全县民政干部培训行政公文和信息写作讲稿

鼓岭秘书 · 发表于 2012-11-17 08:42:01

行政公文写作

一、行政公文的含义

行政公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。2000年8月24日，一个科学规范的《国家行政机关公文处理办法》以国务院文件发布，把公文分为13种，这些文种就是行政公文。

1．命令（令）。适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。

2．决定。适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

3．公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

4．通告。适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

5．通知。适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

6．通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

7．议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

8．报告。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

9. 请示。适用于向上级请求指示、批准。

10．批复。适用于答复下级机关的请示事项。

11．意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

12．函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

13．会议纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。

我们使用频率较高的文种只有请示、报告、通知、通报、函五种。

二、公文的特征

1、有鲜明的政治性。

2、有法定的作者。法定作者，即有依法成立并能以自己的名义行使权利和承担义务的组织。

3、有法定的权威和特定的格式。作为机关的喉舌，公文可以代表机关发言代表制发机关的法定权威。因此，制发公文必须统一格式，不能各行其是。

4、有现实的效用。

三、公文的作用

1、有上传下达、互通情报的作用。

2、有工作依据和凭证的作用。

3、有宣传教育的作用。

4、有规定人们行为的规范作用。

四、公文的格式

公文的格式一般包括：标题、主送机关、正文、附件、发文机关（或机关用章）、发文时间、抄送单位、文件版头、公文编号、机密等级、紧急程度、阅读范围等项。

1、标题。公文标题由发文机关、发文事由、公文种类三部分组成，称为公文标题“三要素”。如：《泸县民政局关于表彰2007年度先进工作者的通知》这一文件标题中，“泸县民政局”是发文机关，“关于表彰2007年度先进工作者”是发文事由，“通知”是公文种类。公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容。公文标题的位置在公文的开首，居于正文的上端中央。

2、主送机关。上级机关对下级机关发出的指示、通知、通报等公文，叫普发公文，凡下属机关都是受文机关，也就是发文的主送机关；下级机关向上级机关报告或请示的公文，一般只写一个主送机关，如需同时报送另一机关，可采取抄报形式。主送机关一般写在正文之前、标题之下、顶行写。

3、正文。这是公文的主体，是叙述公文具体内容的，为公文最重要的部分。正文内容要求准确地传达发文机关的有关方针、政策精神，写法力求简明扼要，条理清楚，实事求是，合乎文法，切忌冗长杂乱。请示问题应当一文一事，不要一文数事。

4、发文机关。写在正文的下面偏右处，又称落款。发文机关一般要写全称。也可盖印，不写发文机关。机关印章盖在公文末尾年月日的中间，作为发文机关对公文生效的凭证。

5、发文日期。公文必须注明发文日期，以表明公文从何时开始生效。发文日期位于公文的末尾、发文机关的下面并稍向右错开。发文日期必须写明发文日期的全称，以免日后考察时间发生困难。发文日期一般以领导人签发的日期为准。

6、主题词。一般是将文件的核心内容概括成几个词组列在文尾发文日期下方，如“人事任免通知”，“财务管理规定”等，词组之间不使用标点符号，用醒目的黑体字标出，以便分类归档。

7、抄报、抄送单位，是指需要了解此公文内容的有关单位。送往单位是上级机关列为抄报，是平级或下级机关列为抄送。抄报、抄送单位名称列于文尾，即公文末页下端。为了整齐美观，文尾处的抄报抄送单位、印刷机关和印发时间，一般均用上下两条线隔开，主题词印在第一条线上，文件份数印在第二条线下。

8、文件版头。正式公文一般都有版头，标明是哪个机关的公文。版头以大红套字印上“××××××（机关）文件”，下面加一条红线（党的机关在红线中加一五角星）衬托。

9、公文编号。一般包括机关代字、年号、顺序号。如：“泸县民发[2008]5号”，代表的是泸县民政局二00八年第五号发文。“泸县民发”是泸县民政局的代字，“[2008]”是年号，（年号要使用方括号“[ ]”），“5号”是发文顺序号。几个机关联合发文的，只注明主办机关的发文编号。编号的位置：凡有文件版头的，放在标题的上方红线与文头下面的正中位置；无文件版头的，放在标题下的右侧方。编号的作用：在于统计发文数量，便于公文的管理和查找；在引用公文时，可以作为公文的代号使用。

10、签发人。许多文件尤其是请示或报告，需要印有签发人名，以示对所发文件负责。签发人应排在文头部分，即在版头红线右上方，编号的右下方，字体较编号稍小。一般格式为“签发人：×××”。

11、机密等级。机密公文应根据机密程度划分机密等级，分别注明“绝密”、“机密”、“秘密”等字样。机密等级由发文机关根据公文内容所涉及的机密程度来划定，并据此确定其送递方式，以保证机密的安全。密级的位置：通常放在公文标题的左上方醒目处。机密公文还要按份数编上号码，印在文件版头的左上方，以便查对、清退。

12、紧急程度。这是对公文送达和输时限的要求，分为“急件”、“紧急”、“特急”几种。标明紧急程度是为了引起特别注意，以保证公文的时效，确保紧急工作问题的及时处理。紧急程度的标明，通常也是放在标题左上方的明显处。

13、阅读范围，根据工作需要和机密程度，有些公文还要明确其发送和阅读范围，通常写在发文日期之下，抄报抄送单位之上偏左的地方，并加上括号。如：“（此件发至县团级）”。行政性、事务性的非机密性公文，下级机关对上级机关的行文，都不需特别规定阅读范围。

14、附件。这是指附属于正文的文字材料，它也是某些公文的重要组成部分。附件不是每份公文都有，它是根据需要一般作为正文的补充说明或参考材料的。公文如有附件，应当在正文之后、发文机关之前，注明附件的名称和件数，不可只写“附件如文”或者只写“附件×件”。

