《党政机关公文处理工作条例》是推动党的机关公文处理工作科学化、制度化、规范化的重要文件。这一文件的出台和实施,对于保证党的各级领导机关公文运作的顺利畅通,进一步增强党的各级文件的指导性和权威性,有效地传达贯彻党的路线、方针、政策,实现党的领导,具有重要意义。《条例》第一条里对公文制度规范化作了明确规定,是公文工作“三化”的第一化(规范化、制度化、科学化)。可见,搞好公文规范化,是使机关公文工作更好为领导工作服务的重要保证。公文规范化有两个基本内涵,一是指公文办理程序的规范化,二是指公文格式的规范化。这二者之间,前者是后者的保证条件,后者是前者的体现,没有前者的规范化,后一个规范化很难实现。) t. n Z' o# Y2 w9 c& {; M
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从目前情况看,公文制发环节中不规范问题仍然存在,具体表现在八个方面:一是属确需而行文。即行文不是从客观需要出发,而是出于应付工作而行文。有的内容空泛,空话套话连篇;有的不同程度地转抄上级文件。二是越格些本属部门职权范围内的工作,硬要以党委或政府名义行文;有些下级机关越过主管部门,直接向党委、政府要求行文。三是联合行文过滥。一些本应由政府或党委单家发的文件,往往不顾文件内容而要求联合行文。四是文种使用不当。有的不按《条例》规定,从主观意愿出发,随意使用文件种类。突出的问题是任意提高文件规格,还有的“请示”、“报告”不分,“决定”、“通报”混用及“通知”滥用等等。五是格式不规范。违反《条例》规定格式,该有“抬头”的没有抬头,不应有“落款”的随意“落款”;主题词标注不规范,有许多单位草拟的文件根本不标主题词。六是签批不合规程。有的拟稿部门不是先将稿件送办公厅(室)审稿,而是直接送主管领导签批,再交核文部门处理,造成文件逆向运转;有的几个部门联合行文,不履行会签手续。七是标题制作不精。不能准确把握“印发”、“转发”、“批转”的区别,以至标题出现常识性错误,有的标题不能简明扼要概括公文内容,转发、印发件机械地抄写原标题,造成文件标题累赘、臃肿。八是数字使用不当。有的同志办文时,常将正文用以表示时间的数字写成汉字。以上这些问题从一定程度上影响了公文的质量。8 d8 G" ~7 Y- k& _1 G7 S
" w( _7 V2 S, G如何从根本上解决公文制发的不规范问题,纠正办文工作中的缺陷与错误,提高公文制发的质量与水平,使公文真正为领导机关、领导者服务,进而为改革开放和经济建设服务,我认为主要应当做好以下几个方面工作:- Z8 h% ?# P+ _, U5 {& ]. U% S! \* m
4 g: h" v% x5 [6 a一、提高对公文规范化意义的认识。
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目前在公文格式规范方面之所以出现一些问题,除客观原因外,主要是各级普遍对公文规范化重要性认识不够,对有关专业知识学习研究不够。有的人认为,公文的质量好坏,主要看内在思想性,格式上出点小错没关系,也有人认为发文无非是一些程式,照套便可。这些认识把公文的内容与形式割裂开来,对于做好核文工作都是不利的。要认识到,公文的格式规范从形式上保证了公文的合法性、权威性和完整性,假如我们撰制出的文件项目残缺、体式不规范,不仅直接影响领导机关形象,而且影响到文件的严肃性,影响贯彻效果,甚至有可能贻误工作。为此,每一个办公室领导及办文人员都必须提高对公文制发规范化的认识,自觉加强对《条例》和有关专业知识的学习,发挥办公室在办文过程中的主观能动作用。
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二、坚持各项办文制度,严把发文审核关。& [7 C! o8 W" o. L: K4 n
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《条例》的具体规定,结合实际,针对存在问题,逐步建立完善各项办文制度。首先应坚持两个原则,一是核文把关部门要坚持对文不对人原则。核稿人应站在全局的角度对待办文工作,不能拘泥于拟稿人的意愿,也不能以职位高低作标准,而应以行文规范为准则,确保文件合乎规范。二是协商解决原则。核稿人在自己观点与他人发生分歧时,应抱着谦虚态度,平心静气与别人商讨,以取得共识,不得消极处理,匆匆交差,更不可自以为是,强令行事。同时办文单位应当养成依法遵章办文的自觉性,克服主观随意性,有关领导也应严格把关,从各个方面堵塞办文不规范问题。其次,各级领导以身作则,带头严格把关,是做好规范行文工作的关键。各级办公厅(室)领导应在照章运作、按程序审核签发、确保公文质量方面把好第一道“关口”。严格遵循办文部门领导会签、专业处(室)复核制度,对于手续不全、不符合规定、不规范的应一律退回重办。为确保统筹归口把关,减少办文过程中的差错,各办公部门应建立由一名主管主任(秘书长)对文件审核把关的制度,以利于加强协调、理顺关系,确保行文规范化的实现。
