戴盛才：浅谈纪要写作应注意的问题

    2012年7月1日起施行的《党政机关公文处理工作条例》（以下简称新《条例》）中规定，党政机关公文种类有15种，纪要是其中的一种。新《条例》规定，纪要适用于记载会议主要情况和议定事项。纪要作为党政机关的法定文种之一，被广泛运用于党政机关、企事业等单位的会务管理活动之中，较好地发挥了沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用。然而，因纪要在名称、适用范围方面均有所变化，加上以往会议纪要的法定效力存在模糊和不确定状态，特别是新《条例》没有对纪要的形式要件、生效程序、效力范围等做出更明确的说明，这就直接导致在撰写纪要的过程中出现不规范甚至错误的情况。笔者结合长期的教学和写作实践，简要分析纪要写作过程中应该注意的几个问题。
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　　一、认清文种嬗变之“源”
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7 y1 e: t7 G9 \' B) ]5 \3 f* x' M　　党政机关公文写作，首先需要确认该选择哪个文种。不同文种有不同写法，同一文种，由于历史嬗变的原因，在不同的历史时期，其文种名称、适用范围、内部分类、内容要素及写法技巧等等，都会呈现出不同程度的差异性。鉴于此，写作者理应了解各文种的来龙去脉，以便从中进行“你从哪里来”的哲学观照，从而更能在本质上把握该文种写作的精神内核。
% `- X& H, Z# @5 Z, M' s- w　　纪要的“纪”通“记”，是记载、记录的意思。我国古代公文中，没有“纪要”这一公文名称。“纪要”产生于现代应用文体的会议记录。我国把纪要作为正式公文是1987年2月18日国务院办公厅颁发的《公文处理办法》。在这之前，纪要实际在机关、团体、企事业单位使用，只是未被列为正式公文。
　　1993年11月修订前的纪要，是用于“传达会议议定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守、执行”的文种。修订后一直到2001年1月1日起开始实施的《国家行政机关公文处理办法》，规定会议纪要“适用于记载、传达会议情况和议定事项”。2012年4月16日中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发的《党政机关公文处理工作条例》规定，“纪要适用于记载会议主要情况和议定事项。”
# C$ k" N9 C$ G* D% d( f, R　　从以上纪要流变的历史轨迹可以看出，新《条例》规定，从2012年7月1日起，“纪要”取代“会议纪要”，其法定性未变，但名称和适用范围发生变化。纪要的主要用途是“记载会议主要情况和议定事项”。故此，从办文的角度来看，纪要更多的是作为阅件而存在，如果要下发执行，势必要假借于其他文种，或其他法规，如通知、办法等。明确了纪要的“源”头，写作者的“活水”自然从中来。
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　　二、重视材料本身之“纪”

' M( t+ s: E/ g8 U% G5 R& s$ [) ~) O　　如前所述，纪要的“纪”通“记”，是记载、记录之意。从写作学的角度看，纪要的写作素材来自于会议记录，是在会议记录的基础上，紧扣会议主旨，忠于会议精神，经过文字或录音整理，去粗取精、概括归纳而成的。纪实性是纪要的基本特点，也是撰写纪要的基本原则。
　　因此，撰写纪要，首先要做好会前准备。要掌握会议的全部情况，弄清楚会议的目的、任务、内容和形式，掌握会议的所有文件材料。其次，要认真做好会议记录，撰写者应该参加会议的全过程。做会议记录，一般地，应该做到“有言必录”，以同步进行的文字笔录为主，适当辅之以录音。撰写者在综合与会者的发言时，不能断章取义，扭曲他人意见，要尽可能忠实于发言者的原意，使用其原话，保持其语言风格。再次，要特别注意阅读会议的主体文件、材料、领导同志的发言，掌握会议的主要精神。

$ }& A. l* l) f# S9 Z. J- w　　三、突出内容精简之“要”

" l5 T6 K+ S: R& t) ^! q' G: s　　纪要的写作，应该在“纪”的基础上突出“要”，即“纪”其“要”。要围绕会议主旨，深入提炼会议精髓，择要表述。
8 a& x* t2 P6 W/ Z: _7 C　　一是抓住要点，突出会议主题。纪要虽然是反映会议情况和结果，但也不能面面俱到，要围绕会议主题，抓住要点，突出会议重点。会议成果是纪要写作的主体，也是会议要点所在。会议的目的和任务，会议就重要问题达成的共识，会议上提出的解决问题的办法、形成的指导性意见或政策性规定以及领导总结性发言，都是写作的要点。
　　二是文字表达简明扼要。一方面，对会议形成的材料要去粗取精，删繁就简，选取典型事例和准确的数据反映会议的概况、主要精神和议定事项。另一方面，语言尽可能简短、通俗，切忌长篇大论，应以叙述为主；在层次结构、段落安排上，要条理清楚，篇幅一般不宜过长。

