关于公文处理规范问题

关于公文处理规范问题

培训内容：

第一部分  解读《党政机关公文处理工作条例》；

第二部分  党政机关公文格式；

第三部分  常见公文的写作方法（重点）；

第四部分  党政政务信息的写作；

第五部分  公文行文规则要求（重点）；

第六部分  办文规范要求（重点）；

第七部分 会务、接待工作规范。

第一部分 解读《党政机关公文处理工作条例》

从2012年7月1日起，执行《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔 2012〕14号），现行的1996年 5月3日中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》和 2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》停止执行。包括总则、种类、格式、行文规则、公文拟制、公文办理、公文管理、附则共8章，42条。   

一、重新定义了公文处理相关概念

（一）《办法》规定，“公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷 ）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作．”也就是说公文处理由公文办理、管理、整理 （立卷）、归档等工作组成。

（二）《条例》规定，“公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作．”其中，公文拟制包括起草、审核、签发 3个环节 （在 《办法》中，这 3个环节均隶属发文办理 ）。《条例》同时将整理（立卷）、归档划归公文办理范畴。经此调整，公文处理工作由公文拟制、公文办理、公文管理组成。

二、增加了公文种类

《办法》规定公文种类有 13种，《条例》规定文种为 15种，增加了 “决议”和 “公报”，同时将 “会议纪要”改为“纪要”．原有 13个文种的适用范围与 《办法》的规定基本相同．

三、调整了公文格式要素

（一）《条例》规定，“公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成．”从格式要素看，增加了 “份号”、“发文机关署名”、“页码”，减少了“主题词”。考虑到 《办法》虽未对 “份号”、“页码”作出规定，但实际工作中一直在使用，属于增加的要素只有 “发文机关署名”．

（二）格式要素的应用有以下变化：一是规定涉密公文应当标注份号（《办法》只要求对绝密、机密公文标注份号）；二是规定紧急公文应当分别标注“特急”“加急”（《办法》要求标注“特急”“急件”）；三是规定联合行文时发文机关标志可以单独用主办机关名称；四是明确规定公文标题应标发文机关（《办法》未作强制性要求）；五是规定有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖印章。

四、行文规则方面增加了一些具体规定。《条例》减少了“行文规则”一章的条目，但增加了一些具体规定，主要有：

（一）上行文“原则上主送一个上级机关”（《办法》只对请示作此规定）；

（二）“党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权’；

（二）“下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关”；

（四）“不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文”；

（五）“属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文”。

五、公文拟制更加强调程序规范

（一）在 “起草”环节强调，“一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行”；“深入调研究，充分进行论证，广泛听取意见’；

（二）“机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作”。

（三）在“审核”环节强调，“需要发文机关审议的重要公文文稿，审议前由发文机关办公厅（室）进行初审。”在“签发”环节强调，“重要公文和上行文由机关主要负责人签发”（《办法》只对上行文作此规定）；“党委、政府的办公厅（室）根据党委、政府授权制发的公文，由受权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发。”

六、简化了公文办理的环节

（一）在“收文办理”中，将“审核”改为“初审”，将“分办”、“批办”并入“承办”，并增加了“传阅”、“答复”2个环节。

（二）“发文办理”的环节由8个减少为 4个，其中，“起草”、

“审核”、“签发”3个环节列入 “公文拟制”，“用印”并入“印制”。《条例》将发文办理的“分发”改为“核发”，规定：“公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。”

七、公文管理更加注重安全保密

《条例》在第七章“公文管理”中着重强调了有关保密规定，提出了设立保密室和阅文室的要求，对公文定密和解密、密级文件的复制和汇编、公文的销毁和移交、新设立单位的发文立户等作出具体规定。

第二部分  公文的格式

    格式指的是一定的规格样式。公文格式是指公文各个组成部分的标注排列次序和编排式样，包括对纸张的规格尺寸、页面区域划分、文字符号的形体尺寸、公文中各组成部分的标识规则等的规定。

一、公文组成要素

份号、秘级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等18个要素组成。组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记3部分。

眉首  置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首。包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人。

主体  置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体。包括标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件。

版记  置于主题词以下的各要素统称版记。包括抄送机关、印发机关和印发日期、页码。

二、公文用纸

一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），每页22行，每行28字。左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

三、排版要求

（一）排版规格：文字符号从上至下、自左而右依次横写横排。一般每面排22行，每行排28个字。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80m
（二）字体字号

发文机关标识使用2号小标宋体字，红色标识；秘密等级、保密期限、紧急程度用3号黑体字；发文字号、签发人、主送机关、附注、抄送机关、印发机关、印发时间用3号仿宋体字；签发人姓名用3号楷体字；正文以3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28字，正文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。

