公文的结构、表达方式与语言

机关实用文体表现主题的方法要求是:直接阐述、单一集中、“以意役法”、片言居要、善用标题。

材料是写作的基础,材料是说明观点和主张、表现主题的支柱。积累与占有材料的途径主要有:亲自的观察体验,调查采访,从既有文献资料中采集。积累和占有材料的基本要求就是“多多益善”。

选取材料的要求:围绕主题选取材料,选取具有典型性的材料,选取全面真实、高度准确的材料,选取新颖、生动的材料。

一、结构安排的方法

1.结构安排的主要环节

结构是文章表现形式要素之一,是指文章内部的组织和构造,也即安排和组织材料的方式。

结构安排的主要环节包括:选择角度、设置线索、安排层次、划分段落、设计开头与结尾、处理过渡和照应等。

2.结构安排的注意事项

结构安排的注意事项包括:正确反映客观事物发展的规律和内在联系;服从和服务于表现主题的需要;适应不同文体的特点;文章的结构应达到严谨、自然、完整、统一的要求。

二、表达方式

常用的基本表达方式包括:叙述、描写、议论、说明等。

1.叙述

叙述就是对人物、事件和环境所作的概括性的交代和表述,分为顺叙、倒叙、插叙等数种。

(1)顺叙

按照事件发生、发展的先后顺序来进行叙述。此外,按照提出问题、分析问题、解决问题和按照事物发展的因果关系等逻辑顺序来叙述,也属于顺叙。

机关实用文体大都采用这种方法叙事、交代人物、述说原委或列举事实。

(2)倒叙

是指一种把事件的结局或问题的结论放在前面叙述,然后再按照顺序或其他叙述方式进行述说的方法。

行政公文和通用公文的某些文种,如事故通报、调查报告等,有时会采用倒叙。

    (3)插叙

是在顺序过程中,根据写作的需要暂时中断原来的叙述脉络,插入与原叙述有关的另一些内容,即追忆过去或补充说明有关内容,插入的叙述完结后,再按原来的脉络继续叙述。

公文对插叙运用得很少。

2.描写

所谓描写,就是对人物、事件、环境所做的具体刻画和生动描绘。描写的作用主要是描绘的事物显得形象、生动、逼真。描写常常同叙述结合使用。

根据描写对象的不同,描写可以分为人物描写、环境描写;根据描写角度的差异,则可以分为正面描写、侧面描写;根据描写手法的不同,又可以分作细描、白描。

机关实用文体写作中尤其应对此保持警惕,正是由于要突出表现主题的需要,一些具体的实用文体,特别是公文,甚至基本上不使用描写这种表达方式。

3.议论

议论就是写作者对客观事物进行分析和评论,以直接表明观点和态度。议论的要素构成:论点、论据和论证过程。议论要论点正确、鲜明,论据确凿能有力地证明论点,论证要做到周至、严密、无懈可击。论证分为立论与驳论两大类。其方法常用的有:例证法、喻证法、类比法、对比法、反驳法、归谬法。

(1)例证法

就是用典型的事实作为论据来证明论点的方法,也就是常说的“摆事实”。人们说“事实胜于雄辩”,可见这种方法是最具说服力的论证方法。

(2)喻证法

就是运用比喻说明道理、引出论点的方法。这种论证方法如果运用得恰当,可以收到深入浅出、形象生动的效果。

(3)类比法

即根据已知事物的某种特点,证明类似的另一种事物也会有某种特点。论证过程是相同特点的推论。

运用此法重在尽量抓住事物的相似点,相似点越多,推出的道理就会越有说服力。

(4)对比法

就是将两种截然相反或有差异的事物进行比较。可分两种情况:一种是横比,一种是纵比。

(5)反驳法

就是通过否定对方的观点和看法,来阐明自己的理由和论点的驳论方法。驳斥的对象可以是对方论点,也可以是对方的论据。

(6)归谬法

即由反面论点引出错误结论来说明道理的方法,就是先假设对方的错误论断是“正确”的,然后从对方的论断中导出一个荒谬的结论来,从而证明对方的论断不能成立,以驳倒对方论点的一种论证方法口

4.说明

说明就是写作者对客观事物的性质、状态、特征、成因、构造、功能、用途所进行的介绍解说和阐释。说明是机关实用文体写作常用的基本表达方式,具体形式有:概说、界说、解说。

(1)概说

即对客观事物所进行的总体性的、概括性的介绍解说。其特点是只针对一般的总体的情况,文字简约、概括性很强;表达时大都需遵循稳定的次序。

(2)界说

即给事物所下的定义,也就是针对事物最本质的属性和特征作出判断性的说明。界说要注意抓住一事物区别于它事物的本质属性,掌握正确界定事物的逻辑原则与方法。

(3)解说

即对事物的解释性的详尽说明,大都用于对概说与界说的具体化和补充、注解、阐释。解说时常需要对较复杂事物进行分类说明。解说时,可以使用举例、打比方、做比较、列数字、列表、制图等多种具体手段。

三、语言运用的基本要求

语言运用的基本要求包括:语言是文章第一要素。撰写文章要求语言合体、得体；准确、顺达；简洁、明快；清晰、和谐；生动、有力。

1.合体、得体

就是文章的语言要合乎特定文体的要求,要合乎特定社会语言环境的需要,要合乎作者在特定社会关系中的地位。

2.准确、顺达

即文章的语言表达要确切、符合实际,语意应分明确定、界限清楚、褒贬得当、轻重适度、不错不漏,能真切地表达作者想要表达的内容,准确无误地传达作者的意图;其中涉及的时间、地点、人员、范围、性质、程度等必须明确,解释要具有唯一性;态度上,赞同、反对、肯定、否定,必须鲜明,不能含糊其辞。要文通理顺,合乎语法规则和逻辑规则。

具体要求是:用词得当;语句要成分完整、搭配得当、语序妥帖、结构合理、含义明确、合乎情理,句式合理并力争达到最佳表达效果。

3.简洁、明快,

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语言表达最见文字功底

是文章第一要素。撰写文章要求语言合体、得体；准确