如何做好企业的公文处理工作

　　公文处理是按照规范要求和规定程序进行文书处理的一系列相互关联、衔接有序的工作，也是各级行政机关工作的重要组成部分。公文处理工作直接关系到机关工作的办事效率，关系到机关的对外形象。如何进一步提高公文处理工作的质量和效率。结合工作实践，我们认为公文处理应坚持制度化、规范化建设，大胆探索、勇于创新，增强公文实用性，才能更好地发挥参谋助手作用，服务企业高效运转。
　　一、抓规范，做好来文处理
　　公文处理要做到繁而不紊、杂而不乱，快而有序，首先必须抓好规范化建设，建立健全各项规章制度。近年来，我们制定了《新疆油田公司行政公文处理及印章管理办法》《新疆油田公司电子文件管理实施细则》等一系列规定，明确了行文规则和收发文流程，坚持抓好“四个环节”、做到“四个防止”，使公文处理每个环节有章可循。
　　一要抓好登记环节，防止文件“没有户口”。办公自动化系统全面推广后，电子来文通过系统实现自动化登记，但上级涉密来文，仍以纸质公文传递，就需要建立专门收文登记簿，逐一登记来文发文字号、收文日期、文件标题、密级标识、份数等信息。在实践中，常会发生这种情况：收文单位见来文是急件，就忽略了来文登记环节，不登记就赶紧处理。完毕后，文书由于工作繁杂，一段时间过后往往忘了登记，为以后查阅文件带来了被动。因此，在公文处理中，登记环节是不可或缺，不可被疏忽的，即使收到文件再多，时间再紧，也要做好登记工作，坚决做到不登记不办理、不转出。
4 X6 C& F5 D( @% n　　二要抓好传阅环节，防止文件漏传误传。文件传阅要讲求程序，在来文登记后，文书提交办公室主任拟办，然后按照其签批意见分送有关领导批示；领导批示后，需要几个部门合阅合办的文件，由文书转送有关业务部门签收承办。在传阅过程中，需要各位领导传阅的文件，一般来说，按职务高低顺序传阅，无特殊原因不应越位传阅。每当领导批阅后返回时，应认真核对文件份数，如发现缺少文件，须主动同领导联系，问明情况，确保文件不丢失、不遗漏，做到每份文件处理过程都有清晰的运转轨迹。对涉密文件，要严格按照文件发布知悉范围和有关要求执行，不得任意扩大或缩小阅读传达范围。
5 X' {: _/ C. L& f* a3 J　　三要抓好催办环节，防止文件延误漏办。催办是督促承办部门按领导批示文件时限要求高质量落实的重要步骤。处理公文时，应坚持紧急公文跟踪催办、重要公文重点催办、一般公文每天催办，以提高文件运转速度，防止公文积压和漏办。对领导批示和重要文件，办公室应全程跟踪督办，强力推进落实，确保执行到位。
* |. |6 M0 U- T) V* ?) h　　四要抓好立卷归档环节，防止文件遗漏散失。经过签收、登记、批办、承办、催办等过程，才能将一份公文办理完毕收集归档。存档意识要贯穿整个公文处理全过程。文书应及时将处理完毕的文件收集立卷归档，不仅注重收集红头文件，还应对重大活动、重要会议、工作计划、责任书等反映机关重要工作的文件材料收集整理归档。
　　二、抓质量，做好发文拟制
  o4 t! a% c( o, `  |　　公文质量的好坏直接影响单位形象。要提高制文质量，需要念好“五字经”：
8 ]& L2 A& C. V; k　　一是短。短，就是简短、精炼，直截了当，观点鲜明，重点突出。要在简练、简洁上下功夫，力求文件短而精。起草文件时要选准主题，开门见山，一针见血。审修文件时要善于选择和放弃，唯陈言之务去。
7 M  K& v& T, i3 G6 U- D; |1 ?　　二是实。实，就是实事求是，言之有物，注重实效。制发公文是代机关立言，重在应用、指导实践。因此，要写符合实际的话，不写不着边际的话；写管用的话，不写没用的话。要善于运用手中掌握的事实材料，做到思想从事实中提炼、道理用事实来阐述、经验从事实中总结，这样的公文才有力量。要把握规律性，找准切入点，紧紧抓住牵动全局的关键点，企业领导的关注点，社会矛盾的突出点，群众意见的集中点，多想管用的办法，多提落实的对策，增强公文的针对性、指导性和可操作性。
　　三是新。新，就是理念新、思路新、角度新、材料新、语言新，富有个性、特色鲜明、生动活泼。起草公文时要摒除老话、旧话，推陈出新，使公文彰显生命力。
　　四是真。真，就是真实，写真话、道真情，不人云亦云，更不能凭空想象或添油加醋。分析问题要全面客观，透过现象看本质，不掩饰矛盾和问题。起草公文时，不唯上，只唯真，敢于反映真实情况和问题，克服报喜不报忧的做法。
　　五是精。精，就是精益求精。要树立精品意识，精心起草、精心修改，使每一份公文既符合政策要求又切合实际，既贴近领导思路又获得受众认可，既有思想性、理论性和创新性，又有针对性、指导性和可操作性，成为精品之作。要惜字如金，字斟句酌、精雕细刻，达到章无剩句、句无剩字。
% {. L; C0 k3 X- n" o! G3 z　　不仅如此，发文还必须做到“三个规范”：
　　一是文种规范。即在拟制公文时，必须按照有关规定和机关权限、行文关系、发文目的等正确选用文种，确保公文的严厉性、规范性、权威性和有效性。
& v, d3 P8 ~  S' z; e　　二是行文规范。即要了解行文关系，主要有四种类型：隶属关系、指导关系、平行关系、不相隶属关系。凡有隶属关系的下级机关、有指导关系的下级部门，向上级机关和部门行文，应用上行文，反之，用下行文；属于平行关系和不相隶属关系的机关、单位之间的行文，应采用平行文。
　　三是审核规范。要把好三层关：第一层由文书人员初步校核，重点审查是否有必要行文，行文方式是否恰当，是否符合行文规则，是否符合公文格式，是否符合党的方针政策和国家法律法规。第二层由秘书进一步校核，再次审查上述内容是否到位，并对文字是否准确精炼合乎语法等方面进行精雕细琢。第三层由办公室专门负责文件核稿的领导审核，最后送审签发。这样，文件在报送领导审批前已过三关，对发文质量奠定了良好基础。
% D+ f4 G, E* C　　三、抓创新，使公文处理与时俱进

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公文处理是按照规范要求和规定程序进行文书处理的一系列相互关联、衔接有序的工作，也是各级行政机关工作的重要组成部分。公文处理工作直接关系到机关工作的办事效率，关系到机关的对外形象。如何进一步提高公文处理工作的质量和效率。结合工作实践，我们认为公文处理应坚持制度化、规范化建设，大胆探索、勇于创新，增强公文实用性，才能更好地发挥参谋助手作用，服务企业高效运转。

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