15、其他。公文文字一般从左至右横写、横排。拟写、誊写公文，一律用钢笔或毛笔，严禁使用圆珠笔和铅笔，也不要复写。公文纸一般用16开或A4纸，在左侧装订。

五、公文的行文关系

这些文种根据行文关系、文件去向，可分为上行文、平行文、下行文：

上行文──下级机关向所属上级机关的发文，如请示、报告。

平行文──平行机关或不相隶属的机关之间的发文，如通知、函。

下行文──上级机关对所属下级机关的发文，如命令、决定、通知、通报、批复等。

注意事项：

1、下级机关一般应按照直接的隶属关系行文而不要越级行文。

2、行文常规：平行或不相隶属的机关之间，应当使用平行文（如函、通知等），不能使用上行文（如请示、报告等），更不能使用下行文（如命令、决定等）。

3、要分清主送机关和抄送机关。向上级的请示，不要同时抄送下级机关；向下级机关的重要行文，可以抄送直接上级机关。受双重领导的单位向上级机关的请示，应当根据内容写明主送机关和抄报机关，由主送机关负责答复所请求的问题；上级机关向受双重领导的单位行文时，应当抄送另一个上级机关。

4、要注意党政不分的现象。党务和政务事宜要分别行文，凡属政府方面的工作，应以政府名义行文；凡属党委方面的工作，应以党委名义行文。

六、公文写作的基本要求

不同种类的公文，有着不同的具体要求和写作方法，但是，不论哪一种类的公文，都必须做到以下同点：

1、要符合党和国家的方针政策、法律法令和上级机关的有关规定。

2、要符合客观实际，符合工作规律。

3、公文的撰写和修改必须及时、迅速，反对拖拉、积压。

4、词章必须准确、严密、鲜明、生动。注意几点：一是条理要清楚。公文内容要有主有次，有纲有目，层次分明，中心突出，一目了然。二是文字要精炼，篇幅要简短。三是遣词用句要准确。公文要讲究提法、分寸，措词用语要准确地反映客观实际，做到文如其事，恰如其分。四是论理要合符逻辑。公文的观点要明确，概念要准确，切忌模棱两可，含糊其词，产生岐义，耽误工作。五是造句要合符文法，通俗易懂，并注意修辞。不要随便生造一些难解其意的缩略语，对涉及一些平时用简称的单位应使用全称。六是正确使用标点符号。七是正确使用顺序号[ 一、（一）、1、（1）]。

5、要符合保密制度的要求。

七、常见的问题

（一）文种使用不当

有的公文作者不了解或不会正确运用确切的文种，以致长期只使用通知、决定等二三个公文，其余文种一概不用；有的公告、通告、通报分不清，望文生义去应用；有的不知公文中报告与请示是两种不同的文种，经常混淆不清，使用时张冠李戴或干脆写成“请示报告”；有的不知有命令（令）、批示函、会议纪要等公文，遇到该使用这些公文的场合则都用通知等公文去代替。

（二）格式不规范

公文格式上存在的问题，主要有以下表现：1、公文文头不规范；2、标题冗长、混乱、残缺不全；3、主送机关排列混乱；4、结构层次序数混乱；5、附件不符；6、主送、抄送单位不正确。

（三）行文规则混乱

1、越级行文。2、多头行文。3、请示一文多事。4、党政不分。

（四）提法不当

有的公文提出一些未经仔细推敲的方针、口号、任务，而这些方针、口号、任务又往往与党和国家在某一时期的工作方针相违背，从而造成一定的混乱。

（五）名称表述混乱

公文中的人名、地名、单位等名称表述混乱主要有：一是同一名词在一篇公文中数次出现时表述不一致。二是排名次序混乱。三是随意用简称。

（六）时间表述含糊

1、用时间代名词而不用具体日期。2、年份随意省略。3、年份不使用公元纪年。

（七）用词不当

1、词义误用。2、生造词语。3、词语使用不当。4、滥用模糊词语。

（八）不符合语法

不少公文存在不合语法的现象，以致于造成理解上的歧义或错误。1、成分残缺。2、成分多余。3、搭配不当。4、语序不当。

（九）数字使用不统一

公文使用数字概念模糊，书写形式杂乱和不准确，主要有以下几种情况：1、是数字概念不清楚。2、是数字概念不准确。3、是数字书写形式不统一。

八、机关公文的制发程序

凡以机关名义制发的各类文件，均须按以下程序处理：

制发文件单位拟稿 ——送机关办公室核稿 ——呈领导审阅签发 ——机要员登记编号 ——打字校对付印装订 ——机要员用印留存 ——发文单位发出文件

几种常用的公文

一、请示

请示是向主管上级机关请求对某项工作或问题作出指示、给予答复、审核批准时所使用的公文。

（一）什么事情应该请示

一般而言，凡向上级请示的问题，应属于以下几种情况：

1、属于主管上级单位明确规定必须请示批准才能办理的事项。

2、对现行方针、政策、法令、规章、制度等不甚了解，有待上级单位明确答复才能办理的事项。

3、工作中发生了新情况，而无章可循，有等上级明确指示才能办理的事项。

4、因情况特殊难以执行现行规定，有待上级重新指示才能办理的事项。

5、因意见分岐，无法统一，难于工作，有待上级裁决才能办理的事项。

6、有章可循，有法可依，可以开展工作，但因事由重大，为防止工作中失误，需请示上级审核的事项。

7、按上级明文规定，完成一个任务，需报请上级审核的有关事项。

（二）撰写请示需掌握的三个要领：

1、详细、准确地写明请示事由。不仅应在标题上写清，还要在正文里写明请示什么问题，为什么要向上级请求。请示事项要专题专文，以便上级及时答复。

2、明确提出本单位对解决这一问题的意见，供上级参考。意见要写得有理有据，必要时可引证有关的现行政策、规定条文。如本单位意见分岐，要分别陈述不同意见的内容，并加以分析比较，还可提出倾向性的意见，供上级权衡、批复。

3、具体提出对上级的要求。包括希望按某个最佳方案批示；由于时间限制，或事态严重，希望上级尽快答复，甚至务请在什么时限内答复；提请上级批复时需要注意或强调的问题，否则可能引起什么不良后果；在上级正式批复前，建议上级同意暂先按什么原则进行工作等等。向上级提出上述要求的目的，是为了得到上级及时、准确的批复，但行文中切勿使用要挟的言辞。

