公文起草是保证公文质量的基础,也是公文处理诸多环节中最重要的部分,更是通常大家都认为比较困难的一部分。比如说:公文种类、格式、行文规划、公文处理等发个文件,做个规定,统一起来就可以了。但公文起草就比较灵活。古人说,文无定法。就是指写作没有规定的方法。它是和作者的知识、才能紧密的联系在一起的。但它也绝不是高不可攀的。尤其是公文,其可循的规律还是比较多的。# A3 b( _8 S% |7 X9 R
为了便与大家理解,分为三部分介绍:
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第一部分:起草前的准备. u2 [ ~5 [, v! U# r. a
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写文章之前,都要有所准备。“凡事预则立,不预则废”。没有准备,是不可能写出公文的。
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起草前的准备,有长远准备和临时动笔前的准备两种。所谓长远准备,就是知识的积累、资料的积累、能力的积累。这三种积累,要锻炼好三项基本功。即:分析认识问题的基本功、调查研究的基本功、文字表达的基本功。这些基本功的掌握,要靠自己坚持不懈的刻苦学习、肯于钻研、勤于写作,由小到大、由生到熟、日积月累。有一个这样的笑话可以说明这个问题。说是一个秀才作文,写不出来,急得坐立不安,唉声叹气。他老婆看他这副样子,在旁边说:“你写文章,难道比我们妇人生孩子还难吗?”秀才说道:“那当然了,你们妇人生孩子是肚子里有啊,可我肚子里没有呀!”这里的“肚子里有”,就是积累,就是长期准备。& W7 x- t' S; ]5 \( u
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下笔之前的准备也是至关重要的。下笔之前的准备,主要是材料的准备、思想观点的准备、构思的准备。下面分别介绍一下:
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材料的准备。这是公文写作的基础,没有材料,写作就无从谈起。材料不充分,也不可能写好文章。那么,怎样准备材料呢?主要是靠收集,靠平时的积累。搜集材料要注意完整、全面、数据要准确、事实要清楚、真实。积累材料也是一样,平时要留心,积累工作中的数据资料。比如为了写好半年或全年的总结,你必须从一月份就开始留心。把领导布置工作的思路、要求,每项工作重点的完成情况、重要会议、活动的情况、小结、简报等等,尽可能的收集齐全。材料收集越充分、越全面,从中提炼归纳出的观点越可靠、越实在。下笔时选择的余地也越大,写起来就能够比较顺手。搜集材料的一个比较重要的问题时要注意核实,即使是已被老秘网公认或众口流传的事实,或者其他材料已经使用过的数字、引语等,也是尽可能找到出处,不能大而化之,想当然。特别是一些细节,要尽量搞清楚,去伪存真,去粗取精。材料备齐后,还要精心选择,拣选典型的能说明主题的事例。0 L3 O) h) Q$ W3 N
! l/ e* H. r) R% G4 o& ]0 { 观点的准备。在搜集筛选材料的同时,就要对写作的目的进行针对性思考,明确主题和中心,并进行多种观点的比较和认定。比如上级文件和本级领导有什么要求,当时的政治舆论有什么环境,群众有什么反映等,都要考虑。还要考虑这个文件要说明或解决什么问题,在什么范围起什么作用,是仅仅反映情况供上级领导、机关考虑问题、决策问题呢,还是做为一个方面的典型推动工作呢?是希望解决问题还是仅仅反映情况,准备了这些,就可以构思了。& I2 L* T! C+ N0 b: f% S
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布局的准备。有了材料,又明确了主题观点,就可以安排布局了。一般情况下,要考虑分几个部分或几个层次,每个部分包括哪些内容,突出什么问题;先写什么,后写什么,哪些为主,哪些为辅,上下如何转折、连接等。我个人的做法是,一般情况下,两千字以上的文件,先列出提纲,搭好架子,把观点、典型事例用到什么地方逐个标注,以便把握全篇,避免重复或不够用。两千字一下的文件,也要理清思路,不列提纲也要有腹稿。
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" W0 @: x0 Y: D/ { 以上三方面,在实际中不必一步步刻意去做。能力强的话,有成竹在胸,说明你已经过了关,已经有相当的写作水平了。这里是对初入门者而言的。
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! X3 g5 j. d b我的总结是:“把思路理顺,把提纲列好,资料不够再去找,准备充分再动笔,一气呵成出初稿”。做到了这些,写只是一个输入电脑的功夫,敲出来就是了。
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第二部分:起草中的要点% k X- q5 p7 \- r* V: _5 Z9 e
/ X: ?! i# w3 z 在机关,公文起草有两种形式,一种是个人承担,一种是组成起草班子,每人承担一部分。不论是哪一种,都要注意以下三点:! _0 ?$ W0 d& g7 Y; B
' |! e+ @$ T+ A) V# D' v3 B' C 一是要坚定不移的按照主题组织观点。提纲是按主题而设的思路。一般来说,如果领导意图明确,提纲比较成熟,框架脉络比较清楚,写来就会顺利。如果提纲不完善,思路不顺畅,需要充实的话,要特别注意,所有调整、变动都不能偏离原定的主题,实践中边写边改是常见的。如果你的领导文字能力强,你可以先拿出初稿,请他们指点,从中学习。即使被领导推翻重来,对你而言也是有益的。$ p9 g9 [0 b' E3 K5 Q
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二是要尽可能写充实。起草公文,第一稿不怕多,要尽量把与主题有关的观点材料用上,尽可能的反映事物的原貌。要说诀窍的话,我的体会是:要写的让人一看,就是那么回事,事情就该是这样。比如工作总结,你总得把干了什么、怎么干的、有什么成绩、存在什么问题写出来吧?总之,写出来的东西,要尽量向实际靠拢,拔高是在观点、认识上的拔高,不能在事实方面编造。写出来,能让人相信理解,就成功了。
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三是最好一气呵成。每个人的写作习惯不同,写作过程也不一样。有的人习惯字斟句酌,从头到尾一步步去写,稿子一出来就差不多了;有的比较豪放,一鼓作气,速度极快。还有的是把篇幅较长的文稿分几块,先写熟悉的部分。我认为,一气呵成比较好些,优点是前后连贯,写好再改,容易把握全篇。关键是事前准备要充分,融会贯通,静下心来,排除干扰。
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第三部分:文稿的修改+ E1 n, Y1 c0 E
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俗话说:“文章不厌百回改”,也有人说“文章是改出来的”。可见文稿修改的重要作用。虽然公文时效性较强,但还是有修改时间的。公文修改涉及很多方面,比如立意、观点、语言、结构等,都要反复琢磨。这些纯技术、技巧的要求需要经验积累。我的经验是:+ [! S6 S9 V& H; g' {, c
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