作为秘书工作者，日常工作中遇到需请示报告的事项，免不了要做汇报。是否能准确判断一事项该不该往上汇报、何时汇报、汇报什么，不仅体现了一名秘书工作者的综合素养，也关系到事项能否得到及时妥善处理。一件平常事能不能办得好，在大家学历、资历相当的情况下，差别往往就在于对细节的把握。现在人们常说细节决定成败,我认为细节未必决定成败,但以细节必定影响成败来形容汇报时对细节把握的重要性是一点不为过。结合具体实践,我认为,要做好汇报这一门功课,关键要从三个环节上下“细”功。
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; B" U0 ]! e* Z- `. G' \9 N, P9 [一、要分清职责,是否汇报细权衡) q5 e- I; ?/ p' P" U. e; V/ x
* S4 e; p+ w4 {$ d 一个合格的秘书工作者,在接到有关信息时首先要对照自己的工作职责做出初步的判断,衡量该事宜是不是属于自己职权范围内必须处理的事,如果是即应自行处理了事,一般不必上报;反之超出自己职权范围的,应当及时向上一级或有关责任人汇报。在根据职权对信息进行权衡时,还要结合工作经验,判断情况是否重要、是否属领导关注的事宜,如果是即便是在职责范围内应处理的事,也要考虑适时向有关人员汇报。在日常工作中,有的秘书工作者习惯于当传声筒,凡事不论大小、不分巨细,一律往上报。这样做表面看来什么事都不会在他们手中耽误了,可实际上,这种对信息不分析、不过滤的行为,既有悖职级负责制的原则,也增加了上级领导的工作负担, 让上级把精力花费在一些不必要的琐事上。另一种情况,则是有的秘书工作者接收到不属于自己处理范围的事项,未作细致探究,或未作处理不汇报,或擅自处理不汇报,最终酿成了不该发生的事故。记得我刚参加工作时,一位老秘书工作者就给我讲过一件事,一位秘书把领导签发过的纪要下发后,有个部门认为其中一个数据不准确,要求更改纪要,这位秘书收到情况反映后也认为数据可能有误,就擅自对纪要进行了更改,不久此事被领导发现,这位秘书最终受到辞退的处分。更改一个数据看似小事,但违反纪律,未向上级汇报并征得同意就擅自更改生效纪要的性质却是十分严重的。我们可以设想,如果这位秘书在更改纪要之前多一道请示环节,事情的结果就会完全不一样。一个细节影响了一个人的一生,这样的教训不可谓不深刻。
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S9 ?0 E0 J' I U7 s; l二、要掌握轻重,何时汇报细考究
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" J+ x8 k( I0 J5 g1 b; S2 Q# O当一事项要向上级汇报时,何时汇报同样大有考究。作为秘书工作者收到需上报的情况后,要根据事情的轻重缓急确定何时汇报, 对紧急、重要的事项要马上汇报, 对一般事项要考虑具体情况造时汇报。但日常工作中, 有的秘书工作者一碰到需汇报的事项,不管上级是在工作时间还是休息时间, 是在公众场合还是私人场所,不管别人的感受,一个“报”字了得。笔者就曾经听过这样一件事,有一位秘书晚间值班,夜里12点接到市委一个电话,要求通知本单位一位领导参加明天上午9:30 的一项活动彩排。这位秘书做好记录后,未加思索就拨打领导家的电话,让人叫醒领导接电话,领导以为出了大事,可一听电话,气得骂这位秘书没脑子。一件简单的事情处理成这样的结果,问题就在于这位秘书对何时汇报的细节把握不准,未分清事情的轻重缓急。对于一件明天上午9:30 且并不重要的活动,完全可以在明天早上早些时候与领导联系即可,大可不必半夜吵醒领导。一位现在领导岗位上的前秘书深有感触地说:一名优秀的秘书工作者应该学会换位思考,要十分细致,要善于分清事情的轻重缓急进行不同的处理,切忌粗心大意。
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三、要周全考虑，汇报什么细思量
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