请示应注意的问题：一文一事的原则。二、材料真实，不要为得到领导批准而虚构情况。三、理由充分，请示事项明确。四、语气平实、恳切，以引起上级的重视。

请示模式：

请示是向直接上级请求指示、批准的公文。必须事前行文，一事一文。上级应在一定的时限内批复。

【标题】一般由发文机关、事由、公文种类三部分组成。如：《××镇关于新修建敬老院的请示》。可以省去发文机关。

【主送机关】接受请求的直接上级机关，在标题下面一行顶格写起。

只写一个，如需同时送其它机关，应用抄报（在文末左下角写明）形式。

【正文】1.请求缘由。一写情况依据（往往用“目前”开头），二写目的说明（用“为...”开头）。

2.请求事项。分层分项写清具体要求，并说透理由，提出充足的事实和理论根据。同时，依据实际情况，提出切实可行的处理意见，作为上级机关进行判断和指示的参考。

3.结尾。只是一句祈使性的话：“当否，请批复”或“以上如无不当，请批准”。

【附件】可有可无。是随同请求的有关材料、图表或其它文件。在正文之后（隔一行）注明附件名称和顺序。

【印章、发文时间】

二、报告

报告是陈述性文件。它的种类很多，按内容可分为专题报告、综合报告、总结报告；按时间可分为年度报告、季度报告、月份报告和工作进程报告等。

为了陈述清楚，报告的拟写方式一般可分为四个部分：1、情况；2、经验；3、问题；4、今后意见。

如果属于自我批评、工作反省的专题报告，也可分为四个部分：1、情况；2、原因；3、责任；4、处理情况和意见。

请示和报告既有相同之处，又有区别。相同之处是两个都是写给上级的上行文，公文里都有陈述意见，反映情况的内容。区别是：第一，时间有别。请示跟报告相比，时间要求更紧迫。请示写的情况是未解决的，属于将来时，报告写的情况是已做过的，属于过去时；第二，内容的侧重点有别。请示着重于请示批准，报告着重于汇报工作；第三，要求有别，请示要求上级必须回复，报告则不必，只供上级参考。简言之：请示是要求上级机关给予答复的文件，而报告则是不要求答复的文件。

报告模式：

报告是向上级机关报告工作、反映情况、提出建议和答复询问的公文。一般事后、事中行文。不要求上级批复，行文较长。报告和总结、调查报告的写法大同小异。常见单位部门的总结同时用于会议，成为报告。

【标题】一般是：“事由＋报告”。

【主送机关】与请示相同。

【正文】种类繁多，正文内容有差异。为学习方便，把报告大致分为二种：

一是综合性报告正文，或称总结性报告。政府及机关单位都要在大会上作此种工作报告。

1.情况简述：工作时间、地点、背景、条件或各项工作的开展情况。这种开头称为概述式。此外还有结论式（议论判断）、说明式（用“为了…”）等。百字上下。

2.成绩做法：这是主体。可以简要叙述一下工作过程。成绩常常通过数字、比较、事实来表现。安排形式有条陈式、小标题式、阶段式和贯通式。

3.经验教训：要有观点、看法和规律，又要有具体的典型事例以及理论分析。常常占五分之一篇幅。

4.今后计划。往往写成今后的工作计划。常常占三分之一篇幅。

各级各类行政机关每年都要作这种总结式的报告。

二是专题性报告正文。着重汇报某项工作或某个问题，特点是专项、特殊，一事一报。

1.概述情况。讲清工作开展情况，或问题发生的原委，事项的起因和经过。

2.说明理由、做法和反映。或取得的成绩和经验，或分析存在的问题及原因，或说明工作做法，或写出群众反映。

3.提出意见。写基本看法，解决问题的建议和办法。

报告要用事实说话，以叙述为主，叙议结合。

【结尾】一般用“特此报告”，“以上报告如无不妥，请批转各地执行”等习惯用语，有的不写。如有附件，与请求相同写法。

最后写发文机关或个人，盖章，写发文时间。

范文：

县纪委、县委组织部：

2005年1月17日，****镇党委、政府召开了2004年度民主生活会。会议的主题是：对照党的十六届四中全会精神和牛玉儒同志先进事迹，围绕加强党的建设和执政能力的提高，针对2004年工作实际，开展批评和自我批评，认真查摆问题，研究提出解决问题的措施、意见和建议，从而进一步树立立党为公、执政为民的执政观，培养求真务实、开拓创新、勤政高效、清正廉洁的作风，增强科学执政、民主执政、依法执政的能力，为今后工作的开展打下良好的基础。***书记主持会议，***参加了会议，***列席了会议。现将会议情况报告如下：

一、会议基本情况。二、会议的主要收获。三、整改措施和努力方向。

三、通知

通知是一种使用范围较广的文体。凡需要特定机关和人员知道、办理的事宜，都可以用通知。但也不能因为通知便于使用而滥用通知。

通知可分为“发布性通知”、“批转性通知”、“事项性通知”、“会议性通知”、“任免通知”五种。这里仅介绍“事项性通知”、“会议性通知”、“任免通知”三种。

1、事项性通知。在上级机关的有关事宜需要使下级机关知道或办理时，如：庆祝某个节日，成立、调整、合并、撤销某个机构，启用印章，更正文件差错，请下级机关报送有关材料等，都可使用这种通知。这种通知，要交待清楚所通知的事项，如何办理，有什么要求等。

2、会议通知。上级机关要召开比较重要的会议时，一般都要提前通知所属有关单位，这就是会议通知。这种通知要求写得明确具体，交待清楚会议名称、主持单位、会议内容、起止时间、参加人员、会议地点、报到地点、携带材料以及其他有关事宜。如果这些事项交待不清，丢三拉四，就可能影响会议的按时召开和正常进行。

3、任免通知。上级机关在任免下级机关的领导人或上级机关的有关任免事项需要下级机关知道时要发任免通知。这种通知的写法比较简单，一般只要写清楚决定任免的时间、机关、会议或依据文件，以及任免人员的具体职务即可。

不论哪种类型的通知，都应该注意以下几点：

1、通知一般都要有一个符合标题“三要素”（即发文机关、事由、文种）的标题，使人一看标题就知道是通知什么事情或要求做什么事情。有些机关简单地使用“通知”作标题，这是不确切的，应尽量避免，更不应提倡。

