公文中常见错误和问题及其成因与对策

编者按：公文是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。因此，做好公文处理工作，提高办文质量是一项很重要的工作。近年来，烟草行业各级机关、企业认真贯彻《国家行政机关公文处理办法》，不断更新办公设备，公文处理工作效率和工作质量有了明显提高，较好地贯彻了党和国家的方针、政策，有效地实施了对行业的领导和管理，保证了各项工作的正常开展。但是，烟草行业公文处理工作中仍然存在不少问题。为进一步促进行业办文质量的提高，使公文处理工作更好地为烟草经济发展服务，本刊特发表周宏亮同志的这篇文章。

一、公文中几种常见的错误和问题

（一）文种使用不当

按照国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》里规定的公文的种类，共有10类15种。文种使用不当，在我们行业公文中主要表现在以下几个方面：

1.“请示”与“报告”不分。这是我们行业公文中最常见的错误。向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，用报告。向上级机关请求指示、批准，用请示。他们的共同之处是都属于上行文，区别主要表现在两个方面：一是“请示”需要上级批准，“报告”不需要上级批准；二是“请示”在事前，而“报告”一般在事后。“请示”与“报告”的区别搞清了以后，分、县公司要求新建烟叶收购站、卷烟厂要求购置卷烟设备就不应再写成“关于新建烟叶收购站的报告”、“关于购置卷烟设备的报告”，而应该是关于新建烟叶收购站和购置卷烟设备的请示。

2.以“请示”或“报告”代替“函”。“请示”与“函”都有“请求批准”这一用途。“函”不属于上行文，而是不相隶属（如省烟草公司与省财政厅）或平行关系的某一方面业务的主管部门之间相互联系工作时使用的文种。“函”的使用范围更大，“函”一般情况下是作为平行文使用的，有时也作为下行文使用，比如上级机关在答复下级机关的询问时用“关于××问题的复函”。

3.自制文种。一些同志常常按照习惯和口语自制出“意见”、“回报”、“汇报”等文种。“意见”和“回报”在口语和一般材料中使用是可以的，但要以正式文件上报和下发，是不正规的。

（二）行文关系混乱

主要表现在以下四个方面：

1.越级行文。

2.党政不分。行文应该贯彻党政分工（开）的原则。

3.会签不够。为了维护公文的权威性和严肃性，在制发文件的时候必须做好会签工作。凡部门之间对有关问题未协商一致时，一律不得各自向下行文。如文件精神不一致，将令基层单位无所适从。

4.将“请示”迳送领导者个人或同时抄送同级和下级机关。

（三）文件格式不规范

公文和其他应用文在形式上最大的不同之处在于公文有非常严格的格式，国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》第三章对“公文格式”作了明确规定。此外，国家还专门颁布了《发文稿纸格式》、《国家机关公文格式》两个国家标准，对发文稿纸和公文用纸的尺寸、规格、版面的设计、字体的选择、公文各组成部分的排列顺序和位置，作了明确而详细的规定。

我们行业公文格式方面存在的问题主要有以下几个方面：

1.联合发文时单位名称排列不当。几个机关联合发文，应将主办机关排列在前。但在实际发文时，常常出现把主办机关排在后面的现象。

2.公文标题不合要求。主要表现在三个方面：一是标题不能概括公文的主要内容；二是标题中不应该用书名号和引号的用了书名号和引号；三是层层转发的文件存在标题过长、重复累赘现象。

3.附件位置放错。

（四）用词不当，语句不通

1.数字和计量单位使用不统一。

2.用错别字和不规范的简化字。

3.词语搭配不当。

4.语法不通。

（五）公文办理中存在的问题

1.收发文件不统一。

2.执行办文程序不严格。未经办公室核稿，就送公司领导签发，这种现象是存在的。

3.草拟和签批文件使用铅笔或圆珠笔。

二、公文出现错误和问题的原因

1.传统习惯的影响。长期以来，凡需要上级解决问题，常常习惯地讲成“打个报告”，很少有人讲“写个请示”的，于是乎“报告”就变成了代替“请示”的常用文种。向有关主管部门（而不是上级机关）请求批准和商洽工作，该用“函”的而改成了“报告”或“请示”；与平行机关联合发文，为表示对其他单位的尊重，本来该将自己排列在前的，反而将其他单位排在了前面。

2.公文写作和汉语语法知识不够普及。

3.制度不够健全。

4.校对不认真。校对文稿不认真是公文中出现差错的一个不可忽视的原因。很多同志校对文件只校对正文而不注意校对文件的开头和结尾，文号和抄报、抄送单位搞错的情况时有发生

