一种灵活运用、简便易行的通报写作方法

    公文具有相对固定而规范的结构模式和写法，通报作为各机关单位经常使用的公文文种之一，也不例外。但在实际写作中，质量不高的通报随处可见：有的是该通报的情况没有通报，不该通报的情况却通报了，导致节外生枝、工作被动；有的是该查找原因时却没有原因分析；有的是该制订措施时却没有对策办法等等。其结果导致主要信息不清楚，重点内容不突出，通报目的未达到，起不到应有的教育或告知作用。究其原因，既有宏观结构方面的问题，也有微观组成要素写法方面的问题。为准确合理地把握通报的结构与写法，笔者从通报的外在形式和内容构成，即从宏观与微观两个层面入手，对通报的宏观结构与微观构成要素进行剖析，分析通报的一般结构和组成要素，试图总结出一种能够灵活运用、简便易行的通报写作方法。
　　一、通报的宏观结构分析
　　从通报的宏观结构上看，不管是情况通报，还是表彰通报、批评通报，三者在外观结构及内容侧重点上都有所不同。比如情况通报的一般结构通常包括导语、情况和要求；批评通报的一般结构通常包括情况、原因和措施；表彰通报的一般结构通常包括导语、主要做法、成绩、希望或要求等。即使是同一种类型的通报，由于内容不同，其外在结构可能也大不相同。因此，仅仅从表面上看，通报的外部结构大相径庭，似乎毫无规律。但是从每份通报安排结构的思维逻辑上看，是有规律可循的。其逻辑结构通常可分为：为什么通报、通报什么、注意什么等部分。即首先回答受文者的疑问“为什么”，接着回答“是什么”，最后还要提醒“注意什么”。从逻辑上看，这样的结构是完整而又较为严密的。
$ N! }7 L+ s1 R( j! ?" }* ^　　（一）为什么通报——发生了什么
4 h: C; k' r) A/ j7 t　　通报与其他公文都有一个共同的特点，就是都有导语。通报的导语常常有两种表现形式：一种是简述缘由；另一种是交代概况。缘由，也就是说明为什么要下发通报，通常以说明根据、简述目的等方式来表明缘由，目的是说明发文事出有因，不是无的放矢，让受文者提高认识，引起重视，便于文件的执行。概况，就是概括某一工作或事件的总体情况，即告诉受文者“发生了什么”。概况最直接的目的是开门见山，点明主题。概况还有一个间接目的，即间接说明为什么要下发通报，因为发生了某个重大情况，或者做了某项工作，所以自然要将情况通报给大家，从而引出下文。因此，这部分实质上是回答受文者心中的疑问：为什么通报？比如：
　　例1：某市《2012年上半年党风廉政建设检查考核情况通报》（摘取原文部分内容）
. b( S0 ~( k0 Y$ B- l　　为扎实推进建设系统党风廉政建设，全面贯彻落实党风廉政建设责任制，按照建委党委的安排，2012年7月１日至６日，我们采取座谈、听汇报、看资料等方式，对建委下属各单位党政领导班子及其成员贯彻落实党风廉政建设责任制情况进行了检查考核。现将有关情况通报如下：
$ C  W+ E- t; t　　分析：导语采用“为……按照……”的句式，简要说明下发通报的目的和根据，以此表明缘由，随后概括做了什么，点明主题。这是通报导语常用的写法。
　　提醒注意：“为什么通报”应简单明了。缘由点到即可，不需要太多的说明。从上例中可以看出，缘由就是一句话，一笔带过，发文目的非常清楚。
0 }5 D. k6 L9 [* _3 O9 e- U9 F+ {　　可以再通过一个例子来验证一下导语的逻辑结构。
　　例2：某局《2011年度目标管理等四项工作考核情况通报》（摘取原文部分内容）
/ r# G  l6 h' r/ g; e+ j　　为认真贯彻全省建设工作会议精神，全面掌握2011年度全局各项工作落实和完成情况，根据《关于开展2011年度目标管理等四项工作考核的通知》要求，2011年12月30日至2012年1月11日，局考核领导小组对18家局属单位2011年度目标管理、纪检监察、公务员及事业单位人员、综合治理等工作进行了检查考核。现将考核情况通报如下：
+ o$ N& p% u! T% h+ c3 e8 M  ^　　分析：该例文仍然采用“为……根据……”的句式，简要说明下发通报的目的缘由，并引出做了什么，也就是工作概况。
　　导语只是对事情的一个概要的说明，仅仅是个点题，情况很不具体，要想让受文者了解具体信息，自然要过渡到下一个部分，即具体情况如何。
9 q5 h# B- S. |) u! M8 W4 Y8 ~　　（二）通报什么——情况如何
