浅谈办公室主任角色定位和素质修养

    办公室是单位中的综合部门，起着承上启下、沟通协调的中枢作用，是联系基层、联系群众的桥梁和纽带，也是展示单位形象的窗口。办公室工作任务庞杂、责任重大，不仅要参与政务、处理事务，还要协调关系、做好服务。如何搞好办公室工作与办公室主任能力和素质密不可分。
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2 @, t  z2 \/ f- D( P, m$ n   一、 办公室主任的角色定位
4 P4 O& ~  E* P- }$ `/ }8 b    办公室主任的工作性质从根本上说，具有辅助性和服务性以及协调性等多重性的特点。辅助性是侧重于办公室主任本人的工作责任和地位而言；服务性则侧重于办公室主任的思想意识、职业道德、工作方式、方法来说的；协调性则是办公室主任对内对外、对上对下的工作关系，前两者相对于领导而言，后者相对于工作职责，这些工作性质决定了办公室主任的工作特点，这些特点贯穿于办公室主任工作的始终。就工作而言，它最突出的特点具有以下多重性，即：角色的多重性、工作要求的多重性、工作能力的多重性。
    1、角色的多重性
    所谓角色多重性，是指人们对某种社会地位、身份和职责的一种看法，也是人们对具有特定身份的人的行为期望。这里所说的角色多重性，主要是指办公室主任在组织协调或群体活动中通过各种工作关系所体现出的权利、义务规范和行为模式。办公室主任相对于单位的领导他既是下级又是参谋助手或者说有时又可充当半个秘书角色；相对于办公室内部来说他又是部门领导、是核心、是部门凝聚力的主要源泉；相对于本单位的其它部门，他既是督促落实领导的各项工作要求的执行者，又是协调各部门之间的中介和桥梁；相对于其它单位，他又是一位迎宾待客的接待者，并要求做到举止得体、热情周到、不卑不亢的主人风范形象。所有这些也就决定了办公室主任角色的多重性。当然，在不同的场合、时间、事由，其代表的角色也就可能有所不同。
& o/ Z, Q, o7 w! D. z5 S- f    2、要求的多重性
$ i0 J, j$ q+ t: R    办公室本身是由其属性所决定的，而作为办公室主任所代表的角色也就多重性。因此，对主任在工作上的要求与其它部门负责人的要求也就不尽相同，这是因其部门的工作性质和主任本人的工作职责所决定的。办公室主任的工作要求大体上体现在以下六个方面，即：被动性与主动性相结合；经常性与突击性相结合；事物性与政务性相结合；领导性与群众性相结合；综合性与专业性相结合；管理性与服务性相结合。这六个方面既是矛盾的统一体，又是职责与能力的具体要求。对这些矛盾和职责都需要办公室主任去兼顾并处理好，不能顾此失彼。
    3、能力的多重性
5 w7 e  y; S4 E7 h" B6 j8 `8 M$ n    能力的多重性是相对于办公室主任本人的工作能力而言，它是由其工作职责所决定的。要使办公室的功能得到较好的发挥，办公室主任就必须具备综合能力的多重性。例如：对上准确把握领导意图的能力；对下善于运筹落实的能力；对内除要有管理能力外，还要具备对本单位业务知识的了解和掌握；对外还要具备一定的协调沟通能力等等。这些能力的多重性要求，作为办公室主任应该尽可能地集之于一身。只有这样工作才能运筹自如，得心应手。
    二、办公室主任的素质修养
; C7 V% e3 a$ a: p- S; T    作为单位 "大管家"和单位领导 "左右手"的办公室主任，他的素质高低直接影响着办公室工作乃至整个单位工作的好坏。另一方面，受其工作性质和特点以及工作职责等多方面的客观因素制约，办公室主任更应该提高自身素质，加强个人修养，提升业务水平，特别是着力提高五个方面的素质修养。
