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从公文收发中偶得的秘书工作点滴体会
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从公文收发中偶得的秘书工作点滴体会
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公务员写作热线
发表于 2013-3-17 09:42:29
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公文传收是秘书工作的日常事务性内容之一,如何提高公文传收的效率和效果,是秘书工作中必须认真思考的问题。在为领导提供日常的传收公文服务中,我个人的体会是,要以“先重要后一般”为基本原则实施公文排序。如何区分“重要”与“一般”呢?我大致是这样区分的:
1 c7 }% j9 c3 @
/ J' M& }9 L; D* E
一、先“急件”后“平件”
# w' p7 p/ M/ L$ G
( s! _- i3 l6 D4 C. O* e Y
一般说来,领导每天都会在相对集中的一段时间批阅文件,另外领导在批阅文件的过程中可能会被一些电话、会见、会议所打断,把“急件”放置在最上方,可以较好地提示领导,使得“急件”及时得到领导处理。
) U, v- ?# O( T$ T
“急件”有很多种,与单位内部某阶段重点工作有关的文件是“急件”,上级有关部门临时召开的紧急会议的通知是“急件”。或者虽然本来是“平件”,但由于种种原因离文件所述活动或工作的开始时间临近的也是“急件”。对于这一类公文,秘书应当在第一时间送呈领导。
2 z4 z0 y8 d8 ~4 p% u1 I$ Q
" ]% H3 z g/ b; F
二、先“阅示件”后“阅知件”
G" V& Q7 s s/ }0 f' Q$ o( c2 u
$ x* t1 E- r3 f7 I$ C4 b
文件按照呈送领导的目的不同可以分为“阅示件”和“阅知件”。相对而言,领导对于“阅示件”需要花费更多的时间或精力来了解事件的前因后果、来龙去脉。如《部门关于申请增加编制和经费的请示》一文,就需要领导掌握部门现有编制和经费情况、申请增加编制和经费的原因、需要增加编制和经费的数量等情况,以便作出批示,应让领导首先批阅这类“阅示件”。
- F# @1 W8 u4 F# f
而对于“阅知件”,如《关于担任大学校长的函》,对于这类公文,领导只是知晓这一情况即可,一般无需作出决策或指示。对这类公文可以放在相对靠后的位置。
) \( B5 W+ P- _/ P- X
( g2 u/ }/ `1 B7 {* j
三、先“热点件”后“一般件”
4 M. p I. B; V. }! |
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每个组织或单位在不同时期都有不同的工作重点,相关的领导也会在某一时期更多地关注有关文件。如本科教学工作水平评估,这是每个高校都高度重视的工作。“迎评”期间,与此有关的文件都应该是领导关注的“热点件”,这类文件的排序应当靠前。
. `8 A* A% z) T" W9 B. Z1 I. O
当然,所谓“热点”都有一定的时效性,有些事件在某一时间段是“热点”,在别的时间段就不一定是“热点”了,这就要求秘书工作人员要关注国家的大政方针和时事热点,关注本行业、本领域的改革发展,对本单位的工作特别是与自身工作密切相关的领域要了然于胸,努力提高把握“热点”的能力。
. L7 I O6 \3 h3 `9 R7 {" O# N
8 [' O6 ]' o) R) z3 q
四、先“分管件”后“相关件”
$ m+ O/ D' {% Y/ [ o
2 Q0 e( X# p: ^/ @# s) T$ n
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发表于 2019-4-11 17:39:42
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学习,先办件再阅件吧
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无问西东问初心
发表于 2022-11-25 11:16:24
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关于担任大学校长的函》,对于这类公文,领导只是知晓这一情况即可,一般无需作出决策或指示。对这类公文可以放在相对靠后的位置。+ b" Q$ z# m. a) V% i0 E* D
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蝶兵
发表于 2022-11-30 09:32:37
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7 b* I; V* B, @- A
公文写作百法例讲学习,先办件再阅件吧
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