　　这部分是回答受文者的第二个问题，即告诉受文者“是什么”或者“情况如何”、“怎么样”，说明事情的现状，是通报写作的重点。比如：
2 i6 ^9 g0 l1 B0 o　　例3：某局《2011年度目标管理等四项工作考核情况通报》（摘取原文部分内容）
! v/ t5 t$ u+ s: w4 A# a/ a　　一、考核情况
6 J, H6 o% A0 U　　本次考核，局党委十分重视，局领导带队，局党办牵头，局纪委、监察室、计财科、人事科、保卫科共同参加。考核小组紧紧围绕目标管理责任状等考核依据，采取多种方式深入了解各项工作任务完成情况：一是听取各单位主要负责人关于全年目标管理等四项工作完成情况的汇报；二是对照各单位的工作汇报，现场查阅有关档案和资料记录；三是考核小组成员对被考核单位工作任务完成情况进行评价和反馈。检查结束后，考核组全体同志本着实事求是、客观公正的原则，就检查情况对被考核单位进行综合评议打分，确保全面、真实地反映各责任单位的目标管理执行情况，力求通过考核，解决存在问题，夯实薄弱环节，督促各单位切实从思想上、工作上、制度上落实目标管理责任制，全面促进各项工作顺利开展。
4 d1 ~$ x& F8 h' q' g, _2 M# ]　　二、考核结果
　　从总体上看，与历年相比，2011年各单位都更加重视目标管理责任制的落实，更加重视党风廉政建设，普遍增强了危机意识和责任感……取得了可喜的成绩。经考核组集体评议并报局党委批准，管理中心、开发办等8家单位被评为2011年度房管系统综合考评优胜单位……建设开发公司等10家单位被评为达标单位。
　　分析：先通报考核小组考核过程及方法，再通报考核总体情况及达标评比结果。实际上就是考核过程和考核结果两个部分，这两个部分可以构成一个比较完整的基本情况。
　　提醒注意：“通报什么”应侧重于对情况的叙述，通过有重点的介绍，使受文者了解全局，交流情况，学习先进，正视问题，以达到推动工作的目的。上例中的“考核情况”部分是对考核过程、方式等情况的叙述；“考核结果”部分是对各单位考核后评比等情况的叙述，都是介绍情况。同时，还要注意的是叙述中的层次顺序，一般是先总叙后分叙。尤其是涉及点多面广、工作周期长、跨度大的工作，先总述面上的情况，后分述点上的情况。为了增强说服力，在总叙以后，要选择比较典型的事例加以印证，典型单位既可专指，也可泛指，事例要进行取舍，以求精当，重在摆事实，对一些过程可少写或不写。
0 }) T- r6 ~6 L, i% j　　（三）注意什么——有什么办法
2 P4 z* ?4 O, g* a. p* M5 L　　这部分是针对通报事项中容易被忽视的问题或环节，提醒受文者注意，常常以要求、对策、措施、打算、安排等形式出现，如后面所附的例文7。
　　需要说明的是，有的批评通报或者比较重大的情况通报，有时还要分析原因、总结教训，提高受文者的认识以便引起注意，达到加强教育的目的。因此，原因教训部分也可归结为“注意什么”的范畴。
　　以上是从宏观上，对通报的总体结构进行的大致分析。
$ F6 a: e' q  _$ z- G0 S( S　　二、通报的微观要素分析
5 C$ B4 f% C  I: w% s' V　　从微观上看，要想把通报写得简单明了、重点突出，就必须把通报所包含的一些关键要素写得全面、具体、清晰。通报中常见的要素有8个，根据要素出现的频率和重要程度的不同，在此把这些要素分为两大类：一类为基本要素，包括时间、地点、人员、事件、结果；另一类为补充要素，包括情况、原因、措施。需要说明的是补充要素并不一定就不重要，有的补充要素在不同的通报中还是其核心部分。
; G% m% {; i, @7 ?6 h6 r　　（一）基本要素——时间、地点、人员、事件、结果
　　 前面说了，不管是什么通报，首先必须简要交代“发生了什么”，要想把一件事情写得简明扼要，其内容至少应明确五个基本要素，即“时间”、“地点”、“人员”（有时指单位）、“事件”、“结果”，有了这五个基本要素，大致可以反映事情的全貌。
2 r; W3 h; w5 \4 e( N7 _2 f# K2 `　　在例1中，时间是“2012年7月1日至６日”，地点是“建设系统”，人员是“建委下属各单位党政领导班子及其成员”，事件是“检查考核贯彻落实党风廉政建设责任制的情况”，结果没有出现在概况中，而是出现在概况的后面，即检查考核工作已经结束，作出了考评结论。这五个基本要素组合在一起，可以告诉受文者一个大概的情况，如果缺少一个，就会导致信息不全，让人产生疑问。
