浅谈公文写作的规范性

一、问题的提出

公务文书，简称公文。广义的公文，是指党政机关、群众团体以及企事业单位在公务活动中形成并使用的各类应用文书。狭义的公文，特指13类国家行政机关公文和14类党务公文。公文在长期使用过程中，形成了特有的惯用格式和要求，有的是国家规定的，有的是约定俗成的。如报告不能夹带请示事项，请示不能抄送下级机关等，都有其不可随便改变的内容和格式上的要求。因此在公文的写作过程中，必须遵守这些规范化的要求，写出符合要求的规范文件。

公文写作过程中，需要注意的规范化要求主要表现在以下方面：

（一）、选用文种的规范性

1、精简文件，提高效率党的十六届四中全会明确指：从中央做起，大力精简文件，切实改进文风。可见，公文写作应注重实效，坚持少而精。可写可不写的公文不写。这是一个十分重要的原则。但在现实工作中，因为文书工作人员工作繁忙，存在该写的时候，图省事就不写，或者一时来不及写，事后再补。导致工作中应该发文的时候，没有发文。单位工作缺乏必要的文字记录和书面材料。在面临上级单位检查时，不得不按相关要求补齐。不仅劳民伤财，而且给单位内部工作人员留下应付检查的不良印象，从而影响单位的内部团结、工作干劲，以致降低工作效率。为了避免诸如此类情况的发生，在公文写作之初就应该慎重考

虑精简文件，写必须写之文件，从而提高公文写作的质量和水平，促进工作顺利开展，提高工作效率。

2、选择适当的文种。公文的种类众多，每个文种的性质、作用及使用范围不同。因此，在使用的过程中，需要根据实际情况选用适当的文种。可以说，正确选用文种，是写好公文的关键一环，它直接关系到行文目的能否顺利实现。正确选用文种应该注意：①确定和使用文种，要使用相关法规统一规定的名称和约定俗成的称谓。不可乱起名称，亦不可将两个不同的文种名称合并或缩并在一起使用。如将“报告”写作“请示报告”，将“关于……的请示”写作“关于……的申请”，这些都是不规范的用法。②确定和使用文种要考虑行文的具体目的和要求。如：向国内外宣布重要事项或者法定事项应使用公告，而在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项应使用通告。③确定和使用文种需要考虑到发文机关的权限以及与受文机关的组织关系。如议案的制发机关须是各级人民政府，而受文机关须是与各级人民政府同级的人民代表大会及其常务委员会。

（二）、公文起草中的规范性

1、体现写作意图

在机关单位的工作中，发现了某些问题，产生了某些想法，提出了某些要求，需要做出某些安排，并且欲将这些问题、想法、要求、安排通过文字表达出来上传或下达的时候，便产生了写作公文的需要。这就是写作的意图。在实际工作中，公文的写作可以由单位的领导同志自己完成，也可以由其秘书人员完成写作。不管是哪种情况，都需要在写作的过程中体现其发文的意图。而这意图有其规范的要求，那就是传达的是党和国家的方针政策，公文内容不得违背法律与政策；须是机关职权范围内之事务，不得越权行文。这些都是原则性很强的要求，如有违反，影响非常不好。

2、正确表达主旨、组织材料

公文的主旨和一般文学作品有很大的不同，其主旨是指写作主体为达到其自身特定的写作目的，而通过选择适当的公文内容所表达的主要观点、基本主张、政治倾向等。它是一篇公文的“灵魂”和“统帅”。在起草公文的过程中，主旨一旦确立，即对材料、结构、语言及表达方式等起到制约作用。因此，正确地确立主旨，使其合乎要求，是写好公文的前提。公文的写作同样离不开材料的使用，材料是公文的基本要素之一，对提炼公文的主旨起着基础和依据的重要作用。有什么样的材料，才能提炼出什么样的主旨。主旨能否正确、鲜明，很大程度上取决于材料的优劣。我们常常在公文写作中使用大量的事实、数字作为论据体现主旨，而这必须以材料作为支柱。而材料必须是真实的、准确的、典型的、新颖的。

3、安排文章结构、段落层次

公文内容的表达对文章的结构也有着严格的要求。结构是指公文内容的组织和构造。公文写作时，根据主旨的需要，合理地去安排和组织材料，使文章成为一个有机的整体，这也就是人们常说的“谋篇布局”。好文章的结构，使人看了之后，感觉逻辑清晰，重点突出。反之就会让人感觉茫然不知所云。

