谈做好秘书工作的几点思考

一

何为秘书？按照现代汉语词典的解释，曰：“掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员”。但这只能算作一种传统的解释。而在现今的社会，秘书工作已逐步在走向职业化，其职能作用越来越强。总言之，秘书工作是一个围绕领导活动的需求和目标而开展的辅助性工作。秘书工作的作用发挥得如何，对于领导者决策，上情下情沟通，管理工作的实施等诸方面都会带来重要影响。秘书工作涉及面十分广泛，但其最重要的是发挥参谋和助手作用。在新的形势下，要发挥好上述作用，关键是要在秘书工作实践当中抓好以下环节。
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+ v) A' j6 m) [% h) ]  a+ M2 v. M* k* v（一）积极主动地发挥“智囊”的作用
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一般而言，秘书工作是以办事为基础而工作的，但是在今天社会新形势的要求下，仅此而已则是远远不够的，秘书人员还要注重发挥参谋和助手作用，开动脑筋积极主动地为领导出注意、想办法。比如在领导决策之前，做好准备工作，收集决策所必需的各种信息，提供可供领导参考的建议和办法；在决策过程中，做好观察并有效控制工作，根据情况变化，及时提出补充或调整性意见；在决策贯彻落实之后，及时总结经验或提出完善措施。又如，对一个时期的重点工作、重要会议和活动等，秘书部门有责任拿出参考方案，协助领导同志做好各项安排。总之，秘书部门不仅应成为高效精干的办事机构，而且要发挥好“智囊”的作用。为此秘书人员单单是管住自己的本行基础工作是不够的，更须参与商议重大事件，懂得统顾全局，注意和研究各个时期、各个领域的动向或形势，学习掌握党和国家的各项现行政策规定，熟悉本行业或本单位业务，唯有如此才能作好参谋和好助手。

7 U. W' ?: U3 W& d/ _, F9 q7 `（二）加强信息工作发挥好“耳目”作用
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: P, A1 n' L0 C+ F秘书工作不能仅满足于收发传递，而应当主动地做好信息的加工处理和反馈。信息来源于方方面面，比如有上级部门的文件、电话、传真，有基层单位的请示、报告或人们反映的问题，有本单位发生的种种事情等等。这就要求根据不同的信息源，按照业务分工及时对信息加以处理。如对各种上级机关或部门发来的文件、情况简报、动态资料等，应加以筛选、分类、提要，进行必要的分析判断，作好初步的处理工作，对于有些需要办理的事情，也可以提出办理意见、参考方案以供领导同志决策时参考。凡是有价值的信息，一定要进行跟踪，注意信息反馈。秘书部门及秘书人员发挥好“耳目”的作用，就应该努力做到信息收集要充分，传递要迅速，处理要准确，反馈则要及时。

; h, Q1 W  x" k* {0 _( v* E（三）采取有效措施提高秘书工作的效率和质量
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秘书工作繁杂、琐碎，这就要求秘书人员必须具备较高的办事能力，无论是办案、办会，还是处理日常事务，都要注意锻炼自己的办事能力，提高办事效率并应掌握一定的办事方法与技巧。故此，秘书工作必须规范化、制度化和科学化，切实提高工作效率和质量。规范化是对工作质量的要求，各项工作均应尽可能制订工作准则，规定各种指标和要求。比如起草一个文件，除了内容以外在体式和书写方面都要符合一定的规范，如具体到纸张的选择、页面的安排、书写或打印均要遵循一定的标准，不可随意行事。制度化是指办事要遵循规章制度和办事程序，不能因人而异或带有随意性。要划清与不准的界限，严格遵守。要有明确分工和责任制，人有专职，事有专管。比如接到一个需要回答的电话，要有记录、处理回复制度，不可因当事人不在现场等原因而拒不受理。科学化就是要遵循秘书工作的客观规律，寻求最优工作方法和最佳工作程序。比如文件的运转和立卷这样的常规工作，也应按优化的方法和程序办理，以提高工作效率和质量。
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  n  ?' n! J* t, l5 _- }' i二

在新形势下，秘书人员应当树立五种观念。

* l+ l/ }( e' U! y) |: w" M7 A" f$ a6 p（一）树立勇于争创一流的观念，克服满足一般的平庸思想。秘书工作看似平凡，实则不易，如果缺乏勇争一流的内在要求，满足于一般化，目标定得低，则肩上没压力，那么只能导致工作业绩平平，难出成果，位次后移，因此必须抛弃这种满足一般的平庸思想，大力发扬勇争一流精神。

（二）树立积极主动参与的观念，克服被动服务的游离意识。秘书工作要紧贴工作中心，紧贴上级领导，就要增强参与意识，多站在参谋的位置上为上级领导思考问题，增强工作的主动性、积极性、超前性，多出一些好点子，这样才能履行好自己的职责，当好参谋和助手。

$ p' ?& u- C# Q+ r1 y" x! D$ Z（三）树立有为有位的观念，克服无所作为的思想。秘书人员要以实干来提高水平，以实绩来体现能力，以成果来体现价值。只有多办实事，多出成果、多出点子，才能从“无位”到“有位”，才能得到领导的信任和同行的信服，也才能为自己的进步打下良好的基础
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& z- A) R. c, |5 e0 I8 V（四）树立业精于勤的观念，克服得过且过的思想。秘书人员的业务范围比较广，涉及起草文稿、事务协调、接待来访等多方面，要切实履行好职责，需要具备过硬的业务素质，这就要求在工作中勤于动脑，勤于多写多练，勤于多动手，一点一点积累知识，一步一步提高业务能力，经过辛勤的努力工作从而达到精益求精的工作目标。
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9 J" J1 F/ F( ^3 W（五）树立创新创优观念，破除念古守旧的思想。随着形势的发展，近年来秘书工作增加了信息、督查等新的内容，这就要求秘书人员注重吸收、学习新东西，积极探索做好秘书工作的新路子，在工作中注重创新，抓住特色，如典型发言应如何求短而生动，收息信息时应如何调动基层积极性，督查工作如何有助于上级精神的贯彻和任务的落实等等。
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总之，不能因守于原有工作模式，不能固守陈旧的思想方式，要根据新形势下秘书工作特点，积极去探索提高服务质量和效率的方法、途径，使办公室秘书工作更好地服务于领导，服务于基层。

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+ }  L' P) r; n  S' ^秘书人员的从业要求，从素质角度来讲，应当具备以下几个方面的条件。

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5 i! i% i# H! B一位称职乃至优秀的秘书人员，应具有这样的形象：既谦虚谨慎，勤恳诚实，又有远见卓识，富有创造性，善于出谋献策；既要有长于辞章的能力，又是善于协调的组织工作者；既是领导的得力助手，又是领导的诤友，能直言谏诤，以弥补领导的过失；既要尊重领导，又要尊重下属、群众；既要勇于工作，不断进取，又需讲究工作艺术，处事技巧等等。秘书工作任重而道远，大力提高秘书从业人员的思想政治素质和业务工作水平则势在必行。浪耳/文

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