2、被通知单位就是文件的主送单位，有的通知往往不写被通知单位，这是不妥当的。

3、如果所通知的事项需要被通知的单位尽快知道，可在“通知”之前加“紧急”二字，这就是常见的“紧急通知”。

通知模式：

通知是批转下级公文、转发上级或不相隶属机关公文、发布规章、传达事项和任免干部所用的公文。它是最常用的行政公文。根据其作用分为五种：发布性通知、批转性通知、事项性通知、会议通知和任免通知。

【标题】灵活，甚至只有“通知”这一部分（内容不大重要又是周知的）。但批转性通知的标题按照《办法》“准确简要”的规定，省略文种，即：“批转（或转发）＋（始发机关）原文标题”。

【主送机关】直接上级。

【正文】

发布性通知和批转性通知的正文：“主体（发布或转发的文件）＋批语”。如：“现将《＊＊＊办法》发给你们，请认真贯彻执行。”

事项性通知：原由＋事项＋结语（特此通知）

会议通知：名称、时间、地点、内容、人员、报道时间和地点、需带材料等

任免通知：格式固定

【附件】可有可无

【发文机关】标题中有发文机关并且标题下有发文时间的不署。

【发文时间】用汉字小写数字

四、通报

通报是把工作情况、经验教训、好坏典型事例等，通知所属下级单位的文件。

通报的作用在于沟通消息，互通情报，使有关单位和组织了解工作的进程，树立全局思想，安排自己的工作；或使其学习他地、他人的经验，见贤思齐，推动自己的工作；或使其记取他地、他人的教训，引以为戒，警惕类似问题的发生。因此，撰写此类公文，要放眼全局，拿准所通报内容的普遍意义。要事实准确，把时间、地点、人物、数据、事例、背景都书写清楚。要目的明确，对其原因、影响、经验、教训进行科学地总结，使人得到教益。

通报采用叙事的写法，总的要求：叙事清楚，简明扼要。

五、函

函，即信；公函即公务信件。它是上下级和平行机关或不相隶属机关之间在商洽和联系工作、询问和答复问题时所使用的文体。函的特点是不受公文规定的严格限制，如不用正式文件头，也可不编文件号，有时还可不拟标题，因此用起来极为简便。

公函大体有以下几种用法：

1、下级机关向上级机关询问一般事宜，或上级机关答复或催办下级机关有关事宜。

2、平行机关或不相隶属机关之间商洽有关事宜，

3、用函来通知一般事项。如通知开一般性的会议、要求下级机关报送某项材料或统计某些数字等时，也常用公函。

4、向上级机关请示较小事宜也常用函。

函件采用书写、复印、打印、传真等传递方式均可。

计划类公文和工作总结

一、计划类公文

计划类公文包括：规划、设想、计划、要点、方案、安排等。

工作计划是行政活动中使用范围很广的重要公文。机关、团体、企事业单位的各级机构，对一定时期的工作预先作出安排和打算时，都要制定工作计划，用到“工作计划”这种公文。工作计划实际上有许多不同种类，它们不仅有时间长短之分，而且有范围大小之别。从计划的具体分类来讲，比较长远、宏大的为“规划”，比较切近、具体的为“安排”，比较繁杂、全面的为“方案”，比较简明、概括的为“要点”，比较深入、细致的为“计划”，比较粗略、雏形的为“设想”，无论如何都是计划文种的范畴。不管其如何分类，计划内容的范围都是“做什么”、“怎么做”和“做到何种程度”三大项。

（一）各种工作计划特征和写作特点

１、规划

规划是计划中最宏大的一种：从时间上说，一般都要在三五年以上；从范围上说，大都是全局性工作或涉及面较广的重要工作项目；从内容和写法上说，往往是粗线条的，比较概括，如《泸县经济和社会发展五年规划》，《泸县农业结构调整规划》等。规划是为了对全局或长远工作作出统筹部署，以便明确方向，激发干劲，鼓舞斗志；相对其它计划类公文而言，规划带有方向性、战略性、指导性，因而其内容往往要更具有严肃性、科学性和可行性。这就要求写作者必须首先进行深入的调查和周密的测算，在掌握大量可靠资料的基础上，根据党、国家和具体单位的发展方针确定发展远景和总体目标，然后充分吸收有关意见，以科学的态度，反复经过多种方案的比较、研究和选择，确定各项指标和措施。

规划的具体写法：规划因具有严肃性，所以一般都是通过“指示性通知”来转发的，其格式都是由“标题”和“正文”两部分组成，一般不必再落款，也不用写成文时间。规划的标题是“四要素”写法：单位名称＋时间期限＋内容范围＋“规划”二字。如《四川省“十一五”期间经济发展规划》。规划的正文一般都比较长，大致有以下几方面内容：（１）前言，即有关的背景材料，也就是制定规划的起因和缘由。这是制定规划的依据，因此不能简单地罗列事实，而应把诸多有关情况以过认真地综合、分析，找出其有得因素和不得因素。这样才会使人相信下面所提的规划目标言之有据，有可靠性。（２）指导方针和目标要求。这是规划的纲领和原则，是在前言的基础上提出的，因此既要写得鼓舞人心，又要写得坚定有力，要用精炼的语言，概要地阐述出来。（３）主要任务和政策、措施。这是规划的主体和核心，是解决“做什么”和“怎样做”的问题，因此任务要提得明确，措施要提得概括有力。这部分写作通常有两种结构：对于全面规划或任务项目较多的规划，因其各项任务比较独立，没有多少共同的完成措施，一般采用以任务为主线的“并列式结构”（措施都在各自的任务之后分别提出）；对于专题规划或任务较单一的规划，因其任务项目较少而其项目之间的联系又较大，一般采用任务、措施分说的“分列式结构”。（４）结尾，即远景展望和号召。这部分要写得简短、有力、富有号召力。

２、设想

设想是计划中最粗略的一种：在内容上是初步的，多是不太成熟的想法；在写法上是概括地、粗线条地勾勒。但时间不一定都是远的，范围也不一定都是宏大的。一般说来，时间长远些的称“设想”；范围较广泛的称为“构想”；时间不太长、范围也不太大的则称为“思路”或“打算”。设想是为制定某些规划、计划作出准备的，是一些初步想法。设想在严肃性、科学性和可行性方面的要求相对差一些，因为它是为正式的规划或计划作准备，不是给各级领导看的，就是交群众讨论的，不必也没时间考虑得太周密，只要基本成形就可以，且在提出任务或目标时，往往还有一些简短的论述语句。设想与规划一样，在内容的写法上都是比较原则和概括，不可能也没有必要写得太细、太具体。

