老秘日记之六 再说会务那点事

2013年3月18日 再说会务那点事

         这周有个会议，挺忙。刚加班回来，继续昨天的会务话题，会前工作说得差不多了，今天谈谈会中会后的注意事项。

    （1）当秘书会前早半个小时到会场是必须的，看看有啥遗漏，还可及时补救。比如灯光，话筒，茶水，会标之类的。这里要特别提醒下，现在的假期调得够乱的，很有朋友手机上都设有工作日定时闹钟，哪天调休后，周六也要上班，却习惯性地在床上等闹钟，一不小心就会迟到。万一刚到碰到会务日，那就要倒大霉了。前几年单位上一领导真就犯了这个错，那回还是他要在会上第一个发言，我们都忙着核实其他参会人员到位没，却想当然地把本单位的领导疏忽了。等到会议开始了，才发现主席台上少一个人。一打电话，真在家里等周未闹钟呢！
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) z3 g" t( g! n9 s    （2）现在通信系统很发达，对于筹备像党代会、“两会”那种要开三五天的大型会议，建议找移动或电信开通一个短信群发系统。事先把参会人员的手机号输进去，按常委会、主席团会议、召集人会议、全体会议等不同会议的参会对象分成几组，再根据会议日程安排，预先设置好定时发送功能，按开会时间提前半小时自动发送短信提醒有关参会人员，这样可以最大限度减少迟到和缺席现象。虽然老秘网系统好用，但设置时要仔细，有一次设置好第二天下午4：00发送通知4：30召开会议的短信，不想第二天上午被好多参会对象大骂一顿，原来我把发送时间设置了凌晨4：00大家正好睡的时间了，正确的应该是16：00才对。把那么多人吵醒了，不被骂才怪。

    （3）会议材料的分发时间也要注意，

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    不好意思，原先以为会务没啥好写，不料写成连续剧了。今天先谈到这，明天继续，文字上就不作润色了，希望老秘网各位网友不要嫌我哆嗦。最后，特别感谢下之前回帖的朋友。
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老秘日记之五：会务办理失误盘点http://www.caiyes.cn/forum.php?m ... &extra=page%3D1
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非常实用，细致，可帮助办会人员少犯错！值得学习！

短信提醒不能提前太多，如两天，时间长了，参会领导会忘记；也不宜太少，如半个小时，太短也无准备时间，以提前6-12小时为宜。

对于 学经验的新手来说，很重要的

这些都是经验之谈

都是失败中总结出来的

非常感谢大家的分享

来晚了！

会议的时间、地点、参加人物和注意事项一个不能少，关键还要恰当掌握通知时间------

经验之谈，值得学习借鉴推广

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