公文传收是秘书工作的日常事务性内容之一，如何提高公文传收的效率和效果，是秘书工作中必须认真思考的问题。在为领导提供日常的传收公文服务中，我个人的体会是，要以“先重要后一般”为基本原则实施公文排序。如何区分“重要”与“一般”呢？我大致是这样区分的：
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一、先“急件”后“平件”$ d5 v9 r! _( y' L
% A6 {" [4 f$ }$ ?7 w' ^ 一般说来，领导每天都会在相对集中的一段时间批阅文件，另外领导在批阅文件的过程中可能会被一些电话、会见、会议所打断，把“急件”放置在最上方，可以较好地提示领导，使得“急件”及时得到领导处理。
) ]$ G5 U# V; I* A7 Y9 x8 m5 n: Q% S “急件”有很多种，与单位内部某阶段重点工作有关的文件是“急件”，上级有关部门临时召开的紧急会议的通知是“急件”。或者虽然本来是“平件”，但由于种种原因离文件所述活动或工作的开始时间临近的也是“急件”。对于这一类公文，秘书应当在第一时间送呈领导。$ L- u4 J' o( N2 b0 Y7 A
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二、先“阅示件”后“阅知件”3 K8 @. j$ P2 {+ Y
- o& Y5 ]0 Q/ P4 R& ^ 文件按照呈送领导的目的不同可以分为“阅示件”和“阅知件”。相对而言，领导对于“阅示件”需要花费更多的时间或精力来了解事件的前因后果、来龙去脉。如《部门关于申请增加编制和经费的请示》一文，就需要领导掌握部门现有编制和经费情况、申请增加编制和经费的原因、需要增加编制和经费的数量等情况，以便作出批示，应让领导首先批阅这类“阅示件”。
( _: E- J; T1 n 而对于“阅知件”，如《关于担任大学校长的函》，对于这类公文，领导只是知晓这一情况即可，一般无需作出决策或指示。对这类公文可以放在相对靠后的位置。+ p* f+ m# U% L( k: }( `+ V: E L
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三、先“热点件”后“一般件”/ o* q, t+ b' [9 x
( ^6 e; c6 z# _ 每个组织或单位在不同时期都有不同的工作重点，相关的领导也会在某一时期更多地关注有关文件。如本科教学工作水平评估，这是每个高校都高度重视的工作。“迎评”期间，与此有关的文件都应该是领导关注的“热点件”，这类文件的排序应当靠前。
; Y- z% o% H6 U g 当然，所谓“热点”都有一定的时效性，有些事件在某一时间段是“热点”，在别的时间段就不一定是“热点”了，这就要求秘书工作人员要关注国家的大政方针和时事热点，关注本行业、本领域的改革发展，对本单位的工作特别是与自身工作密切相关的领域要了然于胸，努力提高把握“热点”的能力。9 c5 K. h$ D- E7 ?* Y D
" H$ v, Z; ?# b6 D2 P+ h! ]/ C 四、先“分管件”后“相关件”) e# Z8 Y0 Q3 s- }& w6 V9 @0 s! k* Y
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