5.上行下效，上面没带好头、把好关。

三、怎样提高行文办文质量

做好公文处理工作，提高行文办文质量，笔者总结了四句话：思想认识是前提，人员素质是基础，严格核稿是关键，认真校对是保证。这四个方面是相辅相成、互相促进的，也是相互制约的。

1.关于思想认识问题。首先要解决领导同志的思想认识问题，提高领导同志对公文处理工作重要性的认识，坚决克服长期以来烟草行业部分领导同志身上存在的重经营、轻管理和只有抓生产经营才是干大事，搞文字工作是“雕虫小技”、“舞文弄墨”、“咬文嚼字”等错误思想和片面认识，把做好公文处理工作，改进办文质量，提高到认真传达贯彻党和国家的方针政策，确保政令畅通，有效地实施行业管理、维护单位形象的高度来看待。

办公室的同志特别是具体从事公文处理工作的人员如何提高思想认识呢？要做到两点，一是要增强光荣感和责任感，不能妄自菲薄，自己看不起自己；二是不能夜郎自大，自以为是，否则的话，就会放松学习，不思进取，文字水平就会难以提高。

2.关于人员素质问题。人员素质是提高办文质量的基础，就如盖大楼一样，基础不打牢，大楼的质量就不会有保证。如何提高办公室工作人员特别是文秘人员的素质呢？脱产进修、办培训班和以会代训，都是行之有效的办法，但只能解决少数人的问题。提高办公室人员素质，最关键的还是要搞好自学，平时要注意向书本学习、向领导学习、向老同志学习、向业务部门的同志学习，熟悉有关烟草专业知识，只有这样，在写材料时才不致于讲外行话，修改文稿也才会得心应手。

3.关于文件的核稿把关问题。核稿是对文稿把关的具体形式，是《公文处理办法》赋予办公室的重要职责，是保证公文质量的关键环节，切不可当作可有可无的事。核稿的重点是：是否需要行文，公文的内容、文字表述、文种使用、格式是否符合有关规定。

就我们行业来讲，文件的核稿一般经过三道关，即部门负责人审核、办公室核稿和单位领导审核并签发。部门负责人和单位领导审核主要是把好政策关、法规关，办公室审核主要是把好文字、格式关。当然，办公室在核稿的时候，也不能忽视其他方面。

就笔者的体会，做好文件的核稿把关工作，需要破除一个思想障碍，把握两个方面的问题。这一个思想障碍就是要打破“不懂业务”，“已经研究多次，不会有问题”的思想障碍，敢于独立思考。把握的两个方面的问题，一是要增强责任感，敢于把关。做好文件把关工作不是一件轻而易举的事情，文稿中有问题能不能看出来，是水平问题；看出了问题敢不敢把关，敢不敢提出建议，这又是原则性强不强的问题。因为这往往是要得罪人的。笔者在工作中就遇到过这样的问题，有的同志对我们核稿工作不理解，认为我们在跟他过不去，文件被修改了面子上觉得难堪。这个时候我们就要注意做好说服解释工作，注意维护拟稿人的自尊心，但原则不能丢，就是必须要把错误或不妥当的地方纠正过来。做好核稿工作，需要把握的第二个问题是讲究方法，善于把关。对于文稿内容的把关，属于个别字、句的改动，可直接修改；属于大的改动甚至需要重写，就要先与承办部门或拟稿人进行协商。

4.关于文件的校对问题。校对是确保文件质量的最后一个环节，一定要引起高度重视，决不可大而化之，草草了事。校对文件必须以原稿为准，除明显的错别字外，一般不要随意改动，如果内容上或大的原则上需要改动，应向签发文件的领导请示，同意后才能改动。为明确责任，校对文件应坚持谁起草谁校对，重要文件至少要由两个人校对。校样中的引线不能交叉并要牵出版心，不在原错字处加字或减字。校对完毕后，应做一次全面复查，主要是查文件的格式、编号、抄报、抄送单位和发文日期是否准确等。这一点许多同志都不大注意，认为校对文件只是对正文的校对，结果文件编号、发文日期和抄报、抄送单位搞错的现象时有发生。校对文件还要注意正确使用校对符号，尽可能使用国家标准规定的校对符号。

此外，做好公文处理工作，提高行业文件质量，还要加强制度建设。在认真贯彻《国家行政机关公文处理办法》的同时，各单位还可结合本单位实际制订实施细则。