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浅谈如何做好办公室工作

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见习秘书  发表于 2013-4-12 08:30:00 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
    办公室是单位上情下达,下情上报的枢纽,是单位窗口和形象的展示。在推进单位工作过程中,具有特殊地位和作用。结合办公室工作职责和特点,就如何做好办公室工作作以探讨。' u) y4 r" ]! c9 v/ |" a
    一、认清形势,增强工作紧迫感
" I/ A$ z- @% s9 C: B. y: T    做好办公室工作,必须把握大局,立足大局,服务大局。首先要理清思路,抓大事,抓工作中的主要矛盾,分清轻重缓急、统筹兼顾、合理安排,才能做到忙而不乱、紧张有序。同时,要善于思考,不断摸索工作规律,防止埋于事务堆中。: ]% z' _% N0 ^" `6 {+ c: N
    其次,要有强烈的事业心和责任感,增强工作时效性。要脚踏实地真抓实干,力戒浮夸。尤其是在遇到工作任务较多的情况下,一定要冷静思考、分清轻重缓急,一件一件落实并排出时间表。汇报工作要敢于讲真话、报实情,不能报喜不报忧,投其所好。
0 L6 V  m+ U$ z8 c$ C2 Y" R    最后,要有严格规范的工作制度、办事程序,这是做好办公室工作的基础和保证。“没有规矩,不成方圆”,要明确每个岗位的工作职责、办事程序、工作目标和工作要求。使办公室工作制度化、规范化和科学化。
7 L6 t/ c' d7 q' }4 r4 m    二、认真负责,做好窗口服务工作, u; q. X9 L+ p. q: A
    办公室是一个单位的“窗口”,是保持一个单位正常运转的“桥梁”和“纽带”,大量的、经常性的联系上下工作,担负着日常的办公室事务工作,尽管大多是琐碎的事务,重复的服务,然而人们往往在这个“窗口”来看待和评价单位的工作。比如,习以为常的电话接转,看似很简单,但它却是代表着联系内外,左右的第一形象,它有上级指示、有各种问讯、有情况反映等等,只有做到了既了解单位的整体基本情况,又注意讲话的态度、艺术,才能使来电者满意、信服。因此它不仅代表和影响办公室的工作,而且直接影响到单位的形象和威信。
; [& k, {" ]1 q1 U& D% i9 k2 L    三、与时俱进,高效优质的创新工作% w( I) U8 D7 k/ `, M* n
    新形势下做好办公室工作,要敢于探索创新,不断学习和创造新方法、新思路和新举措,要具备适应时代潮流的能力。首先要清晰思路,抓住重点工作,分清轻重缓急,做到急事急办,特事特办,统筹兼顾,合理安排,忙而不乱,紧张有序;二要有强烈的事业心和责任心,踏实工作,力减浮夸,面对复杂的事务要冷静思考,紧抓重点,强化落实,以灵活多变的思维、科学合理的方法,提高办事效率,使工作富有成效;三要想领导之所想,凡事想在前、做在前,不断提高工作的主动性和预见性,充分发挥办公室的前沿作用。
0 j3 B6 C0 R  k. T    四、提升素质,着力塑造良好形象
9 a+ t8 S5 O  H0 U1 N    办公室的工作作风、精神面貌和队伍素质,直接关系到单位的形象,办公室人员必须要努力提高自身综合素质,进一步增强学习的自觉性和紧迫感,牢固树立终身学习理念,克服为学习而学习的思想倾向,既要精学,又要博学;既要现在“实用”,又要今后“有用”,努力使“笔头”成为“插头”,“人脑”变成“电脑”,不断扩充知识存量,丰富知识内涵。不断加强法律法规、社会主义市场经济理论、公共管理、计算机网络等各方面知识学习,不断向书本学、向领导学、向同事学、向实践学,全面提高业务能力;切实加强干部队伍作风建设,努力做到“政治上不糊涂、思想上不松懈、作风上不出格、工作上不缺位”,塑造政治过硬形象。要不断强化服务意识,端正服务态度,落实首问负责任、限时办结制、责任追究制,做到来有迎声、问有回声、走有送声,塑造诚挚热情形象。
7 W( a# H1 p8 u2 m+ Q- B4 R    五、正确处理方方面面的关系,是办公室工作的重点! Z8 L: U/ f* q' a& {3 V
    办公室工作涉及面广,牵扯人员多,与每个干部、员工个人利益栖息相关,工作情况千变万化,关系错综复杂,内外联系密切,每天要处理许多繁杂事情。在这种复杂的情况下,除了加强学习外,还应注意自身形象的塑造。在办公室要有一个好的精神风貌,待人接物要大方礼让,谈吐要自然和谐,办事要沉稳干练。办公室接触的人来自各方面、各人性格、喜好、做事风格不尽相同,情况比较复杂,灵活而又妥善地处理好各方面关系和工作,尤其是面临突发性事件,没有一个良好的心理素质就无法冷静地处理问题,做好工作。因此要注意加强心理素质的训练,不断提高处理突发事件的应变能力。遇事“三思而后行”,处理问题要果断、迅速,不要优柔寡断、拖泥带水,以致延误工作。在处理和对待组织关系时,要把个人摆放在从属的位置,一切以集体为重,以大局为重;在处理和对待领导关系时,首先是尊重和服从,认真完成领导交办的任务;但作为下级,发现问题时要善言提出自己的观点和合理的建议;在处理和对待同事关系时,要多看别人的长处,并虚心请教学习,在对待自己的态度上,要摆正位置,看到并克服自己的弱点,增强自我调节的能力。理顺了这些关系,工作起来才会得心应手,工作效率就会大大提高。
 