第三部分  几种常用公文的写作方法

   一、通知的写法

（一）印发、批转、转发性通知。

（二）指示性通知，又叫指挥性通知。

    （三）知照性通知。

（四）事务性通知。

（五）任免、聘用通知。

   二、通报的写法

    （一）表彰性通报。    （二）批评性通报。    （三）情况性通报。

三、批复的写法

（一）标题：发文机关+事由+文种

（二）正文：

1．批复根据： 2．批复内容： 3．结语：

四、报告的写法

    （一）综合性报告。    （二）专题性报告。   （三）回复报告。

五、请示的写法

     （一）事项性请示。   （二）政策性请示。  （三）请示与报告的区别

六、函的写法

（一）函的写法。正文一般包括三层：一是简要介绍背景情况；二是商洽、询问、答复的事项和问题；三是希望和要求，如：“务希研究承复”，敬请大力支持为盼”等。   

（二）公函的写作要求。

（三）对人大代表建议、政协委员提案的答复，统一使用“函”文种。

第四部分  党政政务信息的写作

一、什么是党政政务信息？
　　信息写作公式：标题+做法+数字+（例子）=信息

二、党政政务信息的主要特点？
" w. z7 [8 d7 [% n+ E7 V+ l$ b( a　　三、党政政务信息的素材收集渠道有哪些？
1 t" B  s, T" j　　（一）从工作总结中发现信息。

（二）从部门文件中采集信息。

（三）从领导讲话中捕捉信息。

（四）从调研报告中挖掘信息。

（五）从典型材料中提炼信息。

（六）从新闻传媒中抓取信息。

（七）从科研成果中选取信息。

四、党政政务信息报送要点

五、如何筛选党政政务信息写作素材？

（一）把握重点。（二）捕捉亮点。（三）关注热点。（四）剖析难点。

六、党政政务信息写作有何基本要求？

（一）及时。（二）准确。（三）简洁。（四）平实。

（五）新颖。（六）求深。（七）对路。（八）全面。

七、党政政务信息写作有哪些主要环节？

（一）提炼主题，做到鲜明、凝练。

（二）制作标题，做到扼要、醒目。

（三）安排结构，做到结构严谨、层次清晰。

（四）文字写作，做到直白流畅，言简意赅。

八、党政政务信息结构一般包括哪几部分？

党政政务信息在结构上主要包括标题、导语、主体、结尾等几部分

九、党政政务信息标题导语、

主体、结尾等几部分有何制作要求？

第五部分  公文行文规范要求

行文规则是从公文拟制到运转全过程所必须遵循的规则和制度，是以行文关系为核心的行文制度、行文方式的总和，是维护现行领导体制、保证机关正常工作秩序，促使公文迅速、准确传递和尽快发挥效力而必须遵循的准则。行文规则包含行文关系、行文制度、行文方式等内容。

一、公文的行文关系

二、公文的行文方向与方式

（一）下行文  （二）上行文（请示、报告、议案等） （三）平行文：

三、公文的行文规则

（一）一般规则：

1．行文应当确有必要，注重效用。要少发文，发短文。

2．属于部门职权范围的事务，应当由部门自行行文或联合行文。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。

