人与人之间主要通过三种方式进行交流沟通,即书面语言、口头语言和体态语言。秘书处在组织的枢纽位置,以上三种表达方式中,口头语言的表达能力对其工作的影响更为直接而明显。
4 c5 ^+ P7 n/ [ 为了解秘书的口头表达能力状况,笔者按照社会学和统计学分析的基本要求编制了《秘书口语表达能力问卷调查表》,对我老秘网市三个区的企事业单位秘书工作人员做了一个调查。本次调查共发放调查问卷400份,回收361份,其中有效问卷332份。下面是对332份有效问卷的统计情况。
8 B. A: W- _" ^4 `% i 被调查对象的年龄为:22岁以下76人,占22.89%;23―27岁103人,占31.02%;28―35岁94人,占28.31%;35岁以上59人,占17.77%。
6 X# X/ ] e+ b, x 关于“良好的口语表达能力对于秘书工作的重要性”,95.18%的秘书认为很重要,4.82%的秘书认为比较重要。
6 a5 y. k9 E& Y* x! O; p$ E9 T 关于“对自己的口语表达能力如何评价”,83.73%的秘书评价为一般,11.75%的秘书评价为不满意,仅有4.52%的人评价为非常满意。由此看出,大多数秘书认为自己的口语表达能力有待提高。 # }1 t( _$ B/ n; X9 c+ }* k
关于“口语表达能力与秘书职业生涯的关系”,94%的秘书持肯定态度,认为个人的口语表达能力对秘书职业具有重要作用。
3 ]6 w# z: T7 J1 e d. q 关于“你认为自身缺乏哪种口语表达技巧”,54.82%的秘书认为自己缺乏言语表达技巧,25%的秘书认为自己缺乏应变能力,20.18%的秘书认为自己缺乏正确的表达方式和内容。 % T3 \2 r: c. V- M, N
话有三说,巧说为妙。秘书要掌握哪些口语表达技巧,才能游刃有余地开展工作呢? ( C0 X+ s# C' \+ A! B4 m( l
; z. b; X5 g! u( X) O 说真话 + y- B6 x' a+ l0 z, G
真情实意打动人―― ! V; ?2 x9 S0 T- _. o/ e2 f* [9 G
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真实、笃诚和真情是说实话的三要素。以真实、笃诚为基础,以真情打动人、感染人,才能达到沟通的目的。“立言以诚”是为人的根本,也是口语表达的基础。无论什么场合,言谈都应实实在在、实事求是,不虚伪、不油滑、不夸饰,不说违背事实的话,不说违心的话,不说自己还没弄明白的话,不说假话、大话、空话、废话。交谈时不要怕暴露缺点,这样才会显得真实,而勇于承认自己“不知道”,才是充满自信的表现。只有实实在在、坦诚待人,才能获得他人的帮助与支持,从而达到预期目标。 ' C, Q9 o( V; L( i! A. [6 j- B
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说曲话
3 r: T# b4 ?$ e3 f" m/ u 委婉含蓄尊重人―― ' A5 P, o8 C. [& F! E2 L" f
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培根曾说:“交谈时的含蓄和得体,比口若悬河更可贵。”委婉是劝说他人的法宝,却不会伤害他人的自尊心,所以委婉的劝说更容易得到认同。委婉含蓄的语言可以避免给听者造成伤害,可以避免与听者发生对抗,可以启发听者的想象和思考,使其在品味语言的同时接受对方的观点,从而取得“言有尽而意无穷,余意尽在不言中”的谈话效果。
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说硬话
/ k$ L2 s% r9 k0 k4 _" h; Q* S 理直气壮战胜人―― ' S& H4 L# D- v( t7 L9 |
' ]! b! o/ o0 ~: c) ? 秘书在办事过程中偶尔会遇到不讲道理的人,此时必须掌握说“硬”话的技巧。“硬”就是所表达的内容有比较强硬的成分,真正击中对方的要害,使其有所顾忌。具体来说,就是依据相关办事原则进行处理,正面反击,以果敢的态度劝说对方,使对方明白利害关系,从而达到说服的效果。
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6 }1 d" I# r" x 说软话 2 }& W T |6 M7 z+ |% F
以柔克刚感动人――
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