设想的具体写法：设想因具有超前性，所以其写作要求并不十分严格，其格式也不大一样：如果是给领导看的，报给上级，就要严肃一些，随报告报送，不必落款，也不必写行文时间；如果是交给群众讨论的，或者不以通知或报告的形式转发或上报，就要落款并写明具体行文时间。设想的标题可以是“四要素”，也可以是“三要素”，或省略单位名称，或省略时间期限，还可以是“两要素”省略单位名称和时间期限，如《关于机构改革的初步设想》。设想的正文一般有两种写法。第一种是只讲目标、要求的条项并列式写法，适用于时间较长远的“设想”或工作计划的最初构思或打算。第二种是也按规划、计划、方案或安排的格式结构，只是内容粗略一些的想法，适用于预备性计划，即只是征求意见的“构想”、“思路”或“打算”。

３、计划

狭义的计划是广义工作计划中最适中的一种。这个特点表现在，时间一般在一年、半年左右，范围一般都是一个单位的工作或某一大项重要工作，内容和写法要比规划具体、深入，要比设想正规、细致，要比方案简明、集中，要比安排阔展、概要。

计划的具体写法：计划由于大多以一个单位的工作内容范围，只在单位内要求执行，所以一般不以文件形式下发，因而除标题和正文外，往往还要在题下或文后标明“×年×月×日制定”字样，以示郑重。计划的标题也是“四要素”写法，其中哪一个要素都不应省略。正文写法，由于计划是对一个单位的全面工作或某一项重要工作的具体要求，所以写作是要比规划和设想都要具体、详细得多。一般包括以下几方面内容：（１）开头，或阐述依据，或概述情况，或直述目的，要写得简明扼要；（２）主体，即计划的核心内容，阐述“做什么”（目标、任务）、“做到什么程度”（要求）和“怎样做”（措施办法）三项内容，既要写得全面周到，又要写得有条不紊，具体明白。全面工作计划一般采取“并列式结构”（任务、措施分说）。（３）结尾，或突出重点，或强调有关事项，或提出简短号召，当然也可不写结尾。

４、要点

所谓要点，实际就是计划的摘要，即经过整理，把主要内容摘出来的计划。一般以文件下发的计划都采用“要点”的形式。

要点的具体写法：要点大多是上级机关某一项重要或较大工作计划的摘要，一般都要以文件形式下发，因而多用某个通知作“文件头”，所以只要有标题和正文两部分内容就可以了，不必再落款，再写成文时间；但也有些要点，由于涉及的工作重大，为郑重起见，往往要在标题下标明发文机关名称和制发具体时间。要点的标题可写“四要素”，也可写“三要素”，但“三要素”的写法一般要在题下标明被省略的发文机关名称。正文写法，由于要点的内容是摘录计划的主要之点，所以其正文都写得比较概要，既不要兼顾到各个方面，也不必讲具体做法，更不用讲道理；没有过渡段，段落也不长。在结构方式上，大都是并列式，可分若干项目一贯到底，也可分几大项，大项下分若干小项，其中的小项可在每一大项下单独排列，也可全文排列。

５、方案

方案是计划中内容最为复杂的一种。由于一些具有某种职能的具体工作比较复杂，不作全面部署不足以说明问题，因而公文内容构成势必要繁琐一些，一般有指导思想、主要目标、工作重点、实施步骤、政策措施、具体要求等项目。

方案的具体写法：方案的内容由于是上级对下级或涉及面比较大的工作，一般都用带“文件头”形式下发，所以不用落款，只有标题、成文时间和正文三部分内容。方案的标题有两种写法：一个是“三要素”写法，即由发文机关、计划内容和文种三部分组成，如《四川师范大学五年发展规划总体方案》；一个是“两要素”写法，即省略发文机关，但这个发文机关必须在领头的“批示性通知”（文件头）的标题中体现出来，如《治理采掘工业危机，实现良性循环方案》。成文时间，为郑重起见，方案的成文时间一般不省略，而且要注在标题下。方案的正文一般有两种写法：一是常规写法，即按“指导方针”、“主要目标（重点）”、“实施步骤”、“政策措施”及“要求”几个部分来写，这个较固定的程序适合于一般常规性单项工作；二是变项写法，即根据实际需要加项或减项的写法，适合于特殊性的单项工作。但不管哪种写法，“主要目标”、“实施步骤”、“政策措施”这三项必不可少的，实际写作时的称呼可以不同，如把“主要目标”称为“目标和任务”或“目标和对策”等，把“政策措施”称为“实施办法”或“组织措施”等。在“主要目标”一项中，一般还要分总体目标和具体目标；“实施步骤”一般还要分基本步骤或阶段和关键步骤，关键步骤里还有重点工作项目；“政策措施”的内容里一般还要分“政策保证”、“组织保证”和“具体措施”等。

６、安排

安排是计划中最为具体的一种格式：由于其工作比较确切、单一，不作具体安排就不能达到目的，所以其内容要写得详细一些，这样容易使人把握。

安排的具体写法：安排的内容由于是涉及范围较小或单位内部的工作，所以一般有两种发文形式：一种是上级对下级安排工作，尽管涉及面较小，也要用“文件头”形式下发。“安排”的格式是“标题”和“正文”两部分。另一种，如果是单位内部的工作安排，也可直接下发文件，格式就由“标题”、“正文”、“落款及时间”三部分组成。但不管哪种形式，作为“安排”本身都不该有受文单位，如果必须有，则或者以“文件头”形式下发，或者以“关于.....安排的通知”名义下发。安排的标题可是“三要素”写法，也可是“两要素”写法（省略机关名称）。安排的正文一般由“开头”、“主体”和“结尾”三部分组成；也有的省略“结尾”，“主体”结束，正文即随之结束。“开头”同计划的开头差不多，或阐述依据，或概述简明扼要。“主体”是正文的核心，一般包括任务、要求、步骤、措施四方面内容。在结构上可按这四方面内容分项来写；也可把任务和要求合在一起，把步骤和措施合在一起来写；还可以先写总任务，然后按时间先后顺序一项一项地写具体任务，每一项有每一项的要求及措施，要依据工作性质及具体内容来定。但不管怎样结构，其任务都要具体，其要求都要明确，其措施都要得当。

