如何正确使用机关代字？

网友问题：
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今天我在文书室发文的时候，突然领导问我该文件为什么要用党发，而不用党办发？我着实被这个问题愣住了。在此，我想请教各位老师，党发、党办发、党委字、党办字这四个机关代字如何正确使用？急盼各位老师回复！谢谢！

' H4 v, B, i. m5 \% N& l【栾照钧解答】

   关于发文字号如何规范的问题，以前也曾解答过。长期以来，发文字号纷繁复杂，至今五花八门，而公文著作中的阐释也往往不尽一致。新《条例》再次明确规定，发文字号“由发文机关代字、年份、发文顺序号组成”（这可以理解为发文字号的“三要素”）。机关代字和年份中间常用的“发”字，既代表发文的意思，又起着联结词的作用。实践中，一般多用“呈”“发”“函”三个字来联结机关代字和年份，分别代表上行文、下行文和平行文（有的用“函”联结并不只代表平行文，而是代表信函格式）。一些较大机关的下行文，即使在同一时期也不一定专门使用一种发文字号。在许多公文中，会看到用“字”联结的情况。这多表现在发文数量较多的大机关的业务主管部门的公文中。对“发”和“字”的使用，目前尚无明确规定。从常用的基本的发文字号来看，“发”一般在机关统发文中使用；“字”一般在机关的部门分类文中使用。鉴于实践中的复杂情况，一些非基本的发文字号是否规范，还有待于实践检验或由国家主管部门进一步明确。可以肯定的是，衔接不当、乱加赘字如“地劳[19××]378号”“内归（××）字第405号”和错用“字”字，如某政府的发文字号“×政字〔2008〕号”以及“发”“字”并用，如“××发字”结构、“×发×字”结构等等，应属于不规范的情形。
    因不知你单位具体情况，只能笼统答复您。就一般党的机关而言，发文字号可用“×党发”和“×党办发”，而不必既用“×党发”和“×党办发”，又用“×党委字”和“×党办字”。有的党的机关，发文字号中不体现“党”字，而在行政公文中体现“政”字，如“×发”代表党委行文，“×政发”代表行政行文，这也是可以的。