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三、规范文件格式种类。
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; \4 J# `0 \- d. b3 ^/ \/ f一份完整的文件,除特定的版头外,一般由发文字号、秘级、标题、主送机关、正文、附件、发文机关、“主题词”印刷版记等九部分组成,其中每一部分都有具体的规范和要求。《中国共产党机关公文处理条例》中确定了党委机关常用的14种文种,同时对每个文种的运用范围作了明确的规定,我们应当严格以此规定为准,不能错用和滥用。同是文件,“通知”,“决定”轻重有别,同一个材料;使用的文种不同,份量就迥异。如果文种使用不准确,不但有失规范,也直接影响领导机关文件的权威性。为此,应当一丝不苟、严格划清各类文种使用界限,使每份文件对号入座,各得其所。- l6 H6 N6 n7 M, m R1 x
; A! ]2 q R0 G2 D v& K4 z0 T+ q0 i0 |四、为办文规范化创造有利条件。& g3 C4 W @& f! Y# ~
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搞好公文制发,基础工作至关重要。根据《条例》规定,党的机关办公厅(室)主管本机关公文处理工作,并对下级机关的公文姓理工作进行业务指导。担负起这一职责,各级办公厅应切实加大工作力度:首先,领导者必须注重对公文规范化的领导。公文规范化不只是秘书部门的事,应当走出这个误区。实际上,在公文运转过申,有许多违反规范化的老大难问题,如“文件倒流”、“联合行文过多”、“文件升格”等,其主要的决定因素在于领导。中央领导曾多次要求,地方县以上负责干部,至少有一人学会文法,以便负责修改文电字句。所以,我们提倡领导干部学点公文学,以使公文规范化工作纳入有序状态。其次,从事公文处理工作的同志要严格把关,认真负责。重点把好五关:一是程序和手续关。履行签字手续、相关材料是否齐全,不符应回。二是文种关。要按有类规定对号人座,发何种形式,尽量使用法定文种,不能错用、滥用。三是把好内容和文字关。内容要有思想佳,符合政策,符合逻辑;文字要用公文特定的语言:一要庄严,二要平实,三要简洁,禁官话、套话。四是格式关,主要是版面安排合适,字体型号得当,字行字距,日期版记等是否符合要求。五是行文规则关;一看行文名义是否恰当,党委的主报党委,政府主报政府;二看是否越级行文,如确需,应抄报所越的一级;三看是否多头报送,应确定一个主送单位,特别是请示;四看是否在职权范围内行文。党政办公厅(室)可以根据授权代党委或政府行文,其他部门只能向下级相关部门行文,不能向下级发布批示性公文(以正式文件形式向下级机关提要求任务,并令其落实)。第三是要加强业务建设。要采取理论与实践相结合的措施,对基层办文工作进行指导,通过组织业务培训、印发学习材料、现场参观、定期检查、研讨交流以及好公文评选等形式多样的活动,创造一个有利于公文处理规范化的良好环境,促进各级办公系统公文处理规范化水平的提高。. F5 O2 ?/ r" B3 D- B; W
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总之,公文规范化是一项非常重要而又艰巨的任务,作为职能部门,应当增强使命感、责任感和紧迫感,积极努力,不断探索,勇于实践,务求实效,优质、高效地做好文件制发工作。由此来讲,领导的重视和公文处理人员的努力都是重要的,二者的关系也是辩证的相辅相成的:领导的支持可以创造一个好的环境,促进秘书人员的积极性,秘书人员认真负责地做好工作,积极提出好的建议,同样可以赢得领导的重视和支持,把工作做得更好。
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