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从公文收发中偶得的秘书工作点滴体会

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公务员写作热线 发表于 2013-3-17 09:42:29 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
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    公文传收是秘书工作的日常事务性内容之一,如何提高公文传收的效率和效果,是秘书工作中必须认真思考的问题。在为领导提供日常的传收公文服务中,我个人的体会是,要以“先重要后一般”为基本原则实施公文排序。如何区分“重要”与“一般”呢?我大致是这样区分的:
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      一、先“急件”后“平件”
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      一般说来,领导每天都会在相对集中的一段时间批阅文件,另外领导在批阅文件的过程中可能会被一些电话、会见、会议所打断,把“急件”放置在最上方,可以较好地提示领导,使得“急件”及时得到领导处理。
8 u# d3 d) G8 M      “急件”有很多种,与单位内部某阶段重点工作有关的文件是“急件”,上级有关部门临时召开的紧急会议的通知是“急件”。或者虽然本来是“平件”,但由于种种原因离文件所述活动或工作的开始时间临近的也是“急件”。对于这一类公文,秘书应当在第一时间送呈领导。
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      二、先“阅示件”后“阅知件”/ `9 B2 ]4 K% ]2 i

2 d% b, S. ^/ G& V2 B      文件按照呈送领导的目的不同可以分为“阅示件”和“阅知件”。相对而言,领导对于“阅示件”需要花费更多的时间或精力来了解事件的前因后果、来龙去脉。如《部门关于申请增加编制和经费的请示》一文,就需要领导掌握部门现有编制和经费情况、申请增加编制和经费的原因、需要增加编制和经费的数量等情况,以便作出批示,应让领导首先批阅这类“阅示件”。( Z8 H0 g9 J# @
      而对于“阅知件”,如《关于担任大学校长的函》,对于这类公文,领导只是知晓这一情况即可,一般无需作出决策或指示。对这类公文可以放在相对靠后的位置。7 M- R3 `; T3 K  g0 Y/ J7 o

4 O  x& D1 a+ |% k8 D      三、先“热点件”后“一般件”+ U9 p" O  j8 U. N* \" [
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      每个组织或单位在不同时期都有不同的工作重点,相关的领导也会在某一时期更多地关注有关文件。如本科教学工作水平评估,这是每个高校都高度重视的工作。“迎评”期间,与此有关的文件都应该是领导关注的“热点件”,这类文件的排序应当靠前。& R) t+ t: d0 x4 O% h7 t5 H
      当然,所谓“热点”都有一定的时效性,有些事件在某一时间段是“热点”,在别的时间段就不一定是“热点”了,这就要求秘书工作人员要关注国家的大政方针和时事热点,关注本行业、本领域的改革发展,对本单位的工作特别是与自身工作密切相关的领域要了然于胸,努力提高把握“热点”的能力。+ H. h' y' _. D% |9 P! z0 L
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      四、先“分管件”后“相关件”
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精彩评论3

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热干面 发表于 2019-4-11 17:39:42 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
学习,先办件再阅件吧
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无问西东问初心 发表于 2022-11-25 11:16:24 | 显示全部楼层
 
老秘网虚拟稿费
关于担任大学校长的函》,对于这类公文,领导只是知晓这一情况即可,一般无需作出决策或指示。对这类公文可以放在相对靠后的位置。+ b" Q$ z# m. a) V% i0 E* D
 
蝶兵 发表于 2022-11-30 09:32:37 | 显示全部楼层
 
专业写文章
# Y! B5 f7 ^$ ^7 t' U
公文写作百法例讲学习,先办件再阅件吧
 
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