% o/ U9 @: f5 z    1、政治素质
    政治素质在办公室主任日常工作中起着极其重要的作用。办公室主任只有具备了良好的政治素质，才能更好地吸引人才、领导下属，才能提高工作的原则性、预见性、系统性和创造性，保证各项工作沿着正确的路线健康发展，不断取得成功。办公室主任的政治素质是诸多素质中的核心，起着决定和主导的作用，它有力地决定和影响着其他素质的形成和发展，反映综合素质的高低。
    2、道德品质修养
4 f9 `0 F2 b9 W; n* `" G  O    办公室主任的道德品质素质除了要遵循一般的道德标准以外，因受其角色定位和思想意识性质的决定，作为部门领导特别是办公室主任要时刻清楚自己的角色，摆正自己的位置，把握好言行分寸，处理好各方面的关系。在主观上要排除个人荣辱，要先人后己，处处比别人多付出，无私才能有德。无论是对上或者对下，都要做到心怀坦荡，一视同仁，以身作则，不断锤炼人格。
   3、心理素质
3 M0 q1 q5 a( C1 t: I0 M办公室主任一点要学会控制自己的情绪，带头保持积极向上的精神状态。在生活中，要豁达开朗乐观向上，妥善处理人际关系，丰富生活情趣，适时调整心态，矫正行为坐标。在工作中，不仅要热爱自己的工作，更要努力施展才智，正确对待工作中的矛盾冲突，把工作着力点放在如何干好、干出特色上来，力争做到让各方面基本满意，自己的心态才踏实。
5 H2 l9 b! c5 }    4、工作能力素质
    在政治素质、道德素质、心理素质等条件等同的情况下，办公室主任能力素质的高低，直接影响到其他工作效率的高低和工作业绩的好坏。作为办公室主任首先要具有当好参谋助手的能力，做到思维敏捷，足智多谋。其次，在工作中应该具备对领导工作意图的理解能力和妥善处理问题的能力。在职权范围内能熟练掌握和运用各种规章制度去抓好工作，事事想在前，处处做在前。第三，还应具有综合协调能力，发挥枢纽和桥梁作用，努力成为既是智囊型又是管理型的综合性人才。第四，办公室主任还有要具有在各种场合下的应酬能力。对内具有亲和力，对外要有协调技巧。工作中既有温和的一面，又要有处理问题果断的一面。
3 n" a6 T6 k, U  u$ q) t5 f& D. d    5.理论知识素质
    办公室主任工作涉及范围极广，具有很强的整体性和综合性。这种工作特点决定了办公室主任必须具备丰富的知识和较高的文化素质。理论知识包括政治理论和业务知识以及现代科学文化技能等。一是政治理论修养。作为一个办公室主任应该对党和国家的方针、政策等政治理论有所掌握；对社会现象的理解和认识要比较敏锐和深刻，特别是自己的独到见解要上升到一定的理论高度。二是业务素质的修养。办公室主任应尽可能地多掌握本工作范围内的业务方面的知识，善于积累有关业务方面的工作经验和基础资料，不断充实自己提升业务素质。三是现代科学技能素质的修养。作为办公室主任应带头学习和掌握现代科学知识和技能，用所掌握的现代科学理论知识指导工作，运用现代科学技能提高工作质量和工作效率。
    三、办公室主任如何加强自身修养
2 A3 k6 G. n  q- L8 z; c    1、善于定位
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       公道正派是办公室系统加强自身建设的永恒主题。打铁必须自身硬，办公室主任必须得强化自身的素质，善于学习，有较高的素质和水平，才能树立一个公道正派的形象，从而影响和带动他人，营造环境。