方案和安排有共同之处，即写作题材都是单项的工作，即只对一项工作作出部署和安排。这也正是方案、安排与规划、设想、计划、要点的根本不同。但二者在内容范围上也有个大小之分：方案的内容范围适合于上级对下级或涉及面比较大的工作，安排的内容范围则适合于单位内部或涉及面较小的工作，如《泸县民政局关于安居工程的工作安排》。方案和安排还有一种较为概要一点的写法，以便于下级具体实施时灵活掌握，叫做“意见”：方案大多称“实施意见”，如《泸县民政局关于安居工程的工作的实施意见》；安排往往称“安排意见”，如《泸县民政系统关于开展增收节支活动的安排意见》。在此需要说明的是，有些机关把单位内部或涉及面很窄的单项工作计划也称之为“方案”，这是不合适的，因为这些工作都比较切近、具体，也并不复杂，只要用“安排”就足够了，如果较为原则，则可称为“安排意见”。

（二）写好计划的方法

写好计划可能是公文写作中比较难的事。因为这不仅仅是个人文字表达上的事，还是个涉及具体工作业务的组织和安排问题，需要有长远眼光和领导魄力，这种写作是一个人综合能力的表现。但是在写作上也有一些章法。首先，写作者必须分清这个计划的内容属于哪一类，适合用哪一个具体的计划种类来表达，从而确定具体文种，即是规划、设想、计划、要点、方案、安排中的哪一种。然后，再根据具体内容和文种写作要求进行写作。如果是时间较长、范围较广的计划，就要用“规划”。因为规划不必也不能写得太细，只要能起到明确方向，鼓舞人心，激发热情的作用也就差不多了。当然这并不是说规划就可以写得不切实际；但规划的切合实际问题的确只是个大致的切合。如果是初步的、不太成熟的计划，就要用“设想”。因为设想是为计划作准备的，也不必写得很细，甚至不用写得很好，只要能把大致的“思路”或想法写出来也就够了。但这也不是说设想就可以写得没条理，而只是说它更注重“想”，即要有突破和创新。如果计划内容是某一项工作，一般则用“方案”或“安排”，工作项目比较复杂者用“方案”，较简单者为“安排”。因为方案和安排都必须写得很细（或很全面，或很具体），否则工作就没法开展。当然，若考虑到要给下级执行中留有余地，这方案可变成“实施意见”，这安排也可变成“安排意见”。如果计划内容既不是单项工作，又不是很宏大的，这就该用真正的“计划”了。因为狭义的计划是广义计划中最适中的一种。当然，若只想把这计划摘要加以公布，则可用“要点”来写。

（三）计划写作注意事项

不论哪种计划，写作中都必须注意掌握以下五条原则：第一，对上负责的原则。要坚决贯彻执行党和国家的有关方针、政策和上级的指示精神，反对本位主义。第二，切实可行的原则。要从实际情况出发定目标、定任务、定标准，既不要因循守旧，也不要盲目冒进。即使是做规划和设想，也应当保证可行，能基本做到，其目标要明确，其措施要可行，其要求也是可以达到的。第三，集思广益的原则。要深入调查研究，广泛听取群众意见、博采众长，反对主观主义。第四，突出重点的原则。要分清轻重缓急，突出重点，以点带面，不能眉毛胡子一把抓。第五，防患未然的原则。要预先想到实行中可能发行的偏差，可能出现的故障，有必要的防范措施或补充办法。

二、工作总结

（一）工作总结的概念

总结是对过去某一时期或某项工作的情况（包括成绩、经验和存在的问题）的总回顾、评价和结论。

（二）工作总结的作用

认真进行工作总结是我党在长期革命斗争和建设中形成的一个好传统。其作用是：

1、总结是推动工作前进的重要环节

任何一项工作，不管是个人或群体去进行都需要多次反复操作、辛勤劳动才能完成。每一次具体实践，都有成绩与失误、经验与教训，及时总结就会及时取得经验教训，提高认识和工作技能。不断实践，不断总结，那么人们对客观事物的认识也就越来越深刻，知识越来越广，智慧越来越高，所进行的事业通过总结才会不断发展、前进。

2、总结是寻找工作规律的重要手段

任何一种事物、一项工作，都存在内在联系、外部制约，都有它自身的发展、运动规律。遵循这些客观规律办事就能顺利达到预期的目的，否则就会受到违背规律的惩罚而招致失败。而要找寻、发现客观规律的途径就需要总结。

3、总结是培养、提高工作能力的重要途径

一个人的工作能力是指他承担某项工作、执行某项业务、任务的能力。具体表现有两方面，一是他的专业知识水平，二是他解决、处理实际工作的能力。在实践中二者常常是揉合在一起，相得益彰。运用所学知识处理实际工作的能力主要通过实践培养起来的，绝不是天生的。因此，总结是提高能力的重要手段。

4、总结是团结群众争取领导支持的好渠道

一件工作、一项任务完成之后必须进行总结，在总结中全面、深入地回顾、检查，找出成绩与缺点、胜利与失败、经验与教训，实事求是地作出正确评价，使大家认识统一。这样的总结群众心服口服，把群众最大限度地团结起来。同时，通过总结把成绩、经验、问题和今后的努力方向等向领导部门汇报，能引起领导的重视，争取领导的支持、指导。

（三）工作总结的分类

总结可以大体分为：全面总结、专题总结、个人总结三类。

（四）总结的结构

总结一般分为：标题、主送机关、正文、署名四部分。

1、标题。一般是根据中心内容、目的要求、总结方向来定。同一事物因总结的方向——侧重点不同其标题也就不同。总结标题有单标题，也有双标题。字迹要醒目。单标题就是只有一个题目，如《我省干部选任制度改革的一次成功尝试》。一般说，总结的标题由总结的单位名称、总结的时间、总结的内容或种类三部分组成。如 “××镇社会事务办2007年度工作总结”也可以省略其中一部分，如：“三季度工作总结”，省略了单位名称。毛泽东的《关于打退第二次反共高潮的总结》，其标题不仅省略了总结的单位名称，也省略了时限。

