写好机关公文的“四大要素”与“四大步骤”

怎样写好公文，概括说就是抓住“四大要素”、做好“四大步骤”。“四大要素”，即公文的主旨、材料、结构、语言；“四大步骤”，即设计提纲-拟制标题-添加内容-精心修改。主  旨主旨即明确行文目的和要求、确立公文主题、选定公文文种，这里只说起草公文怎样体现领导意图：一是要完整地把握领导意图。平时要注意学习领会上级机关的有关指示精神，熟悉有关工作部署和要求，善于站在上级、领导和全局的角度观察问题、分析问题、思考问题。二是要创造性地体现领导意图。由于上级机关的指示精神有时是指导性、原则性的，加之领导在考虑成熟某个问题前，其意见想法有时还不连贯、不集中、不清晰，因此，起草公文时要善于把握领导意图的精神实质，进行必要的提炼、概括、完善、拓展、创新，做到融会贯通。三是要善于拾遗补缺。“拾遗补缺”是指在起草公文和整理领导讲话时，要完整准确地归纳整理领导意图。尤其是整理领导的即席讲话，有的没有明确的标题，有的只是要点，这类讲话往往有的是“半截子话”。这就需要整理者提炼标题，调整结构，补充内容，修正语句，规范口语，做到既不偏离领导讲话的主旨，又要“高于”领导即席讲话的“水平”，这才是写作者的高招。材  料丰富的素材是写好公文的第一要素，怎样掌握丰富的素材，概括起来就是“三多一注意”：一是多积累资料。积累资料有两种途径：一种是从工作和生活中收集“第一手资料”；另一种是从文件和有关材料中获取“第二手资料”。另外多读伟人传。从伟人传中认识伟人、领悟伟人的处事招术，从中得到启迪，提高观察问题、分析问题、处理问题和解决问题的能力。二是多看上级机关文件。从上级机关的文件中学习公文写作知识，熟悉公文写作规范，提高思维层次。三是多学本职业务知识。通过持之以恒的学习，不断丰富业务知识，熟练掌握有关标准制度。四是注意留心身边素材。参加集中学习、开会，日常工作交流，参与有关活动等，注意领导的讲话、同志的发言，注意电视、电台每天主要领导人讲话（提出什么、强调什么、要求什么）、党政机关颁布的一些政策、大型会议等提出的关键词，并进行对比分析和思考归纳。结  构公文的结构形式比较常用的有四种：一段式。通篇只有一段文字。内容比较单一的通告、请示、批复、函，结构形式往往是一段式。分段式。大多数公文采用分段式结构。分条式。一些规定、条例、章程等，往往采用分条式结构。章节式。一些内容丰富、篇幅较长的公文，往往采用章节式结构。具体文种结构不一，在这里不一一讲述。语  言公文语言的特点：准确、简练、严谨、庄重、生动。准确。所谓准确，是说公文在语言表达上完全符合客观实际，明确无误。简炼。严格意义上的公文，其语言应简练到多一字不可，少一字也不可的程度。长而无物是写作大忌。能把一件小事写成“万言书”未必是真功夫，而把一件大事写成“千字文”、“百字文”才是真功夫。例文：A：“寒冷的冬天就要到了，我们分公司还没有取暖电器，希望你们资产部尽量调拨给我们，好用来满足紧急需要。是不是可以，等待你们迅速答复。”B：“严冬在即，我分公司尚无取暖电器。请速调拨配给，以应急需。可否，盼复。”A和B两篇例文，谁更简练，一目了然。严谨。所谓严谨，指的是态度严肃，交代清楚，行文自然，结构严密。在写作时只有做到叙事周全，说理透彻，要求精当，用词选句贴切无误，才能使公文符合实际，合乎逻辑。庄重。所谓庄重，是指公文的语言端庄、持重、严肃。在公文中要使用严谨、庄重、简洁而又典雅的书面语体，摒弃口头语体。例如：《中共中央关于接收宋庆龄同志为中国共产党正式党员的决定》中写道：“宋庆龄同志是爱国主义、民主主义、国际主义和共产主义的伟大战士，是保卫世界和平事业的久经考验的先驱，是全体中国少年儿童慈爱的祖母……”，大家想想如果用口头语体表达，将书面语词“祖母”换成口语词“奶奶”，就会破坏公文的庄重色彩，大大削弱这一决定的严肃性。公文语言庄重的特点，还包括写作时必须经常使用公文专用语。这类专用语通常有：常用的开头词：根据、据、近查、最近、自、自从、为、为了、由于、关于、按照、遵照、随着、现将、当前、目前；常用的引叙词：前接、近接、现接、当经、前经、现经、并经、悉、敬悉、惊悉、近悉、喜悉、欣悉、特（现）通知（通报、批示、批复、报告）如下；常用的称谓词：第一人称：我（本）办（、部、所、院、校、委、站．．．）第二人称：你（贵）处（馆、委、处、办．．．）第三人称：该单位（部门、系、院、所、局．．．）、他、他们；特指人称：收文单位直书其名，使用全称（与公章一致）；发文单位在公文标题中出现时，使用全称。同一公文中，对同一单位的称谓应保持上下文一致。一般情况下，第三人称第一次出现时使用全称，以后再出现时用“该单位”、“他们”等词代替。