关于办公室文秘工作的七个话题

文秘工作，是一种司空见惯的工作，但也是一种熟视无睹的工作。在目前的学术领域内，似乎还没有真正登上大雅之堂。在这种情况下，我们要讨论文秘工作，采取“漫谈”这种方式可能会更好一些。

漫谈话题之一——讲话材料的涵义界定
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) ~' ^3 S( y9 P9 ~; b- p* M7 s    领导讲话材料是常见文体，但又少见著述；起草领导讲话材料属于文字工作的范畴，但又不是一般意义上的写作，更不是常见的文学创作；领导材料的形成，需要文秘工作人员的艰苦劳动，但又不是文秘工作人员的劳动成果；领导讲话材料所产生的效果同文秘工作人员水平的高低，付出劳动的大小有一定的关系，但又不完全取决于文秘人员的自身素质和付出的劳动大小。总之，领导讲话材料，属于一种常见的但又说不清的特殊文体。

漫谈话题之二——讲话材料的基本要求
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    领导讲话材料，同其他文体一样理应也有一定的内在规律和体现这种规律的基本特征、基本原则、基本要求。下面，我围绕中心议题、前期准备、结构特点谈几点看法，尽管很不成熟，但确是我在实践中的切身体会。
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（一）中心议题要准确。清代学者王夫之曾经说过：“意犹帅也。无帅之兵，谓之乌合。”这就是说，文章的主题，好比是军队中主帅，没有明确的主题思想的文章，就像没有主帅的军队，只不过是一群乌合之众。由于文章体裁不同，对主题的称谓也有所不同，有的称中心思想，有的称文章主旨，在讲话材料中称中心议题。它准确的主要标志是：1、符合方针政策；2、符合本地实际；3、符合领导思路。这三者的汇点就是领导报告的内核。值得提出的是，初写领导讲话材料，要注意处理标题与次标题、再次标题的关系。这就是我们通常所说的一行题、二行题、三行题的关系。

/ ^4 R+ S" u* ]; E8 [; M" f    （二）前期准备要充分。一般来说，领导讲话材料的中心议题确定后，文秘工作人员就要立即进入起草工作的前期准备阶段。在这一段中，文秘工作人员要做一些必要的调查研究，查阅学习一下上级的有关方针政策，还要收集一下讲话领导的有关思想观点。在具体工作中：1、要深入基层，还要跳出基层。所谓深入基层，就要尽最大可能深入到实践第一线，在“深水里”捞出“活鱼”。所谓跳出基层，就是要发挥主观能动性，认真研究我们获得的第一手资料，真正做到去粗取精，去伪存真，决不能摸到什么算什么，摸到什么说什么。2、要吃透领导，还要跳出领导。所谓吃透领导，就是要尽力领会领导的意图，把握领导的思路。所谓跳出领导，就是要运用自己掌握的有关理论和方针政策，对领导的思路进行一下过滤，达到完善领导思路的目的。3、要进入状态，还要跳出状态。所谓进入状态，特别是在起草过程中，要完全进入角色，尽量带着感情去从事起草工作。所谓跳出状态，指的是完成起草工作后，要尽快从“我”中摆脱出来，换位思考百般挑剔自己起草的东西，达到自己跟自己过不去。

    （三）材料结构要科学。领导讲话材料，动态性很强，没有固定的模式，但总还有些内在规律。就结构这个问题看，尽管有些变化，但总的来说有以下三种类型：1、纵式结构。所谓纵式结构，指的是按照某种关系、某种顺序来布局谋篇。如按讲话材料的逻辑关系——由浅入深，按自然顺序——由远及近，按行政关系——由上到下。举个例子，我在起草一个领导在对外开放讲话材料时，按逻辑关系确定了材料的内在结构：一部分的标题是“对外开放的大潮已经涌起，我们一定要认清形势，审视自己，警醒奋进”。二部分的标题是“对外开放的机遇已经到来，本文由老秘网推荐，我们一定要理清思路，解放思想，敢为人先”。三部分的标题是“对外开放的蓝图已经绘就，我们一定要转轨变型，同舟共济，真抓实干”。2、横式结构。相对纵式结构而言，横式结构类似于绘画艺术中的散点透视，部分与部分之间处于同一个平面内，是一个平面内的几个不同的组成部分。再举个例子，我在起草领导讲话时，围绕领导干部思想观念提出以下要求：“一是必须强化‘转’的意识，二是必须强化‘放’的意识，三是必须强化‘活’的意识，四是必须强化‘争’的意识。”你看，“转”、“放”也好，“活”、“争”也罢，它们都是同一“辈”的东西。3、纵横结构。所谓纵横结构，就是纵中有横，横中有纵，纵横结合，灵活运用而已。

