秘书是领导者时间的有效管理者。秘书为领导者合理挡驾,目的是为领导者创造一个良好的工作环境,使领导者摆脱各种事务干扰,集中时间和精力思考和决定重大问题。4 r- \" [1 z$ E! C* d
, v; J$ g2 e: G' q. V& ~( a: ?) K$ d* c
(一) 来访挡驾
7 H, t2 ]2 g: j: `4 N
$ ^6 k1 w2 C5 B- m$ `; m: q% T 秘书是领导联系群众的一座桥梁,而不是领导者与群众之间的一道隔墙。因此秘书为领导者挡驾来访者是有特定对象的。一般来说,领导者明确告知秘书不愿接见的人;领导者事先未约定接见的人;因鸡毛蒜皮的小事要求领导者接见和处理的人;为个人某些问题,三番五次找领导者纠缠的人;领导者正忙于应付重大事件无暇接待的人;态度蛮横,出言不逊,想找领导者寻衅闹事的人;对要求处理的问题,上级或本级机关已有明确、公正的结论,但其对处理不服,要求面见领导者的人,是秘书档驾的对象。对其他来访者不应挡驾,即使需要挡驾,也要待之以礼,使对方高兴而归。
: x+ C8 w, E$ e0 t) A8 c2 r$ g2 x! O. c6 t" {
(二) 电话挡驾$ J' Q- K' w* ]% E5 e3 b
' m/ R. X% @" o3 w! J 秘书的职责之一是接转电话。对打到办公室要找领导者的电话,秘书应通过内线电话询问领导是否愿接。愿接即转。如不愿接,秘书应告诉对方,领导者暂时不能接电话或佯装领导者不在,但要将电话内容记下,转告领导。对于因领导参加重要会议而暂不能接的电话,秘书可与对方另约时间通话,或将内容转告。
4 ?, v f7 {: B
4 o( |+ r9 I4 Q2 h7 i (三) 事务活动挡驾 r" b* W) l1 L# u# @! w$ H% i
" w6 U: d9 m& ]% v8 a
秘书的重要职责是安排领导者的事务活动,包括出席会议,参加庆典、仪式可宴请活动等。对无必要参加的应酬活动,秘书也应合理挡驾,避免领导浪费时间或为各种不正之风开方便之门。当然必须征得领导者的同意和批准,不能随便谢绝。5 u8 W, m& e8 t% A
( \" n4 l) h. G5 a2 e' ]+ g: S |