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　　五、辨析横向比较之“特”
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　　纪要与其他14种党政机关公文相比，在格式和写法上均有所不同。同时，《党政机关公文格式》（GB／T9704—2012）规定，纪要格式可以根据实际制定。写作者掌握这一特点，有助于写好纪要，发挥纪要的特定功能。
　　1.格式特定。《党政机关公文格式》规定，公文格式有通用格式和特定格式，其中，特定格式里就包含有“纪要格式”。
　　2.要素特别。主要表现在以下几方面：纪要标志使用“××××纪要”格式，不加“文件”二字；纪要编号取代通用格式的发文字号；纪要不用写主送单位和落款；成文时间一般写在红色分割线右上方；纪要不盖公章。
$ J! C% X, f* y5 `% |- n　　3.表述主体特殊。纪要以会议为表述主体，常用的句式有：在说明会议过程时，常用 “会议听取了×××汇报”、“会议传达了×××文件（讲话、会议）精神”、“会议围绕×××进行了热烈讨论”等语句样式；在阐述会议精神时，常用“会议认为”、“会议指出”、“会议提出”等语句；在介绍领导讲话时，常用“××指出”、“××强调”等语句；在表述会议决议时，常用“会议决定”、“会议要求”、“会议号召”等语句。
（作者单位：三亚学院传媒与文化产业学院 来源：应用写作）

前所述，纪要的“纪”通“记”，是记载、记录之意。从写作学的角度看，纪要的写作素材来自于会议记录，是在会议记录的基础上，紧扣会议主旨，忠于会议精神，经过文字或录音整理，去粗取精、概括归纳而成的。纪实性是纪要的基本特点，也是撰写纪要的基本原则。

纪要与其他14种党政机关公文相比，在格式和写法上均有所不同。同时，《党政机关公文格式》（GB／T9704—2012）规定，纪要格式可以根据实际制定。写作者掌握这一特点，有助于写好纪要，发挥纪要的特定功能。4 N:

是纪要写作的主体，也是会议要点所在。会议的目的和任务，会议就重要问题达成的共识，会议上提出的解决问题的办法、形成的指导性意见或政策性规定以及领导总结性发言，都是写作的要点。

在。会议的目的和任务，会议就重要问题达成的共识，会议上提出的解决问题的办法、形成的指导性意见或政策性规定以及领导总结性发

　纪要的“纪”通“记”，是记载、记录的意思。我国古代公文中，没有“纪要”这一公文名称。“纪要”产生于现代应用文体的会议记录。

学习下，经常用到这方面的知识。 由于不善归纳、概括，起草的纪要总是差强人意，希望以后能有质的提高了

学习下，经常用到这方面的知识。 由于不善归纳、概括，起草的纪要总是差强人意，希望以后能有质的提高了

文章叙述了《党政机关公文处理工作条例》的历史，会议纪要的由来及其特点和写法，有亮点。

我写作会议纪要的时候，最大的弱点就是不能将领导的讲话意思进行延伸来写。

纪要写作关键是一个要字，要点，重要。其次是一个纪字，纪录，记述。

推荐需要写会议纪要的朋友

这个好，最近写纪要老是感觉不顺手，受教了。

“古今之成大事业、大学问者，必经过三种之境界。‘昨夜西风凋碧树，独上高楼，望尽天涯路’，此第一境也。‘衣带渐宽终不悔，为伊消得人憔悴’，此第二境也。‘众里寻他千百度。蓦然回首，那人却在，灯火阑珊处’，此第三境也。”古往今来，成就一番大事业，绝对不是一朝一日之间的事情。

谢谢老秘，很不错，来学习下。

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对比上述纪要写作要求，才发现自己所做的纪要质量水平很低，要么是每言必录，要么是标题式记载，两种极端并存，同一结果是质量不高。学习了

有种娓娓道来的感觉，文章写得很好

会议纪要是一种非常常见的公文文体