会议纪要是一种记载和传达会议基本情况或主要精神、议定事项等内容的规定性公文,是在会议记录的基础上,对会议的主要内容及议定的事项,经过摘要整理的、具有纪实性和指导性的文件。纪要起草是一项难度很大的工作,不仅需要吃透内容,更重要的是归纳、提炼、有高度,要源于并忠实原意,更要表述准确、清晰、简要。笔者在多年的会议纪要起草工作中,体会到要注意八个方面。
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+ v; `# [, c# h! d) J6 P# F8 e 一、准备要充分。认真听会、做好记录(最好录音),占有较多的材料(包括在会上印发的材料,以及与此相关的文件、领导讲话等),吃透会议精神,以便对材料正确取舍。 # u& |3 A5 j4 ]! k: K' W
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二、意见要统一。会议对具体问题的讨论必然意见纷繁,想法多种多样,不能把这些意见都纳入会议纪要之中,而要根据会议的中心目的,以会议主持人的意见为依据,适当补充分管领导意见。 2 n& ?! Q. }. f7 y. a+ I9 T) E
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三、概括要真实。忠实于会议的实际内容,不能随主观意图增减或更改会议的内容,或借题发挥、添枝加叶,必须做到真实准确地表达会议内容。要把握好三个方面,一是内容要正确、合规。符合上级政策和公司各项规章制度,不越权定事、越级安排工作(尽量不要有组织机构等人事方面内容)。二是牢牢把握关键词语。如某项工作任务的完成时间、负责部门、资金数额、工作量等,千万不能遗漏。三是上下(文中)内容必须一致。
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四、内容要精炼。应围绕会议主旨及主要成果来整理、提炼和概括。重点应放在介绍会议的成果,而不是叙述会议的过程,切忌把纪要写成记录。关注三点:一是要言简意赅,避免拖泥带水。二是一般不能有附件、表格等。三是精炼要有度。话要说全,让未参加会议的人能明白其中的意义。 0 D2 B' {7 |. C! D$ C& O7 I# X. p
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: Q8 |+ _+ j7 e4 f 八、行文要规范。遵守程序,把握格式。关注五个方面细节。一是会签:与会议主要内容密切相关的部门都应会签。二是日期:开会日期和印发日期。版记红线上方的日期为开会日期。印发日期为领导签发日期。三是人员和排序:不能把主持人漏掉。先领导,然后机关部门,最后基层单位。按发文单排序。四是出席和列席:单位中层以上干部(含中层)为出席。中层以下干部为列席(若列席会议单位或部门人员较多,一般情况下也只写一人代表即可)。五是发放范围:一般发至与会领导和单位(有些未参会,但议定事项与其有关系的领导和单位也应发到。作者:白智勇 宋景龙 |