章的必经之路：从充电学习恶补相关知识→跟班学习当下手→开始进入门道→多写多练、不断总结提升→独当一面、可以胜任文字工作→身经百战、所向披靡、屡败屡战→修成正果，成为大手笔。希望大家在这条路上有所成就。

    （2）练笔之要在于讲究“勤、杂、序”三个字。杂就是各类文体都要练，写点杂记，像老猫一样。序，按次序来，先易后难，从小到大。

    （3）模仿是文字工作者走向成功的一条捷径，重点学人家如何立意构思、谋篇布局、选用材料、语言表述、起承转合等。知道学人家什么东西，不能简单复制粘贴，不说文德，影响领导形象，没有个人风格，给人感觉没个性，特色，风格。

    7、年底了，年终总结和明年的计划已开始写了，总结还相对好写了一些，有东西、有数据。计划安排总是写不好，套话多了点，已改了两稿，还是觉得有些空，不实。请教老师指点一下。

    潜龙：凡是制定规划、计划等一些涉及全局性、前瞻性的重大文稿，都应当把握四个方面。

    一要深入调研、清情况；了解这种工作采取什么措施，取得的成效，问题，上级什么要求，基层什么要求，做到心中有数。

    二要结合实际、精心谋划；设计规划计划，总体方案。如改革。

    三要征求意见、充实完善。部门，人大政协，社会各界，专家，最后，会议研究，审议通过。四要会议研究、审议通过。

按四个步骤来写，就没套话，空话。

    8、我是一名乡镇公务员，基层的事情又复杂，刚入职场，各方面经验都很不足，潜龙哥做过乡镇一把手，向您请教，如何与领导沟通交流，尤其单独相处时；另外，在一把手眼里，下级应该是哪种角色。

    一是掌握时机，领导心情不好，没空，找他就不对。

    （1）与领导沟通交流，要注意沟通交流的时机、方式、艺术。方式，不同的领导有不同风格。不同于与朋友，家人谈话。两办同志，对党忠诚，对事业忠诚，对领导个人忠诚，是基本修养。

    （2）个人认为，在一把手眼里，下级应当扮好以下几种角色。一是善于为领导出谋献策、排忧解难的参谋员；不仅要善于发现问题，更要善于解决问题，出谋献策。在关键时刻要能够站出来，如能急领导之所急，肯定在领导心眼中的地位提升。二是在关键时刻能够挺身而出、冲锋陷阵的战斗员；三是争取成为能够协助领导实现理想抱负的贴心人。助领导一臂之力，与领导共成长。（本文来自老秘网，转载请注明出处）

潜龙老师已发布正式稿

任又推倒重来，然后副主任通过了，主任又说推倒重来，但问题是，重新起草后，又会回到第一稿，这让我心力交瘁，他们几个领导意见一开始就不统一，请问，我该怎么办。这个问题很有代表性，这个问题时常会遇到，关键在于健全完善文稿的会商和审核机制。用制度来管人，用制度来管事。过五关斩六将，没有机制很是为难小秘书。建议你在动笔前先征求他们的意见，在此基础上制定写作提纲再次

工作中有个疑问，我们这里写材料，我上面有个组长，还有一个副主任，还有一个主任，我起草好材料后，要依次由他们审核，但是往往组长通过了，副主任又推倒重来，然后副主任通过了，主任又说推倒重来，但问题是，重新起草后，又会回到第一稿，这让我心力交瘁，他们几个领导意见一开始就不统一，请问，我该怎么办。这个问题很有代表性，这个问题时常会遇到，关键在于健全完善文稿的会商和审核机制。用制度来管人，用制度来管事。过五关斩六将，没有机制很是为难小秘书。建议你在动笔前先征求他们的意见，在此基础上制定写作提纲再次征求他们的意见，征得同意后再起草。以其人之道，还治其人之身。

公文写作入门级小写手，急需向各位老师学习公文写作的知识

潜龙老师大才，读了好几遍了

写得很好，正好可以借鉴学习学习

此份稿件与正式稿件略有不同

谢谢楼主大人不吝分享

章，常出现这毛病，不知取舍。提炼出跟观点和标题有关系的东西。
3 u3 Q+ _: @/ s  u    六要有新意，力戒陈词滥调，假长空，与短实新。改进文风，要在文章标题中有所反映。
9 V/ W+ J8 }$ K$ ~    七要注重工整，有气势，力求长短协调、句式统一。这个问题见仁见智，共同参考，中央文章比较朴实，不刻意去讲究工整，越到地方越刻意，特别是写典型文章时，想在文章标题上下功夫，通过标题来吸引眼球，可以追求，但不要刻意，硬凑，不拘泥于形式，注意工整与气势。
; b7 S' }2 ?8 M* W    3、合理安排，统筹兼顾。一是每级小标题下用什么素材，各大块之间（包括层次、段落）如何合理分配。有所侧重，详略得当，