双标题就是分正副标题。正标题往往是揭示主题—— 即所需总结提炼的东西，副标题往往指明总结的内容、单位、时间等。例如：辛勤拼搏结硕果——××镇二00七年度工作总结

2、前言。即写在前面的话，总结起始的段落。其作用在于用简炼的文字概括交代总结的问题；或者说明所要总结的问题、时间、地点、背景、事情的大致经过；或者将总结的中心内容：主要经验、成绩与效果等作概括的提示；或者将工作的过程、基本情况、突出的成绩作简洁的介绍。其目的在于让读者对总结的全貌有一个概括的了解、为阅读、理解全篇打下基础。

3、正文。正文是总结的主体，一篇总结是否抓住了事情的本质，实事求是地反映出了成绩与问题，科学地总结出了经验与教训，文章是否中心突出，重点明确、阐述透彻、逻辑性强、使人信，全赖于主体部分的写作水平与质量。因此，一定要花大力气把立体部分的材料安排好、写好。正文的基本内容是做法和体会、成绩和缺点、经验和教训。

（1）成绩和经验

这是总结的目的，是正文的关键部分，这部分材料如何安排很重要，一般写法有二。一是写出做法，成绩之后再写经验。即表述成绩、做法之后从分析成功的原因、主客观条件中得出经验教益。二是写做法、成绩的同时写出经验，“寓经验于做法之中”。也有在做法，成绩之后用“心得体会”的方式来介绍经验，这实际是前一种写法。成绩和经验是总结的中心和重点，是构成总结正文的支柱。所谓成绩是工作实践过程中所得到的物质成果和精神成果。所谓经验是指在工作中取得的优良成绩和成功的原因。在总结中，成绩表现为物质成果，一般运用一些准确的数字表现出来。精神成果则要用前后对比的典型事例来说明思想觉悟的提高和精神境界的高尚，使精神成果在总结中看得见、摸得着，才有感染力和说明力。

（2）存在的问题和教训

一般放在成绩与经验之后写。存在的问题虽不在每一篇总结中都写，但思想上一定要有个正确的认识。每篇总结都要坚持辩论法，坚持一分为二的两点论，既看到成绩又看到存在的问题，分清主流和枝节。这样才能发扬成绩、纠正错误，虚心谨慎，继续前进。写存在的问题与教训要中肯、恰当、实事求是。

4、结尾一般写今后努力的方向，或者写今后的打算。这部分要精炼、简洁。

5、署名和日期。署名写在结尾的右下方，在署名下边写上总结的年、月、日，如为突出单位，把单位名称写在标题下边，则结尾只落上日期即可。

三、电子公文

随着网络化的发展，公文通过E-mail的方式批阅使传统的办公模式正在发生着革命性的变化，但现在国内缺少实现网上公文批阅的软件，文件容易被拷贝、篡改，企业的办公方式还无法真正实现无纸化。

电子公文的写法

电子公文主要由主题、事项或附件落款组成。

1、收件单位/人

2、抄送单位/人

3、主题。相当与公文的标题，如《关于***请示》、《关于****报告》。

4、事项。公文的主要内容，包括发文目的，事项等（与日常公文协作方法一致），若提供相关文件或报告等，可以附件方式发送（注明）。

5、落款。署名及成文时间

递交程序以递交直属领导为宜。

信息写作

邓小平同志曾说：“现在不是讲信息重要吗？确实很重要。做管理工作的人没有信息，就是鼻子不通，耳目不灵。”所以，我们做信息的，从事的就是一项为了领导“耳聪目明”的事业。

我们今天所讨论的信息工作，是机关内部的一项专门性工作，属于办公室工作的一个组成部分。在政府系统，称作政务信息工作，在党委系统称作党务信息工作，两者统称为党政信息工作。

下面，我就信息的编写、采集及信息制度建设等具体工作，谈一点个人的认识。

一、信息编写的基本方法

写好信息，关键在实践，在实际工作中多练、多体会。在总体把握上，我认为要做到三点。

1、吃透上情，摸清下情。宣传工作上有几句行话，叫“紧跟上头，摸清下头，握紧拳头，快打快收”。信息工作与宣传工作有相似之处，吃透上情，摸清下情，是做好信息工作，也是搞好信息写作的前提和基础。信息是写给领导和领导机关看的，如果不了解党的中心工作，党委、政府的重要工作部署，就不能紧紧围绕领导和领导机关的需求收集、提供信息，写信息时也会离题万里。写信息，同时也是反映基层贯彻党和国家政府有关情况、反映基层群众呼声愿望和重大的社情民意的过程，如不注意了解基层的情况，写信息时就会“手中无粮，心里发慌”，或“失之毫厘，差之千里”。总之，吃不透两头，就写不好信息，就会给工作带来被动。信息工作人员只有提高理论水平和政策水平及综合分析能力，同时注意利用各种机会和形式深入基层了解掌握情况，才能自如地应用收集到的信息素材，写出对领导决策有用的信息来。

2、实事求是，尊重客观事实。信息是为领导决策和指导工作服务的。因此，编写信息时必须真实准确，一就是一，二就是二，既不能夸大，也不能缩小。对一些关系重大的信息素材，还要经过核实，数字要准确无误，结论要符合实际，办法要切实可行。在这里假不行，模棱两可、似是而非也不行。编写信息做到实事求是，尊重客观事实，关键是要有高度的责任心，要有对事业、对工作高度负责的态度。

3、文字要讲究，条理要清楚。信息的编写要中心突出，有主有次，语言文字规范。实际写作时，要尽量避免和克服可能出现的一些通病（7忌）。一忌面面俱到。不要总担心说得不够全面，把摊子铺得很大，在大问题里套小问题，过于繁琐。二忌语言不够简练。编写信息要“惜墨如金”，凡与表现主题无关的话以及不必要的重复和解释应坚决删去。三忌穿靴戴帽，入题太慢。信息写作应直截了当，开门见山地把事实写清楚。四忌结构不合理。一般情况下，信息是把主要事实放在前边写，然后再分析原因，提出建议，以适应领导工作快节奏的需要。五忌详简不当。信息需要简练，但在表达上哪些需要简述、哪些需要详谈，要根据信息所表达的主题来把握。把握不好，就有可能详简不当，空洞无物，影响原意的表达。六忌使用语言和标点符合不准确。编写信息时要用词恰当，符合语法，逻辑严谨。切忌生造名词，乱加形容词。七忌行文不规范。在编信息时，引用人名、地名、机关名称不要随意简化，所用字体、统计数字、计量单位要统一规范。

