1、进行页面设置
4 T1 d6 u6 Y7 K& {' t# ~# z4 T选择“文件”——“页面设置”选择“页边距”附签,上:3.7厘米 下:3.5厘米 左:2.8厘米 右:2.6厘米。选择“版式”附签,将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不同”,,在该选项前打“√”。将“页脚”设置为2.8厘米。选择“文档网格”附签,“字体设置”,“中文字体”设置为“仿宋”;“字号”设置成“三号”,单击“确定”按钮,选中“指定行网格和字符网格”;将“每行”设置成“28”个字符;“每页”设置成“22”行。然后单击“确定”按钮,这样就将版心设置成了以三号字为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标准。(如果出现正文每行长度达不到156厘米的情况,请在“文档网格”中选中“文字对齐字符网格”,将每行字符设成27个字后,点击“确定”,再重新进入到页面设置中的“文档网格”,再选中“指定行和字符网格”,再设置成每行28个字)。最后将正文中行距统一设置为“28.95”磅。
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2、插入页号
8 {( Z- v; Q" [0 o1 k" n, S W选择“插入”——“页码”,“位置”设置为“页面底端(页脚)”,“对齐方式”设置为“外侧”。然后单击“格式”按钮,“数字格式”设置为“-1-”的显示格式,单击“确定”按钮,再次单击“确定”按钮完成页码设置。双击页码,将页码字号设置成“四号”;字体用宋体;奇数页的页码设置成右空一个汉字,偶数页的页码设置成左空一个汉字。
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# M. m& }" T2 I/ s8 h3、发文机关标识制作' v7 B( `& j! l, h0 c J+ U
选择“插入”——“文本框”——“横排”菜单项,鼠标将会变成“┼”,在Word 2003版面上单击鼠标左键,出现一个文本框,在该文本框内输入发文机关标识,输入完成后,选中该文本框,单击鼠标右键——“设置文本框格式”,在这里来设置红头的属性。
" W r3 y$ H9 e9 f选择“颜色和线条”附签,“颜色”设置成“无填充颜色”、“无线条颜色”。选择“大小”附签,“高度”设置成“2cm”;宽度设置成“15.5cm”。注:用户可根据实际情况调节尺寸。选择“版式”附签,单击“高级”按钮,水平对齐:“对齐方式”设置成“居中”,“相对于”设置成“页面”;垂直对齐: “绝对位置”设置成“页边距”, “下侧”设置成“3.5cm”——(注:用户可根据实际情况调节尺寸)。然后单击“确定”。
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选择“文本框”附签,左、右、上、下都设置成“0cm”,单击“确定”完成。文本框属性全部设置完成,单击“确定”按钮。选中文本框内的全部文字,将颜色设置成“红色”,字体设置成“小标宋简体”,字号根据文本框的大小设置成相应字号(市政府设成41,部门标志的字号要小于41,在段落中行距可设成50磅),但要尽量充满该文本框,这样,宽为155mm、高为20mm、距上35mm的红头制作完成。6 {" S/ r( q: p% j+ b2 \
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4、红线制作
b8 ?) M' T$ g6 s$ f% z* A1 M# M) M; X首先将“视图”——“工具栏”——“绘图”选中,单击“绘图”工具条的直线工具,鼠标会变成“十”字形,左手按住键盘上的Shift键,右手拖动鼠标从左到右划一条水平线,然后选中直线单击鼠标右键,选择“设置自选图形格式”,红线的属性在这里进行设置。选择“颜色和线条”附签,“颜色”设置为“红色”;“虚实”设置为“实线”;“粗线”设置为“1.4磅”。选择“大小”附签,“宽度”设置为“15.6cm”。选择“版式”附签,单击“高级”按钮,水平对齐:“对齐方式”设置成“居中”,“度量依据”设置成“页面”,垂直对齐:“绝对位置”设置成“页边距”,“下侧”设置成“8.54cm”,注:用户可根据实际情况进行调节。单击确定。1 l- {1 @/ G. j6 e4 `+ \8 |8 l: U
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5、文号制作
4 n/ i- k0 ]9 D5 y8 l9 z% {平行文、下行文文号:文号——三号仿宋字体、居中显示。
. T- p) H; }8 t, C0 m8 I上行文文号:文号——三号仿宋字体、左空一个字的距离;签发人——三号仿宋字体;签发人姓名——三号楷体、右空一个字的距离。1 w- ]4 q$ y, A: n- M y' h
注:文号一定要使用六角符号。六角符号插入方法:选择“插入”——“符号”——“符号”附签,找到六角符号后,将光标置于准备插入的地方,单击“插入”按钮即可。
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6、版记制作
/ g: w+ z# B' H( [选择“表格”——“插入”——“表格”,选中表格,单击鼠标右键——表格属性——“表格”附签,“对齐方式”设置为“居中”;然后单击“边框和底纹”按钮,在“宽度”中选择1磅,在“预览”窗口中将最上和最下的线选中,再在“宽度”中选择1磅上紧挨的选项,在“预览”窗口中中间线选中(如果只有一行,则无中间线),其它竖线取消,在表格中填写具体内容:抄送、抄送单位、印发单位及印发日期用四号仿宋 。
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. I& `: h2 {3 X4 f7、保存成模板文件
( Q {1 Y/ Y( D$ D& \2 G单击“文件”——“保存”,“保存类型”:选择“文档模板(*.dot)”;“文件名”:给模板命名;“保存位置”:模板所在路径(一般不做,默认即可)。至此,模板制作完成。以后所有属于此种类型的公文都可以调用该模板,直接进行公文正文的排版。 要对该模板进行修改,可以调出相应模板,方法是:选择“文件”——“打开”,找到相应的模板路径,若模板保存时按系统默认设置的,然后单击“打开”按钮调出模板即可进行修改。. o$ {! L4 Y: P+ c. {
( t+ [' H I# q) i1 Q) n* ~% h二、公文正文排版6 T/ t% v) V6 g6 d3 \+ c/ [
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1.依据模板建立新公文:选择“文件”——“新建”——“常用”附签,选中所需模板,单击确定,调出模板。
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& z/ b' g9 a' T, I" S( ]2.制作公文正文内容:正文内容根据用户的实际需求,可以直接录入文字,也可以从其它软件中将文字复制进来,但必须遵循以下国家标准:* y! P! _$ F: J, i& T* h
标题——二号小标宋字体,居中显示; 主送机关——三号仿宋字体,顶格,冒号使用全角方式;* C0 f- i8 e, ~1 W( ?8 g
正 文——三号仿宋字体;
+ i' C9 W! V2 D* i7 ^3 ]0 Y成文日期——三号仿宋字体,右空四个字的距离。
: L$ H' A1 k$ I+ ]文号、签发人——按照模板定义的字体填写完整。最后,将红头、红线、文号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日期、主题词的相互位置调整好。 |