& I4 h! v8 \# Z. P* n! V4 l　　一、遵纪守法，率先垂范。作为办公室主任首先应该学法、知法、守法、用法，带头遵守单位、行业纪律和规范，做到廉洁自律，严于律已。孔子说过：“其身正，不令则行，其身不正，虽令不行。”用制度约束人，用行动影响人，自身的表率作用就是无言的推销，无声的号令，这种力量胜过千百遍说教，从而营造一个公平、公正、团结向上的团队。
% t, W$ K3 m" S: ^7 P. \8 }　　二、加强学习，强化素质。作为办公室主任要加强学习，公道正派离不开良好的理论修养，强化提高政治素质、道德素质、业务素质和文化素质。其中政治素质是各项素质的保证和统帅，在日常活动中起着重要的作用，它能凝聚人心，领导下属，能提高工作的原则性、预见性、系统性和创造性，能使各项工作沿着正确的路线健康发展；道德素质起着方向性的作用，良好的道德素质会表现出“正直诚实、谦虚谨慎、严于律已、公正无私”。 自身综合素质提高了，这种内在的素质就会在言行中表现出公道正派的形象，赢得人们的尊敬，产生威严、威信和威力。
6 G2 |1 u3 G& h0 i  Y: P1 e" R　　三、健全制度，责任分明。结合实际，认真制定好、完善好、执行好办公室的各项规章制度，坚持用制度约束人、激励人、管理人，建立健全严格规范的工作制度和办事程序，这是做好办公室工作的基础和保证，要让办公室纳入制度化、规范化、科学化的管理轨道，提高办公室的整体工作效率。按制度办事，以理服人，有了行为准则，我们的行为有章可循，减少误解和非议，公道正派就能彰显。制度健全、职责分明，明确工作标准，规范员工行为，从而确保工作正常、公道、有序、高效运转。
　　四、知人善任，公平用人。办公室主任要主动识人，公平用人，善于掌握人的本质，发现人的特点、特长，同时也要清楚人的缺点和不足。用人不偏不倚，不能用感情、好恶、亲疏代替政策，不能用人情替换原则，尺有所短、寸有所长，要善于利用其长处，发挥人的最大潜能，因事设人，把人的才能、专长和岗位、职务、责任协调统一起来。合理用人、量才用人，这既能充分发挥人的主观能动性，最大限度地调动员工工作积极性，也能提高工作效率，彰显公道合理。
+ f2 j2 u* i* h& s! `　　五、工作强度，合理分配。办公室主任，要多深入实际，多指导，多协调，多沟通，多疏导。要熟知办公室业务细节和标准，能指导实践，并了解办公室每个员工具体的工作和劳动强度，做到合理分配，不能“鞭打快牛”或者让“叫唤的孩子有奶吃”，调动员工的工作积极性。
# a6 d% x3 j9 [7 M( O　　六、谦和待人，平等对人。无论对领导、平级还是下级，不卑不亢。宽厚诚恳对人，严谨认真对事，要及时了解下属工作人员的心理状态和物质、精神需要，关心员工的切身利益，解决工作中的困难，属于合理的要求而又能够解决的事情，应及时帮助解决；对于不合理的要求，或一时解决不了的事情，不能不了了之，而应给予必要的解释和说明，求得理解和支持。让员工感受到这是一个温暖的大家庭，增加凝聚力和亲和力，团结共事。
! D* Y' v& x3 l3 T5 Y. ?& Z9 [　　七、容人，爱才，承担责任。办公室主任用人上要心胸坦荡，海量纳人，对所有同事不能求全责备。“金无足赤，人无完人”，善于发现同事的闪光点，对下属品德上要严格要求。业务上要悉心指导，着力提高下属的综合素质。要信任下属、激励下属，增强下属的自信心，使下属经常以一种昂扬向上的精神状态投入工作。遇到问题，敢于承担责任，帮助下属查找原因，找出解决问题的办法，帮助他们把犯过的错误变成有价值和建设性的经历，让下级和整个组织都获益。了解每个人的特点、强项和发展，举荐或调整，满足他们的发展需求，给那些愿干事、爱干事、会干事、能干成事的人才以舞台，让他们有施展才华的机会。

好文章，除了五方面的素质，我还想知道如何加强自身修养。拿来看看。