二、信息标题与主体的写作方法

（一）标题就是表明信息内容的短语。是信息的眼睛，在一篇信息中占据首要位置。因为一篇信息是否有份量，价值是大还是小，读者首先是从标题上作出估量的。一般情况下，标题有四种，数字型、词汇型、杂合型、短语型。

1、数字型标题数字最有说服力，这种类型的信息标题能充分表明信息本身朴实无华的特点，常用来说明事情的结果、结尾或一个段落过后所取得的成绩。这类信息标题制作，要在文中找出全篇信息最具关键性、代表性的数字，来表明信息的主题或基本含义。以达到直截了当，以点带面的效果。如：“××市首季引进农业项目资金6.74亿元”、“××市一季度旅游收入1.51亿元同比增长87.1%”等，直观明白，一目了然，不看信息内容就知道信息的中心议题。要避免出现“效果显著”、“形势喜人”“开门红”、“上台阶”等模糊的带有形容性的字词。如“××市首季引进农业项目资金形势喜人”、 “××市一季度旅游收入实现开门红”等标题就非常模糊，不知道具体情况，比较起来就没有前者更有说服力。此类信息标题一般在反映工作进度、工作成绩等信息中较为常见。

2、词汇型标题

这种类型的信息标题常用来说明事情的发展过程。从标题的逻辑性看，能统领全篇，不含糊其辞，真正能够起到一眼看去就明白这条信息要反映哪方面的内容，有什么重要的情况，所言之事的缓急程度如何等。在制作此类标题中且忌凭空产生，要通过对信息材料的分析、整理，找出其内在规律，得出正确结论，用有代表性的词汇来代替。遇到较长的词组，尽可能的把它加以压缩、简化，经过压缩达到标题内容不能再削减，表达这些内容的文字不能再精炼的程度。如：“××市重点扶持四类民营企业促进民营经济‘四化’”、“××‘六改、四配套’抓粮食生产工作”、“××三项承诺打造亲民政府”等标题可以直接看出整篇信息的基本框架、结构以及中心内容。一般避免出现“强化措施”、“认真做好”、“从几个面入手”、“多种形式”等不能明确表述信息内容的词句。如：“××市强化措施扶持四类民营企业”、“××从几个方面入手抓好粮食生产工作”、“××着力打造亲民政府”等标题虽然能说明问题，但显得平铺直叙，很可能因为题目的原因把这些好的信息变成常规性的、没有新意的信息。此类信息标题一般在经验介绍、工作措施等信息中较为常见。

3、杂合型标题

这种类型的信息标题是词句和数字并用，表述更全面、准确，通过标题就能知道事情发展的过程和结果。从标题的结构上看，更趋严紧性，逻辑性更强。如“××民企安置13.67万下岗失业人员成为就业和再就业主渠道”、“国庆期间全市餐饮企业实现销售收入××万元，同比增长××%”。此类信息标题一般在综合性、突发性、动态性信息中较为常见。

4、短语型标题

这类信息标题不仅内容要有新意，而且标题要突破定式，给人以耳目一新的感觉。因为反映的信息事实新鲜，其内容所含事实往往不止一件。因此，在制作此类标题时，一要合乎语法，尽可能用主语、谓语、宾语齐全的完整句。二要适应人们的阅读习惯，要“顺”着写，一般不用倒装句，尽可能使其节奏明快，有可读性。如：“××市委办实行“8+2、5+1”学习制度打造学习型办公室”、“基层建议在推行农业产业化过程中应解决好四个方面的问题”等。此类信息标题一般在专题性、反映性、建议性等类型的信息中较为常见。

（二）主体是信息中叙述和展开事实的主干部分，也是决定信息质量和价值的关键部分。

从主体各部分反映的内容看，其基本结构形式有：①动态信息，包括下级贯彻落实上级某一重要指示精神的情况，机关的重要活动、重大部署、工作动态、敌情、社情、灾情、突发事件等，其主体部分的基本结构形式是：“做法——效果”，或“情况——处理结果”。②经验信息，即介绍可资借鉴、有推广价值的工作经验的信息，其主体部分的基本结构形式是“成果——做法——经验”或“做法——经验——成果”。也可把“经验”和“做法”揉在一起，使主体成为成果——做法（经验）两个部分，或是把“成果”写进导语中，主体就是“经验”或“做法”介绍。③问题信息，即反映领导机关需要关注或加以解决的各种问题的信息。这类信息主体部分的基本结构形式是“问题——原因——建议（意见）”，或“问题——原因”，或“问题——建议（意见）”。④意见信息，是指某地（单位）或某人对某些事情的看法和见解的信息，其主体部分的基本结构形式是“意见——理由”或“事由——意见”等。这里要强调的是，不论以上哪种信息，都力求短小精干，要在几百字中把一个问题讲具体、讲透彻、讲准确。要做到能几百字表达清楚的，不用一千字，能用一千字说明问题的决不用一千几百字。这也就是我们常说的多一字不要，少一字不行。

在主体的行文上，要把握好三个字。一是行文要“准”。内容反映要准确，观点归纳要准确，政策依据要准确，不能用个人观点代替政策。二是写信息要“全”，即信息的要素要全，时间、地点、数量，反映什么问题，已经做了什么事，这些要素不能少。三是文字要“精”。信息写作有句行话叫“砍头斩尾紧肚皮”，也就是说，信息写作一般不要引言，不用导语，这是“砍头”；结束时一般不要用“总之”，“总而言之”，这是“斩尾”；“紧肚皮”就是中间的文字表述要尽量减少文字、精练文字。

《文稿,还能这样写》作者雄文	《笔杆子碎语》作者王一端	《机关文稿写作入门》作者杨新宇	《机关文字工作五十讲》作者何新国
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