秘书是领导者时间的有效管理者。秘书为领导者合理挡驾,目的是为领导者创造一个良好的工作环境,使领导者摆脱各种事务干扰,集中时间和精力思考和决定重大问题。
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(一) 来访挡驾
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秘书是领导联系群众的一座桥梁,而不是领导者与群众之间的一道隔墙。因此秘书为领导者挡驾来访者是有特定对象的。一般来说,领导者明确告知秘书不愿接见的人;领导者事先未约定接见的人;因鸡毛蒜皮的小事要求领导者接见和处理的人;为个人某些问题,三番五次找领导者纠缠的人;领导者正忙于应付重大事件无暇接待的人;态度蛮横,出言不逊,想找领导者寻衅闹事的人;对要求处理的问题,上级或本级机关已有明确、公正的结论,但其对处理不服,要求面见领导者的人,是秘书档驾的对象。对其他来访者不应挡驾,即使需要挡驾,也要待之以礼,使对方高兴而归。+ Z1 m! i F$ C& E4 p
- y; _& b, Y7 y1 \! R4 s (二) 电话挡驾. h1 Z/ d7 C3 A c* `
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秘书的职责之一是接转电话。对打到办公室要找领导者的电话,秘书应通过内线电话询问领导是否愿接。愿接即转。如不愿接,秘书应告诉对方,领导者暂时不能接电话或佯装领导者不在,但要将电话内容记下,转告领导。对于因领导参加重要会议而暂不能接的电话,秘书可与对方另约时间通话,或将内容转告。9 i; Z! v# \6 H
7 J3 @/ N* V- N+ _) R (三) 事务活动挡驾
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秘书的重要职责是安排领导者的事务活动,包括出席会议,参加庆典、仪式可宴请活动等。对无必要参加的应酬活动,秘书也应合理挡驾,避免领导浪费时间或为各种不正之风开方便之门。当然必须征得领导者的同意和批准,不能随便谢绝。
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