秘书工作是对个人品质、业务能力各方面要求非常高的工作。有人将秘书工作戏称为“万金油”工作。意指:从事秘书工作的人,应懂应会的知识应当全面、深入。笔者从事秘书工作7年,深深体会到从事秘书工作,不仅仅是对个人知识、能力的全面考察和提升,而且更是对个人意志、品质的考验和锤炼。人们在日常生活中离不开“酸甜苦辣咸”五味。通过秘书工作多年的体会,窃以为,秘书工作具备“五味”之精神。+ B; E3 w, k! O) U) V
& X) s2 h, X5 ]. \2 T+ t 一、酸。一是秘书工作应有文人之“酸”。首先这是由秘书工作的性质决定的。秘书之“书”,意味着要与文字打交道。文字工作是秘书工作的基本内容。作为秘书,文字工作主要涉及两个部分:一是记录、抄写工作;二是公文、讲话稿的撰写工作。记录工作要求秘书能准确、迅速、无遗漏地记下领导的讲话内容;抄写工作要求秘书字迹工整、字体优美,给人以美感。公文、讲话稿的起草要求秘书殚精竭虑,反复推敲,不厌修改。其次这也是由高校的性质决定的。高校是知识分子的聚集地。从事秘书工作每天要同在某一专业领域的专家、学者打交道。需要有一定的知识修养,深切体会师生员工的所想、所感,才能同教师、学生有共同语言。二是秘书工作应有收敛固涩之“酸”。“酸”在药理作用上有收敛固涩之功效,秘书工作也应有锋芒收敛的气度。秘书作为领导身边的工作人员,一言一行从另一个侧面反映着学校、校领导的形象。同时,秘书工作有一定的机密性,能接触到其他人不知晓的机密,观察到别人看不到的领导的另一面。秘书应当时刻注意自己的言行,做到不该说的不说,不该听的不听,不该看的不看。三是秘书工作要有忍受之“酸”。在日常工作中,秘书难免会受到来自领导的批评,有时这种批评可能是不恰当的。作为秘书会感到委屈。在这种情形下,秘书应从领导的角度出发,体谅和理解领导,忍受些委屈,而不应当不顾后果地与领导争论正确与错误。学会保持平常心,调节心理,控制自己的情感。3 w0 T5 [0 q' G* H- L. D* e
1 O1 `9 J" w. g" u/ G 二、甜。“甜”总是给人一种愉悦的感受,有“美好”之义。秘书工作之“甜”首先是喜爱这项工作。怀着感情从事秘书工作与把秘书工作仅仅作为“工作”来对待具有截然不同的效果。带着感情从事秘书工作,把秘书工作不仅仅作为一项“职业”来看待,而更是作为自身价值实现的方式和目标来践行,把自身与工作合为一体,融入到工作中,在工作中享受快乐。其次,秘书工作之“甜”是一种达观、向上的态度。“态度决定一切”。秘书工作是清贫的工作,但在工作中不能斤斤计较,对人对事应包容、信任。在工作中应保持乐观的情绪,锻炼自己的坦荡胸襟,锤炼自身的蓬勃的朝气、昂扬的锐气和浩然的正气。第三,“甜”即“甘”。秘书工作要心甘情愿做,增强工作的主动性。秘书工作常常是“事找人”,而非“人找事”。秘书每天面临着庞杂的事务,处理这些事务常常是被动的。但这不意味着秘书工作没有主动性。秘书完全可以充分发挥自身的主观能动性,高效地开展创造性工作,由“事找人”变为“人找事”。比如:在工作中,为领导决策创设良好的工作环境,帮助领导解决琐碎的事情,使领导集中精力抓大事;在执行领导和办公室的指令中,改进执行方法,创造性地优化现有方法,“多快好省”地完成工作任务;在调查研究中,提前做好工作方案,主动出击,当领导需要时,随时拿出方案;提高秘书工作的科学性、有效性,避免当一天和尚撞一天钟现象的发生。
. l2 ^, K* s6 J/ l1 y# d4 B0 Y- F
) c' R1 x& [- r. [' \5 y 三、苦。作为感受,“苦”难以让人接受,但苦在药理作用上却能清热泻火。俗语云“艰难困苦,玉汝于成”。秘书工作是“苦差事”。正因为是“苦差事”,所以秘书工作也是最锻炼人的差事。从事秘书工作一要能吃苦,二要勤奋。无论是撰写讲话稿,还是会务接待工作,还是调研、信访工作,每一项工作都有难度。撰写讲话稿,要达到“语不惊人死不休”,经常要通宵达旦,冥思苦想。撰写的稿子,有时还会被领导全盘否定,推倒重来;接待工作,要做到细致、细致、再细致,殚精竭虑,接待环节要做到环环相扣,保证不出一丝纰漏;调研工作,要深入基层,查实情,访民意,防止走马观花;信访工作要做到热情、周到,有时还要忍受信访对象的打骂。不论哪一项工作,均要求秘书有能吃苦的精神,有“咬定青山不放松”的意志力。除了能吃苦,秘书还要勤奋。要做到“脑勤”“眼勤”“手勤”“腿勤”。“脑勤”是善于站在领导的角度思考解决问题,当好领导的左右臂膀,做好领导的参谋助手。“眼勤”是对事务反应的灵敏度。能对事物的性质和发展变化有相当的敏锐力,能迅捷地领悟并抓住事物的本质,看清它的发展变化趋势。“手勤”是对事务的快捷准确的执行力。对领导布置的任务能迅速、准确地完成。“腿勤”是保证上下沟通渠道的畅通,促进信息流的快速运转。通过“苦”的锻炼,必将“天降大任”,自身素质和能力获得很大提高。
; d* B* {# i( g {7 h' M" `3 y; t; r, Z9 I& `1 u- `# U5 h8 U' P! b
四、辣。“辣”对人体感官有一定的刺激作用,“姜桂之性,到老愈辣”。秘书工作的方式方法要“老辣”。一是在文稿起草上要老练刚劲、收放自如。对语言的使用应达到纵横捭阖、信手拈来的境地。二是在事务协调上要圆熟有度、张弛自如。一般认为,秘书工作难度较大的工作就是协调工作。协调好了,是领导指挥得当;协调不好,会被人嗤之以鼻,陷入“拿着鸡毛当令箭”的尴尬境地。实际上, |