批复、函等文种什么情况下应该用正式的文件格式行文？

网友问题：

    想请您详细说一下，通知、批复、函、会议纪要等文种，什么情况下应该用正式的文件格式行文？什么情况下应该用信函格式行文？
我在办公室做秘书工作，好几年都搞不懂啊， 没人说得明白，全靠您了！谢谢您了先！


9 I3 Y7 K, v5 {* Z0 g【栾照钧解答】
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    既然纪要必须选用纪要格式，纪要格式只适用于纪要文种，那么纪要就不能用信函格式。

    在以前答疑中，我曾谈到：“信函格式”并非仅与函一个文种存在对应关系，它多用于函，但有时也可用于通知、意见、批复、议案等文种。最具代表性的，当属国务院的行文。比如，国务院针对省部级机关某些请示所作的批复，国务院办公厅代表国务院用函或通知答复省部级机关某些请示或者用通知印发某些一般性非法定性公文，等等。基层机关情况与之不同，起码发文数量与国务院相差悬殊，故不宜机械效仿。是选择通用公文格式还是信函格式，需根据行文规则和公文内容，在规范使用文种的基础上合理确定。需要强调的是，信函格式可用于平行文和下行文，但不可用于上行文。
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