会议,从功能上来看,具有制定决策、贯彻政策、统一思想、提高认识、总结经验、分析问题、研究工作、通报情况、统筹协调、纠正失误、制定对策、解决问题、提出要求等功能;从种类来看,有决策性会议、总结性会议、部署性会议、座谈联席性会议、宣讲性会议、表彰通报或批评性会议、预备性会议等类型;从性质上来看,有专题性会议、有综合性会议、有法定性会议(如党委系统的常委会、政府系统的常务会、办公会等)、有临时性会议等等。大凡举办会议,都必须做好会议记录和会议纪要,以资备查和对照贯彻落实。但实践过程中,有的同志对会议纪要的整理工作并不甚了然,不是把会议纪要写成“会议记录”,就是把会议纪要写成简单的“会议要目”,很难处理好“记录”与“纪要”的关系,所整理的纪要要么是“水分”太大,内容太杂,“眉毛胡子一把抓”;要么是照搬照套会议纪录,缺乏重点,无法体现会议内涵;要么是简单行事,点到为止,内容干巴肤浅,达不到会议纪要条理性、约束性、指导性和可操作性等特点要求。根据笔者多年的工作实践,要把会议纪要整理得相对得体,合乎规范,就必须在记录整理时注意把握好以下几个问题。4 y) t$ Y% a6 Z2 n4 Q
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一、做好事前准备。通常情况下,举办或召开一次会议,都涉及到会议的组织筹备事宜,包括会议主题的确定、议题的收集、议程的安排及相关背景材料的准备等等。有时候这些工作负责会议记录或整理纪要者自身会全程或部分参与,有时候则有专门人员分工。但无论是何种情况,主笔者都要尽可能地在事前多了解掌握相关情况,根据会议确定的议题,备齐有关背景资料,掌握会议将要研究的主要问题,以便记录整理时心中有数、查找方便。# t, N6 P% @' t: ^
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% `' @3 r* A% c y5 Q" ? 二、忠于会议原意。记录是纪要之基,是起草纪要的蓝本和依据,因此完整、准确、清晰是其基本要求。不管是会议记录还是会议纪要,首先都必须忠实地记下会议的整个原貌,包括时间、地点、参加对象、会议议题和议程、与会者的讲话内容要点、会议总结或议定的事项等等;尤其是要认真领会并忠实记录好主要领导的讲话原意,不可随意偏废。对于每一个参加会议人员的姓名职务,都要认真落实清楚,原本标记。有时候参加会议的对象较多、内容较广、议程也较分散,记录时就要注意分门别类地按所定议题予以记录清楚。对一些不明事项,则应在会后即行予以核实,以免产生贻误或遗漏。9 ~: W( X- H+ m4 T: q/ W7 r! ~7 t+ X1 g
: s% o# `) _- n9 h6 _: O 三、把握会议要点。会议纪要的精髓在于“要”,准确把握会议的要点是整理会议纪要的关键。要掌握会议的要点,又关键在于能抓住与会人员达成的共识和议定的事项,也就是要特别注意围绕主题,从与会者的发言中提炼出会议的观点、主张和结论。具体要做到“四善于”:一是善于区分出讨论性意见和表态性、结论性意见的差别;二是善于抓住主管领导、重点部门或某些权威人士发言的实质;三是善于领会把握和会议主持人的总结性发言;四是善于统合大多数与会者形成共识的意见。可以说,把握了以上四点,就等于把握了会议纪要的基本框架。
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% y I$ F5 o. F3 d/ m) L 四、确定纪要形式。整理会议纪要绝不是把会议记录简单地再抄一遍,而是对会议记录进行综合归纳的再加工、细化和提炼的过程,必须集中精力,趁热打铁,精雕细刻;既不能把会议涉及的全部情况都事无巨细地全写上,又不能断章取义或以偏概全,只写某个人的意见,而必须围绕会议宗旨及主要成果来整理、加工、概括。根据会议纪要的特点,其正文的写法通常有四种,即综述式、分类式、条款式和摘编式。7 Q3 C4 J( H1 s& c8 D0 e7 C3 U
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六、用好规范语言。会议纪要十分讲究表述层次,先写什么,后写什么要非常明确,语言要十分规范,要少用修饰词,不讲含糊不清、模棱两可的话。要站在会议的高度,综合全局的意见,而不能突出个人的意志。通常这种层次是用一些约定俗成的专用语言来表达的,如常用的规范语言有“会议听取了”、“会议认为”、“会议指出”、“会议要求”、“会议强调”、“会议议定”等。此外,由于会议纪要属于法定公文范畴,所以整理成文后还涉及到会审、签发、分送等等问题。它与其它法定公文的显著区别在于一是文末不落款,二是不署日期,三是不缮印。同时使用统一规定的版式,不能以“红头文件”代替。这些,都是需要在实际工作中加以注意的。 |