　　在例2中，不难看出概况部分的五个基本要素：时间是“2011年12月30日至2012年1月11日”，地点是“房管局”，人员是“18家局属单位”，事件是“检查考核目标管理等四项工作”，结果是检查考核工作结束（详细的结果是第二个部分的考核结果），这五个基本要素也是缺一不可的。
　　需要指出的是，结果要素有时出现在概况中，有时出现在概况后，但在通报重大问题情况时，结果要素必须首先在概况中予以明确。因为在通报重大情况时，往往涉及人员伤亡、财产损失、目前的紧急状况等，人们常常急于了解这个“结果”，而有的通报没有在概况中交代，尽管在后面的内容中交代很清楚，这也不符合受文者的思维习惯，这与文学写作要把结果放在文尾的做法不同。因此，涉及重大问题时，“结果”要素必须在概况中首先予以明确，避免受文者的心悬而未决，这是初学写作者尤其要注意的问题。
　　（二）补充要素——情况、原因、措施
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, n& ~" N$ i$ z$ a9 A( r0 y　　3.措施
　　这里的措施还包括对策、要求、打算、安排、希望等内容。在批评通报或者情况通报中，结尾部分常常要明确措施或要求；在表彰通报中，则往往提出要求或希望。不管是措施，还是希望，其目的都一致，就是针对重点问题或关键环节，提醒下级注意。比如：
　　例7：某市《关于党风廉政建设责任制检查考核情况的通报》（摘取原文部分内容）
2 ~1 g. J, x* x2 S( q- S9 G2 d　　三、要求
　　（一）要继续大力推进整改工作。各级各部门要以检查考核中发现的问题为出发点，认真对照检查，认真研究对策，做到查漏补缺，逐一制定整改措施，以签订目标责任制形式，将整改任务落实到责任人。
0 Z; R7 J. ?5 Y/ B' ?2 F　　（二）要在防范预警上下功夫。要重点抓好fubai风险预警防控工作，在风险预警、化解上下功夫，抓好fubai风险排查成果运用；要纵深推进电子政务和电子监察建设，各相关单位要全面规范开展网上行政审批、电子监察工作，接受群众监督；要着力深化“五个公开”，抓好制度落实，增加工作透明度和公信力。
　　（三）要及时研究新情况新问题。要针对工作中出现的新情况、新问题，及时研究出台相应防范对策，制定相关管理制度，做到科学合理、程序严谨、可操可控。要特别注重发挥现代电子网络科技在反腐倡廉中的重要作用，充分运用成熟的科技手段来预防fubai，实现预防为先，未雨绸缪。
　　分析：通报通常根据工作中容易出现的问题、存在的薄弱环节或后续任务等，提出措施或要求，以求工作得到更好的落实，如例文7。需要注意的是，不管是措施、要求，还是安排、打算，不可泛泛而谈、无的放矢。
　　总之，通报的写作，其结构从宏观上看，一般是按照为什么通报、通报什么、注意什么等三大模块来展开，全篇结构是一个完整、严密的逻辑思维过程。从微观上看，全篇结构是围绕时间、地点、人员、事件、结果、情况、原因、措施等八个要素展开的，前五个要素是通报写作的基础，是每一份通报必须具备的，属于基本要素；后三个要素是通报写作的重点，但并不是每一份通报同时具备的，属于补充要素，应根据实际灵活取舍。在写法上，为什么通报、通报什么是采用叙述的方式，原因分析是采用议论的方式，措施要求则采用说明的方式。只要从宏观结构和微观组成要素上注意把握，通报的结构和内容就不会有什么问题了。作者：王仕英  

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知道大道理，懂得新方法

作者说的很到位，很多以前的不是很明白的地方豁然开朗。

通报是基层机关单位应用较少的一种公文，以至于经常出现错误，收藏学习。

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—以模拟起草一起抄袭事件通报稿为例说明
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通报的写作，其结构从宏观上看，一般是按照为什么通报、通报什么、注意什么等三大模块来展开，全篇结构是一个完整、严密的逻辑思维过程。