3．属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。

（二）上行文规则

1．请示应当一文一事； 2．报告不得夹带请示事项。

3．一般不得越级请示和报告。

4．除上级机关负责人直接交办的事项和答复人大代表、政协委员外，不得以机关名义向上级机关负责人或其他个人报送公文，更不能同时直接主送几位领导者。

5．受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。

（三）下行文规则

1．政府各部门依据部门职权可以互相行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。

2．部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。

3．上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。

4．向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。

5．部门内设机构（除办公厅、部门行文（室）外）不得对外正式行文。

（四）联合行文规则：

1．“同级”是前提；协商要一致。

2．同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文。

3．政府与同级党委和军队机关可以联合行文。

4．政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文。

5．政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。

6．应当确有必要，联合机关不宜过多，并应明确主办机关。

7．行政机关联合行文，主办机关排列在前。

8．联合行文一般应先由主办机关先签署意见，协办机关依次会签，一般不使用复印件会签。

9．联合上报的公文，由主办机关加盖印章，联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。

第六部分  公文办理规范要求

一、收文办理

收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等七个环节方面的内容。   

二、发文办理

发文办理指以本机关名义制发公文的过程，大体包括复核、登记、印制、核发等四个环节方面的内容。

第七部分  会务、接待工作规范

一、承办会务

（一）会前准备工作的主要内容和程序。准备阶段主要有五个方面：　　

1．制定会议方案。2．起草会议文件。　3．搞好协调保障。

4．下发会议通知。5．设置会场。

主席台座次安排：要按照中为主、左为上”的惯例排定。　

（二）会间服务工作的主要内容和程序　　

1．组织好会议报到。　　2．做好会议记录。3．做好服务工作。

（三）会后主要工作　　

一是会议记录的整理和领导讲话、会议总结的定稿打印；

二是撰写会议纪要；

三是将会议材料整理归档；

四是清理帐目，进行会务工作总结。　

二、接待工作

接待的一般程序，通常分三个阶段：一是准备阶段，二是实施阶段，三是收尾阶段。以接待上级领导机关工作组为例，一般应做好以下工作：　　

（一）了解情况。　（二）做好接待方案。（三）搞好迎接。　

（四）安排活动。　（五）组织送行。

机关文稿无论是领导讲话、重要文件、工作总结、调研文章等“大块头”文章，还是通知、批复、纪要、信息等“小块头”文章，都必然涉及政治、经济、历史、哲学、文化、教育、法律乃至宗教、涉外、军事、保密、统一战线等多方面的知识，每一门知识又包括了方针政策、专用术语、不同时期的任务与要求等大量具体的知识。这一点，对于党委、政府文字综合部门的工作人员尤为重要。

所谓公文，它是公务文书的简称，它是国家机关在行政管理过程中为处理公务而按规定格式制作的书面材料。公文的种类主要包括：命令、议案、决定、公告、通告、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
    在各类企业中，所指的公文一般为商务公文，主要分为介绍报告、请示、会议纪要、工作计划要点、公司及产品介绍、信函、讲话稿、可行性报告、工作总结、市场调查报告、说明等

公文的拟写通常按以下步骤进行：

一、 明确发文主旨。任何一份公文都是根据工作中的实际需要来拟写的。因此，在动笔之前，首先要弄清楚发文的主旨，即发文的主题与目的，包括以下几项内容：
) H; [- K. i, Y* R

  ⒈文件的中心内容是什么？比如相关工作的改善，主要提出目前情况怎样？存在哪些问题，解决方式、需协助事项；再如请求事项，拟请上级机关答复或解决问题等。
5 j  {$ _: X) ~' q( D$ l   ⒉根据文件内容，准备采用什么文种？比如，汇报工作情况，是写专题报告还是写情况简报；针对下级来文所反映的问题，是写一个指示或复函，还是一个带规定性质的通知等。
   ⒊明确文件发送范围和阅读对象。比如，向上级汇报工作，还是向有关单位推广、介绍经验；是给领导、有关部门人员阅读，还是向全体人员进行传达。
   ⒋明确发文的具体要求。例如，是要求对方了解，还是要求对方答复，是供收文机关贯彻执行，还是参照执行、研究参考、征求意见等。
   总之，发文必须明确采取什么方式，主要阐述哪些问题，具体要达到什么目的，只有对这些问题做到心中有数，才能够落笔起草。
% f) x( }; ?. Z, B7 W) }1 C" {   二、收集有关资料，进行调查研究
    发文的目的和主题明确之后，就可以围绕这个主题搜集材料和进行一定的调查研究当然。一是收集和阅读有关的文字材料；二是到实际当中搜集活材料。例如，要草拟本部门的年度工作计划，首先需要查阅去年的工作计划及工作总结，以及参考有关先进企业的同类工作计划等，还要研究本部门今年所面临的形势，今年的中心任务上级要求等。
    总之，收集材料及调查研究，是一个酝酿的过程，是为了掌握全面的、大量的素材了解问题的各个方面，然后经过分析思考产生一个认识的飞跃。
   三、拟出提纲，安排结构

在收集材料的基础上，草拟出一个写作提纲。提纲是所要拟写的文件的内容要点，把它的主要框架勾画出来，以便正式动笔之前，对全篇做到通盘安排、胸有成竹，使写作进展顺利，尽量避免半途返工。
" j9 O; z+ }; g. T    提纲的详略，可以根据文件的具体情况和个人的习惯、写作的熟练程度而定。篇幅不长的文件，可以大致安排一下文件的结构，先写什么问题，依次再写什么问题，主要分几层意思等。篇幅较长、比较重要的文件，往往需要拟出比较详细的提纲，包括文件共分几个部分，每一个部分又分作几个问题，各个问题的题目和要点及使用什么具体材料说明等。提纲的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。当然，需要集体讨论或送给领导审阅的提纲除外。

拟写提纲是一个很重要的构思过程，文件的基本观点，可以召集相关人员进行集体讨论研究和修改，使提纲日益完善。由两人以上分工合写的文件，更需要共同研究写作提纲，以免发生前后重复、脱节或相互矛盾的现象。

    四、落笔起草、拟写正文

    结构安排好后，要按照要求顺序，开宗明义、紧扣主题、拟写正文。写作中注意两点：

⒈要观点鲜明，用材得当。也就是说要用观点来统帅材料，使材料来为观点服务。运用材料要能说明问题，做到材料与观点统一。
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公文处理规范，我们也就可以学到正规的公文，可以学到真正的知识。