漫谈话题之三——讲话材料的语言修养
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我们可以用这样一个比喻来说明领导讲话材料的结构、语言与议题之间的关系。如果把领导讲话材料比喻成一个人的话，那么，中心议题便是人的灵魂；结构便是人的骨架；语言便是人的血肉。准确的议题，清新的结构，恰当的语言，才会构成一个比较完美的报告。报告是一种特殊的文体，报告的语言也具有其一定的特殊属性。报告的语言是介于口头语言和文字语言之间的一种特殊语言。它除具有准确、简炼、形像等语言的基本要求外，还具有文字语言严谨、规范的特点，又要具有口头语言通俗、明快的特点。要善于学习、驾驭语言。（一）要善于从群众中汲取营养。语言这个东西单从书本上学是远远不够的，而要善于从群众中汲取，有些群众尽管没进过学校，但在语言表达上都很有一套。群众的语言往往具有深入浅出、想像丰富、生动形像、幽默感强的特点，有时简直是目不暇接，妙语连珠。我们在调查研究过程中，要善于留心、搜集、运用群众的语言。（二）要善于从领导语言中汲取营养。作为文秘工作人员，要想尽办法尽量多接触领导，细心揣摩领导的语言特点，大胆运用领导的语言。领导的语言往往最能表达领导的意图，领导读起来倍感亲切，保留机率很高。例：“决不能让屡战屡败的将军易地作官”（没有政绩）；“走到哪里宿到哪里，碰到什么吃什么”（缺乏计划）；“坐在车里看形势，拍着脑袋出章程”（不深入实际）；“说在会上，写在纸上，挂在墙上，就是落实不到行动上”；还有“喇叭有声，地里无影”。（三）要善于从经典著作中汲取营养。文秘工作人员要善于读书，尤其要善于读那些重量级作家的书。有人说过：“我国有几个语言大师，一是曹雪芹——《红楼梦》作者。二是鲁迅——伟大的文学家。三是毛泽东——伟大领袖。”我们要善于从这些语言大师的语言中汲取营养。（四）要善于从其他学科中汲取营养。大家不妨试一试，如果将化学、数学、医学等学科中的语言变化用，会收到令人难以置信的效果。例如：把不团结说成是“摩擦系数不小”，把性格活泼的人说成是“活泼元素”、把随便谈情说爱说成是“乱设X”等。
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漫谈话题之四——文秘人员的业务素质

% `- F# Y5 C$ D  S    文秘人员的业务素质，这是一个比较宽泛的问题，本话题只想就写作方面的素质谈些想法。
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1 q" j2 q' @, y( B$ P2 h    （一）要有较为雄厚的理论功底，但更要有一定的政策水平。有了较为雄厚的理论功底，就掌握了判断大是大非的有力武器；而有了一定的政策水平，就把握了解决实际问题的基本准绳。文秘工作人员要认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论，认真学习党的路线、方针、政策；认真学习各级领导的重要讲话，真正做到：在政治上清醒，在工作上明白，在把握上有度。学习方法：1、重点学习；2、系统学习；3、临时学习。

（二）要了解较为全面的实际情况，但更要了解讲话领导的基本思想。不了解全面的实际情况，文秘工作人员就失去了参与决策的基础；不了解讲话领导的主要思想，文秘工作人员也就失去了参与决策的实际价值。文秘工作人员，要通过调查研究去积累实际工作情况。调查方法：1、重点解剖——达到深刻性；2、系统调查——达到全面性；3、侧面调查——达到侧重性。

: y8 d: Z7 W' ]; f* x- A6 b+ y（三）要有一定的文字基础，但更要有一定的实际经验。没有一定的文字基础，文秘工作人员就失去了自身存在的价值。没有一定的实际经验，文秘工作人员也就失去了体现自身价值的必备素质。也就是说，没有文字基础，就不能当秘书，没有实际经验，就干不好秘书。就如何具有实际经验，重点把握以下几个问题：1、写作时，要站在实际工作的角度上，具有全局意识。2、写作时，要站在领导的高度，具有领导意识。3、写作时，要站在参谋的角度上，具有参与意识。

, V" ^" p, v# c漫谈话题之五——文秘人员的素质养成

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，没有实际经验，就干不好秘书。就如何具有实际经验，重点把握以下几个问题：1、写作时，要站在实际工作的角度上，具有全局意识。2、写作时，要站在领导的高度，具有领导意识。3、写作时，要站在参谋的角度上，具有参与意识。

要有一定的文字基础，但更要有一定的实际经验。没有一定的文字基础，文秘工作人员就失去了自身存在的价值。

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关于办公室文秘工作的七个话题，深有体会

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文字的写法要素质，这点很重要。

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举个例子，我在起草领导讲话时，围绕领导干部思想观念提出以下要求：“一是必须强化‘转’的意识，二是必须强化‘放’的意识，三是必须强化‘活’的意识，四是必须强化‘争’的意识。”你看，“转”、“放”也好，“活”、“争”也罢，它们都是同一“辈”的东西。

) \  G4 L2 y* Q4 m3 ?有例子的文章都要推荐。

给领导起草重要报告，没有可能一次过关，领导不可能认为你水平那么高，总要改个七八稿，其实都是些鸡毛蒜皮的枝节问题。不必太伤神，只要第一稿认真写，接下来的日子敷衍下，最后一稿一定通过。因为明后天就要开会作报告了，不可能因讲话稿不通过而改会期。有些日子，像鲁迅诞辰，八一建军节，领导一定要去讲话。你把今年的稿子留到明年，只要加上些新形势新名词就照样用，不必从头写过。

果真是老秘网，小助理认真学习了

认真学习了，党委、政府、企业的秘书主要区别在哪呢

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