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小贴士 发表于 2013-4-13 20:53:49 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
办公室工作岗位特殊,工作任务特殊,工作影响特殊,牵一发而动全身。要找准座标,摆正位置,工作到位而不越位,工作求实而不死板,谋而不断,参与决策而不作决策,严谨细致,协调周密,充分发挥参谋助手作用。4 N2 `9 N# ^# m1 H' t6 i

5 O$ C5 A. j; y要根据领导工作思路的发展趋势,超前思考,未雨绸缪,探索工作规律,尽量把问题想在前面、把工作做在前头,并随着领导工作的进展而推进,围绕党委工作的变化而调整,主动做好超前服务。要做到领导没想到的要想到、领导想到的要做得更好,使工作忙而不乱,有条不紊,提高效率,避免疏漏。3 o1 z9 d% p; m7 L! f: @
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要谦虚谨慎,与人为善,不怕吃亏,舍身处地,换位思考,一事当前先替别人着想,以自己的言行品德创造宽松和谐的人际环境。要淡泊名利,甘于奉献,提升精神境界,只谋事不谋人,只钻研工作不钻营仕途,不好大喜功,不弄虚作假,不搞形式主义。既能耍“笔杆子”、成为“快**”,又能“跑腿子”、“打场子”,快速反应,工作到位。8 X4 p* y0 N( d; H% ]% R