常用的表态词：应、应当、似应、责成、同意、拟同意、拟不同意、准予备案、请即试行、遵照执行、即将下达、现予公布；常用的询问词：妥否、是否妥当、是否可行、如无不当、如无不妥；常用的综合词：为此、据此、综上所述、鉴此、总之、总而言之；常用的表达目的词：批示、批复、示复、函复、函告、告知、周知、批转、下达、遵照办理、参照执行；常用的结尾词：特此报告、现予公布、贯彻执行、将．．．报告给你们。生动。从某种程度上说，写公文比写文艺作品更需要生动。但公文语言的生动和文艺作品的生动有着本质的区别。公文语言的生动则主要借助于观点新颖和材料新颖来实现。例如：周恩来《在文艺工作座谈会和故事片创作会议上的讲话》指出：“我是主张先把本民族的东西搞通，吸收外国的东西要加以溶化，是化学的化合，不是物理的混和，不是把中国的东西和外国的东西'焊接’在一起。”该例通过对“溶化”、“化合”、“混合”、“焊接”等意义上有联系但又有区别的词语的辨正，形象地说明了“溶化”是这样的而不是那样的，使读者一目了然。设计提纲写提纲，就是搭建公文构成中的“骨骼框架”，是公文作者思路要点的文字体现形式，写提纲好比“修房子”，只要把框架搭好，再砌砖和装饰就不难了。根据不同的时限和文种要求，公文写作提纲可分为三类：（1）粗纲，只简略标出公文的层次段落和各部分之间的大致关系。（2）细纲，除粗纲所标内容外，还要标出开头结尾、过渡照应、层次段落的安排与处理。（3）粗细纲，就是两者的结合，将某些部分详细列明，有些部分只用简略语句加以概括。公文提纲写作步骤：一是确定主旨，即要反映的主要问题。这一步实际就是写主标题，是写好提纲的关键。二是全面罗列素材，从老秘网素材中精心归纳提炼各层次的标题。精心提炼标题，既可大题小做，也可小题大做。无论采取哪种方式，都要注意标题必须涵盖所要表达的内容。对标题的提炼，尽量采取“对称”和“排比”等写作手法，尽量使用短语，使其便于记忆。三是细分写作层次。公文提纲越细，往往写作质量就越高。写作公文提纲时，尽置具体到一、二、三级标题以下各层次的内容，并对每一级标题下所要表述的内容都作相应的注明。拟制标题拟制标题常用的方法有以下几种：1．紧扣工作，分块拟题。如今年的职代会报告的标题为：“狠抓制度落实，强化安全环保工作”“深挖装置潜能，强化装置安全生产和检修双受控”“强化经营管理，进一步降本增效”“创新营销策略，搞好目标市场开发”“抓好党建和干部作风建设，为生产经营提供有力保证”2．巧用数字，条理清楚。“转变三个观念，把贫困劳动力转移培训作为提高扶贫开发成效的治本之策。”“严把四个关口，扎实推进贫困劳动力转移培训工作”“强化五个保障，为搞好贫困劳动力转移培训营造良好氛围”3．虚实相生，相互印证。这比较适用于“寓经验于做法之中”的总结。“领导科学决策，工作思路正确，是妥善处置群体性事件的前提”“把握社情民意，有效控制局面，是妥善处置群体性事件的基础”“讲究工作策略，注意工作方法，是妥善处置群体性事件的关键”“敢于直面群众，真心帮助群众，是妥善处置群体性事件的核心”“落实优惠政策，实施就业援助，是妥善处置群体性事件的根本”“发挥政治优势，充分依靠群众，是妥善处置群体性事件的保证”4．妙用修辞，生动活泼。巧用比喻、比拟、仿词、反诘等修辞手法拟制小标题。如总结的题目为：“浴火忘我，展羽而翔”，正文中三个小标题分别为：“凤凰涅槃：改革脱困现生机”“浴火忘我：克难攻坚大协奏”“展翅高翔：任重道远再加力”添加内容内容即抓住“一个中心”和“三个基本点”。每份公文一般都只有一个中心思想，多中心难以成文。中心思想从哪里来？从上级精神、领导意图和客观实际中来，而不要从我们个人的兴趣喜好中来。如果在中心不明、思路不清时即着笔，公文就会越写越难写，最后只好废掉重来。在明确了中心思想和基本思路的基础上，抓好三个基本点，对下布置工作的公文，在一般情况下，一要写明“为什么要做”，即目的、意义或原因；二是“怎么做”，即方法、措施及注意事项；三是“做成什么样”，即标准、要求以及附带的考核、验收、奖惩等。对上汇报工作的公文，一要写明“我们做了什么”或“我们为什么要做”，二要写明“怎样做的”，三要写明“做得怎么样”及体会、效果和经验。在《讲话》写作上，若是综合性的，又是例行性，其第一部曲为截至目前的基本情况和经验体会，第二部曲为下一步的目标和任务，第三部曲为完成任务、做好工作的主要措施。若是专题讲话，其“三部曲”一般为意义、目标和措施。精心修改最后一点，就是写完文章之后要反复修改。毛泽东同志说：“好文章是改出来的，自己要勤于修改，同时要虚心请别人修改，文章写好后多推敲、多琢磨是必要的，千锤百炼做不到，但至少要看它三遍”。

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公文四大要素，说起来简单做起来难