对新时期秘书素质的几点思考

　　随着全球经济一体化的发展，特别是加入WTO后，我国经济逐步融于世界经济大潮，在一定程度上改变了我国社会经济生活格局，对人们的思想意识、价值观念和工作追求形成了强烈冲击。这些改变也使秘书工作的基础和环境发生了相应变化，进而引起秘书群体的思想观念、素质能力、职责任务及工作方式等一系列变革。因此，做好新形势下的秘书工作，是对现代秘书素质和能力的考验，有必要加以探讨。
　　一、现代秘书必须具备新的能力
　　秘书工作是一种对知识、能力和技术要求都很高的专业性工作，有其独特的性质和规律。加入WTO后，社会经济发展的新特点对秘书人员的能力提出了更新、更高的要求。现代秘书必须具备以下能力，才能不断适应工作需要。一是前瞻性思维能力。参谋、智囊作用是秘书工作的重要职能。现代秘书要发挥好参谋智囊作用就必须具备前瞻性的思维能力。没有思维的前瞻性，就谈不上秘书工作的预见性，也就很难掌握工作的主动权。随着科技的迅猛发展和交通、通信手段的日益现代化，地球在变小，人们的思维在扩大，加入WTO后我国社会政治经济生活将变得更加复杂，领导和管理工作难度也将日益加大，现代秘书不具备前瞻性的思维，就很难适应日益开放的世界，就不能拓宽视野，超前思考，看清国际经济发展新动向及长远发展趋势，就不能对本单位、本部门的工作做出理性分析和前瞻性思考，提出切合实际的发展意见和建议，也就不能很好地承担起新形势下的各项秘书工作任务。二是涉猎新知识能力。秘书工作的特点和性质，决定了秘书的知识涉猎面要宽，内容要新，这是为领导当好参谋助手、搞好决策服务的基础。当今世界，科技日新月异，社会发展突飞猛进，知识更新速度惊人。新的时代，造就许多新的知识，面临许多新的概念，如信息知识、网络知识、证券知识以及新经济、基因、纳米等新概念，都需要秘书人员去了解和掌握，否则就会落后于时代的发展步伐，变成新的文盲。当然，秘书人员所需知识不可能象专业人员那么深与精，但只有不断的学习，才能与领导的知识形成互补，不断满足日益发展的秘书工作需要。三是掌握新技术能力。传统秘书工作有相当一部分是从事纸上文字工作的。在战争年代，有“首长的嘴，通信员的腿，秘书的笔，警卫员的水”之说。如今，电脑已进入千家万户，成为人们的日常办公工具。信息技术、多媒体技术和电子网络的发展，也是电子政务、家庭办公、网上交易成为普遍现象。美国著明未来学家阿尔温.托夫勒说：“谁掌握了信息，控制了网络，谁就掌握了整个世界。”秘书人员作为领导的信息源，掌握好信息技术，对于辅助领导决策、协助领导管理，开阔领导思路都具有非常重要的现实意义。因此，现代秘书必须掌握计算机技术和必备的信息网络技术，这是对秘书素质的基本要求。此外，秘书人员还广泛学习外语、驾驶、通信等技术，以不断适应现代办公的需要。
　　二、现代秘书必须具备良好的礼仪素质
　　现代社会，文明程度空前发展，对人类礼仪素质提出了较高要求。良好的礼仪修养，不仅能折射出一个人的文化素质、道德修养、精神风貌和工作态度，给人留下深刻的印象，也有助于同他人进行沟通和交流，方便工作开展。秘书人员的性质和特点决定了秘书必须具备较高的礼仪修养，具体来说要做到以下三点。一是尊重领导。秘书主要是为领导提供服务的。这种特殊性，决定了秘书有时具有“很大”的权力。因此，作为秘书人员一定要保持清醒的头脑，充分把握好自己的角色地位和作用，甘当“绿叶”和“小草”，参谋而不决断，服务而不越位，认真做好本职工作，切实为领导搞好服务，决不能代替领导决策。二是注意仪表。秘书人员在工作和社交场合都应该注意自己的仪表举止，体现出优雅的风度和较高的修养。大体要求是:穿着要端庄大方，打扮要美观得体，仪容要整洁，举止要文雅，不能标新立异，穿奇装异服，也不要扭扭捏捏，矫揉造作，不管什么场合，都应站有站相，坐有坐姿，精神饱满，以显成熟、精干、高效，给人以良好形象。三是热情文明。秘书人员经常要与各方面、各层次的人群接触，这些人群由于地位、经历、学识、水平和修养的不同，性格各异，感情丰富，这就对秘书人员的待人接物提出了较高要求。秘书人员决不能因为自己处于领导身边，就自我感觉特殊，趾高气扬。要坚持做到尊重他人、热情亲切、诚恳友善，办事耐心，努力为每一个对象提供最佳服务。此外，秘书人员还应该养成说文明话、办文明事的良好习惯，多讲文明用语，谈笑要有节制，处事体现水平，努力做到亲切、准确、得体、诚挚、热情，充分表现良好的道德素养。如果一个人个性张狂，语言粗鲁，爱指手划脚，就不适合做秘书工作。
3 K) H7 x- P& o6 @. W　　三、现代秘书要具备良好的人格素质
& n0 v3 p* p! F  S# e" `( v2 E& _　　高尚的人格能产生巨大的人格力量。优良的人格是秘书人员成就事业的道德力量，是树立良好形象的重要条件，是做好秘书工作的基础。秘书人员要有效地辅助领导工作，就必须树立优良的人格。一是独立人格。秘书工作从属于领导工作，但是秘书人员在人格上应该是独立的，不存在任何依赖性。秘书人格的独立性具体表现在自立、自制和自主能力上。自立表现为独立处理问题能力，自制即自我控制能力，自主是指敢于坚持原则和正确的意见。在重大原则性问题上，尤其是在领导者之间意见不统一的情况，秘书人员能够做到坚持原则和正确意见更是难能可贵。二是正直人格。诚实正直，说老实话，办老实事，做老实人，是做人的基本准则，也是秘书工作最基本的行为规范。诚实正直的人格主要体现为两点。一点是敢讲真话。当然，秘书人员向领导劝谏必须要以事实为依据，注意场合时机，讲究说话艺术，使领导能愉快地接受你的意见。一点是廉洁自律。秘书身份特殊，地位特殊，但绝不能利用特殊身份谋取个人利益。要切实做到心不乱想，话不乱说，嘴不乱吃，手不乱伸，甘于清贫，乐于奉献。三是健康人格。秘书工作是枯燥的，但一旦树立健康的人格追求，也会变得丰富多彩。一要有理想。即根据秘书人员职业特点，实事求是确立自己的奋斗目标，并努力去争取和实现；二要有抱负。要始终保持坚定的政治信仰和政治方向，为共产主义事业奋斗终身；三要有爱心。要学会爱，善于爱，真心做群众的朋友。要尊重他人，关心他人，宽以待人，既能容人之短，又能容人之功，既能听赞扬之语，又能听批评之言，给人以信赖、安全和亲近之感。五要有健康的人生态度。对人对事要有深入独特的思考和理解，具备豁达的处事心态，淡泊名利，勤于满足，热爱生活，爱岗敬业，乐于奉献，耐得住清贫，经得起考验，安然于寂默，时时处处保持一颗平常之心。高永强