2012年7月1日起施行的《党政机关公文处理工作条例》(以下简称新《条例》)中规定,党政机关公文种类有15种,纪要是其中的一种。新《条例》规定,纪要适用于记载会议主要情况和议定事项。纪要作为党政机关的法定文种之一,被广泛运用于党政机关、企事业等单位的会务管理活动之中,较好地发挥了沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用。然而,因纪要在名称、适用范围方面均有所变化,加上以往会议纪要的法定效力存在模糊和不确定状态,特别是新《条例》没有对纪要的形式要件、生效程序、效力范围等做出更明确的说明,这就直接导致在撰写纪要的过程中出现不规范甚至错误的情况。笔者结合长期的教学和写作实践,简要分析纪要写作过程中应该注意的几个问题。1 r' ?- _! Z+ Y D3 {
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一、认清文种嬗变之“源”! D3 o7 Q# V* u
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党政机关公文写作,首先需要确认该选择哪个文种。不同文种有不同写法,同一文种,由于历史嬗变的原因,在不同的历史时期,其文种名称、适用范围、内部分类、内容要素及写法技巧等等,都会呈现出不同程度的差异性。鉴于此,写作者理应了解各文种的来龙去脉,以便从中进行“你从哪里来”的哲学观照,从而更能在本质上把握该文种写作的精神内核。/ ]4 n4 J6 i. e" |* r; \
纪要的“纪”通“记”,是记载、记录的意思。我国古代公文中,没有“纪要”这一公文名称。“纪要”产生于现代应用文体的会议记录。我国把纪要作为正式公文是1987年2月18日国务院办公厅颁发的《公文处理办法》。在这之前,纪要实际在机关、团体、企事业单位使用,只是未被列为正式公文。
1 s# n( P6 o& t1 x/ z, }: Y9 t 1993年11月修订前的纪要,是用于“传达会议议定事项和主要精神,要求与会单位共同遵守、执行”的文种。修订后一直到2001年1月1日起开始实施的《国家行政机关公文处理办法》,规定会议纪要“适用于记载、传达会议情况和议定事项”。2012年4月16日中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发的《党政机关公文处理工作条例》规定,“纪要适用于记载会议主要情况和议定事项。”% \: W& h) z; W( g
从以上纪要流变的历史轨迹可以看出,新《条例》规定,从2012年7月1日起,“纪要”取代“会议纪要”,其法定性未变,但名称和适用范围发生变化。纪要的主要用途是“记载会议主要情况和议定事项”。故此,从办文的角度来看,纪要更多的是作为阅件而存在,如果要下发执行,势必要假借于其他文种,或其他法规,如通知、办法等。明确了纪要的“源”头,写作者的“活水”自然从中来。; M0 ~2 O' e. A
1 i; g; E% ^: U/ C6 K v 二、重视材料本身之“纪”
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如前所述,纪要的“纪”通“记”,是记载、记录之意。从写作学的角度看,纪要的写作素材来自于会议记录,是在会议记录的基础上,紧扣会议主旨,忠于会议精神,经过文字或录音整理,去粗取精、概括归纳而成的。纪实性是纪要的基本特点,也是撰写纪要的基本原则。
1 w& F; a+ A2 t9 D 因此,撰写纪要,首先要做好会前准备。要掌握会议的全部情况,弄清楚会议的目的、任务、内容和形式,掌握会议的所有文件材料。其次,要认真做好会议记录,撰写者应该参加会议的全过程。做会议记录,一般地,应该做到“有言必录”,以同步进行的文字笔录为主,适当辅之以录音。撰写者在综合与会者的发言时,不能断章取义,扭曲他人意见,要尽可能忠实于发言者的原意,使用其原话,保持其语言风格。再次,要特别注意阅读会议的主体文件、材料、领导同志的发言,掌握会议的主要精神。
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9 i+ s! A2 v1 L( m9 a8 \- g 三、突出内容精简之“要”
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纪要的写作,应该在“纪”的基础上突出“要”,即“纪”其“要”。要围绕会议主旨,深入提炼会议精髓,择要表述。0 |1 i& s% c* J2 m# f0 g) C
一是抓住要点,突出会议主题。纪要虽然是反映会议情况和结果,但也不能面面俱到,要围绕会议主题,抓住要点,突出会议重点。会议成果是纪要写作的主体,也是会议要点所在。会议的目的和任务,会议就重要问题达成的共识,会议上提出的解决问题的办法、形成的指导性意见或政策性规定以及领导总结性发言,都是写作的要点。# b; p# w( t+ q0 [) X+ E
二是文字表达简明扼要。一方面,对会议形成的材料要去粗取精,删繁就简,选取典型事例和准确的数据反映会议的概况、主要精神和议定事项。另一方面,语言尽可能简短、通俗,切忌长篇大论,应以叙述为主;在层次结构、段落安排上,要条理清楚,篇幅一般不宜过长。
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五、辨析横向比较之“特”
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纪要与其他14种党政机关公文相比,在格式和写法上均有所不同。同时,《党政机关公文格式》(GB/T9704—2012)规定,纪要格式可以根据实际制定。写作者掌握这一特点,有助于写好纪要,发挥纪要的特定功能。- T* \$ B) n! w) \" U
1.格式特定。《党政机关公文格式》规定,公文格式有通用格式和特定格式,其中,特定格式里就包含有“纪要格式”。
* m8 q: B' i5 R 2.要素特别。主要表现在以下几方面:纪要标志使用“××××纪要”格式,不加“文件”二字;纪要编号取代通用格式的发文字号;纪要不用写主送单位和落款;成文时间一般写在红色分割线右上方;纪要不盖公章。
$ Y8 @3 I3 T0 ]& C 3.表述主体特殊。纪要以会议为表述主体,常用的句式有:在说明会议过程时,常用 “会议听取了×××汇报”、“会议传达了×××文件(讲话、会议)精神”、“会议围绕×××进行了热烈讨论”等语句样式;在阐述会议精神时,常用“会议认为”、“会议指出”、“会议提出”等语句;在介绍领导讲话时,常用“××指出”、“××强调”等语句;在表述会议决议时,常用“会议决定”、“会议要求”、“会议号召”等语句。
" y! R o% ]4 h(作者单位:三亚学院传媒与文化产业学院 来源:应用写作) |