2013年3月18日 再说会务那点事
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+ x( n8 ?9 x9 b& A$ ^ 这周有个会议,挺忙。刚加班回来,继续昨天的会务话题,会前工作说得差不多了,今天谈谈会中会后的注意事项。* u" @ v9 n4 I: e0 T! h- I, r2 o
, ^6 b5 h- H J9 a (1)当秘书会前早半个小时到会场是必须的,看看有啥遗漏,还可及时补救。比如灯光,话筒,茶水,会标之类的。这里要特别提醒下,现在的假期调得够乱的,很有朋友手机上都设有工作日定时闹钟,哪天调休后,周六也要上班,却习惯性地在床上等闹钟,一不小心就会迟到。万一刚到碰到会务日,那就要倒大霉了。前几年单位上一领导真就犯了这个错,那回还是他要在会上第一个发言,我们都忙着核实其他参会人员到位没,却想当然地把本单位的领导疏忽了。等到会议开始了,才发现主席台上少一个人。一打电话,真在家里等周未闹钟呢!1 }/ j- |) P+ D
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(2)现在通信系统很发达,对于筹备像党代会、“两会”那种要开三五天的大型会议,建议找移动或电信开通一个短信群发系统。事先把参会人员的手机号输进去,按常委会、主席团会议、召集人会议、全体会议等不同会议的参会对象分成几组,再根据会议日程安排,预先设置好定时发送功能,按开会时间提前半小时自动发送短信提醒有关参会人员,这样可以最大限度减少迟到和缺席现象。虽然老秘网系统好用,但设置时要仔细,有一次设置好第二天下午4:00发送通知4:30召开会议的短信,不想第二天上午被好多参会对象大骂一顿,原来我把发送时间设置了凌晨4:00大家正好睡的时间了,正确的应该是16:00才对。把那么多人吵醒了,不被骂才怪。+ k3 x% J0 |, k
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(3)会议材料的分发时间也要注意,。' B4 C% b& l/ \9 A1 K T: L- p" @
: E, V- {4 t1 G$ `" o- O 不好意思,原先以为会务没啥好写,不料写成连续剧了。今天先谈到这,明天继续,文字上就不作润色了,希望老秘网各位网友不要嫌我哆嗦。最后,特别感谢下之前回帖的朋友。
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# }5 T" C- E% o2 d. y! s老秘日记之五:会务办理失误盘点http://www.caiyes.cn/forum.php?m ... &extra=page%3D1
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