9 n6 _" O8 |3 A大到事情的来龙去脉、前因后果,小到一个具体的数据或一个人名、地名、时间等,需要弄清的,一定要搞清楚,不能含糊;需要核准的,力求准确无误;需要查阅资料的就认真查阅;需要咨询专业人员的就及时咨询;要确保情况全面真实,得出的结论更加准确,提出的对策更有针对性。写材料不仅要充分占有材料和吃透情况,而且要学会换位思考,自觉站在领导的角度和全局的高度,进行深入分析和综合提炼,从大量鲜活的第一手材料中,总结归纳出带有规律性的东西。不能就事论事,泛泛空谈。
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$ v1 _2 O" w" e( ^2 L& [$ A对一些急事难事,要沉底见细,不打“隔山炮”,敢拿“烫手山芋”。
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( Z) n! @! p. H' w% _# O创新体现在办公室工作中,就是要协助党委探索新形势下破解各种矛盾和问题的有效途径,创造性地开展工作。由只满足于办好具体事务,向善于抓大事、谋全局、当高参转变;由只注意做好当前工作,向善于从实际出发,搞好超前服务转变;由疲于被动地完成领导交办的任务,向自觉开动脑筋、创新思维转变;由习惯于按老章程和“贯例”办事,向建立和完善各项规章制度,提高工作的规范化、制度化、科学化水平转变。
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% M2 b" {' A8 e  R& J' U办公室工作地位的特殊性,决定了办公室工作突发事情多、应急事项多、需要加班加点的任务 多,工作既苦又累,没有吃苦耐劳的精神,是难以胜任办公室工作的。要杜绝一切利用职务之便,凭借办公室的牌子和领导的名义拉关系、搞特权、谋私利的行为,使办公室上下振起“两袖清风、一身正气、勤政廉政良政”的作风。
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同志之间要取长补短、拾遗补缺、形成合力,从而达到协调统一、步调一致、感情融洽、齐心协力干好工作的目的。6 Q, P- g, i; u7 E; R! `
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在实际工作中要做到“快、精、细、严、苦”。快,就是对工作要精益求精,全面深刻了解情况,精确恰当形成材料,深入透彻分析问题,结合实际提出建议;细,就是工作要细致入微,一丝不苟,尽职尽责,不出纰漏;严,就是工作上从严把关,纪律上从严要求,作风上严肃认真,制度上严格程序,做到事事有着落,件件有回音;苦,就是干工作要不怕苦不怕累,经得起磨炼和考验,做到凭党性干工作,以艰苦铸精神,用心血做贡献。& T, n" A& A/ O& i) c
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党委办公室是连接党委和人民群众的桥梁和纽带。对上,要对党负责,无愧于党;对下,要对人民群众负责,无愧于人民。两者是统一的、一致的。要把对上负责和对下负责,有机地统一到各项工作实践中去。要充分发挥参谋助手作用,制定正确的决策、政策、办法,帮助群众解决实际困难,维护群众的经济利益,政治利益和文化利益。
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5 b8 Q, _+ G! _  y6 J1 c要树立效率意识,首先反应要快,事情刚露端倪,就能见微知着并对其发展走势有一个清醒的判断,早提对策建议,把工作做到前头。对领导交办的工作,迅速准确地领会意图,抓好落实。其次启动要快,办公室是党委处置紧急事务的快捷部队,要时刻绷紧弦。特别是在发生重大突发性事件的时候,要闻风而动,召之即来,来之能战,确保关键时刻拉得出、用得上、打得赢。三是节奏要快,各个工作环节之间,职责要明确,衔接要紧密,配合要默契,运转要灵活,坚决杜绝推诿扯皮、磨蹭拖沓等现象。
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对领导暂时没有关注到的重要苗头性、倾向性问题,要主动介入,掌握动态,及时反映;要在总结本地经验的同时,经常学习借鉴外地的好做法,以他山之石、攻己之玉,促进工作开展。
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! U# m: `5 s* u7 u4 g% |3 {# E分析研究问题,要有自己 的思考、自己的见解,不要人云亦云,不要照抄转照搬。
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' q) p' @4 i/ D0 I( |有的工作人员,面地激烈的竞争,找不到自己 的位置,无思路、无目标、无措施,做一天和尚撞一天钟。树立良好形象,必须把功夫 下大做好本职工作上,通过兢兢业业、扎扎实实地履行职责,取得实实在在的政绩,博得公众的了解、信任和支持。+ c# Y: s7 |6 R% B/ x+ C: ]5 y

  V0 {" `% ~7 Y1 F8 K- [要加强学习,一是理论学习,二是学习业务,要加强对市场经济条件下的基本知识和基本技能,努力做到“强学博览,足以通古今”,“十八般武艺”样样行、门门通。
  c4 W1 s: D$ X* y( p4 C* O0 z$ s/ ^. O( P8 J) z
“不谋全局者不足以谋一域,不谋万世者不足以谋一时”,做到不是领导者有领导者的眼光,不是决策者有决策者的谋略。
 
闲云中的野鹤 发表于 2017-12-27 20:46:21 | 显示全部楼层
 
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清晰思路,抓住重点工作,分清轻重缓急,做到急事急办,特事特办,统筹兼顾,合理安排,忙而不乱,紧张有序;
 
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