同样，划分段落层次使文章行文线索清楚、条理分明，是公文写作中非常重要的步骤，也是谋篇布局的重要环节。段落层次对于确保公文的质量和效用起着关键作用。因此，必须高度重视。

4、正确使用表达方式

应用写作中，常用的表达方式有三种：叙述、议论和说明。公文写作是典型的应用写作，因此常用的表达方式也是这三种。叙述，是用来表述人物的经历或事件发生、发展、变化的过程的，需要在文章中将时间、地点、人物、事件、原因、结果六要素没有残缺地表达出来。如有残缺，就会造成表达不清。议论，就是说理和评断，作者需要通过事实材料及逻辑推理来明辨是非、阐发道理、表达见解，一段完整的议论是由论点、论据和论证构成的，三个要素缺一不可。说明，是用言简意赅的文字，把事物的形状、性质、特征、功用等解说清楚，把人物的经历、特点等表达明白的一种表达方法。这三种表达方式在公文写作中被广泛地使用着。使用适当的表达方式可以让文章增色。此外，在语言表达上，公文常常采用一套比较固定的习惯用语，如：兹经、为盼、特此通知等等，表义准确、简练、平实、规范。

（三）、公文印制中的规范性

国家质量技术监督局于1999年12月2 7日发布了《国家行政机关公文格式》，作为国家标准已于2000年1月1日实施。在《国家行政机关公文格式》中，对公文的印刷用纸、编排格式等都有着详细而明确的要求。公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，幅面尺度为：2 1 0 m m×2 9 7 m m。公文用纸天头（上白边）为3 7 m m±1 m m，订口（左白边）为28 mm±1mm，版心尺寸为156 mm×225mm。对公文的眉首、主体与版记部分的各要素以及排版与印刷装订也作了明确的要求，体现出公文印制的规范要求。

综上所述，公文在写作过程中，各个步骤都有着明确的规范要求。公文的写作主体应严格按照国家相关要求，结合单位工作实际要求，写出规范的公文，提高公文的质量与品位，提高管理效率，促进机关单位的文书工作向规范化方向发展。公文写作的规范性直接关系到党和国家政策的贯穿落实，关系到公务机关的办事效率和公文本身的效用，公文的规范性体现公务机关工作质量的重要标志之一，对于树立良好机关形象具有十分重要的意义。

规范性主要体现在思想内容，文字表达，文体格式，传递递达等各个方面，是公文完整性，正确性与有效性的重要保证。规范性使公文成为公务机关实施领导与管理的有力工具。

二、公文规范性的意义

1、公文作为国家机关和其他社会组织方便职权和实施管理过程中的重要公务文书，必须具备国家统一规定的规范体式，无论是文体、结构、语言还是格式都必须是规范的，规范性是公文写作的基本属性。

2、公文是国家机关，企事业单位和人民团体处理公务文书，它布政待令，沟通信息，办理公务，实施管理，在国家管理，公共行政和政治、经济文化等各项社会活动中起着极为重要的作用，具有鲜明的政策性社会性和法规性。

公文所传达的一文一事关涉政之得失，一言一词影响事业成败

本课题通过公文规范性的研究，对于提高公文写作的质量和效用具有现实的指导意义。

三、公文规范性的具体体现

（一）、思想内容的规范性

公文是特殊的文体，其思想内容要求规范，公文是特殊的文章 , 其思想内容要求也要求真实，评判公文真实的尺子是政治 ,公文的真实是政治的真实。公文追求的是现实的真实、主流的真实与发展真实的三者紧密结合的真实

（二）、语言表达的规范性

公文文字必须准确严密,否则易产生歧义。然而,在撰写公文时,由于没有准确地理解词语的含义或表达时缺乏对词语认真推敲而常常出现文字使用不当的现象。例如:(1)“凌晨30分,人工增雨飞机就要起飞。”凌晨是个时段,应为×时30分;(2)“×局长表示,在今年元旦前完成机构改革任务。”今年元旦前是去年,应为今年年底前;(3)“省台总结出近20多条气象服务经验。”“近”是不足,“多”是超过,用在一起自相矛盾,应根据实际情况选用一个。总之,公文文字表述要力求严密,准确,经得起推敲。