公文管理,指公文撰毕之后,文秘部门及其人员在公文运转过程中,对其进行的存款、清退、销毁、立卷归档等一系列工作。公文管理隶属于公文处理,对行为主体而言,其既是公文处理工作的重要构成,又是整架机器有效运转的保障系统。只有这一系统运行正常,公文的利用效率才能得以提高,国家秘密的安全才能得以保障,档案工作的质量才能得到优化。但是在实际工作中,公文管理中存在着不少问题,有的还较为严重。择其要者,可概括为以下三个方面:* N A4 a5 s- D- E
' P8 X. p& {0 N: X按传统习惯办事,缺少制度保障。公文管理者对“公文管理”的认识不足,没有形成完整的概念,仅将其理解为整理材料、保管文件等一些琐碎的工作。《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》)是每一个公文管理者应模范遵守的行为准则,是进行公文管理的理论依据。而将《办法》抛掷一边,全凭经验做事,自然弊端多多;助长不良风气,以讹传讹,错误经验相沿成习,以至终难纠正;妨碍规范运作,长此以往必须酿成有章不循、我行我素的后果,即使凭经验将就过关,也难保长久。更为严重的是,文秘部门在实施公文管理的过程中没有建立相关制度,以至缺少规范,工作难以到位,甚至漏洞百出;没有规章,难保公平,规章制度本身就是表扬先进、批评落后的标尺,没有它就无所谓奖惩,责任自难落实,以至扯皮、推诿现象迭出。7 H2 a! z i3 V4 i
* V3 _) }& c# z3 Y% O) X# O多头运行办理,职责交叉不清。一些机关、单位既要承办外来公文,又要起草下发公文,公文运行的多渠道自然形成,多头管理便不足为奇。《办法》规定:“公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。”违此规定,问题自然多多,难以形成统一的办文规范和标准,不利于完善制度,严格把关;公文流转环节过多,不利于简化程序,加快运转;不便于明确责任,加强公文运转跟踪,容易造成公文办理中的扯皮、推诿、影响工作质量和效率。比如对公文底稿的管理,一些文秘部门在交接业务处室起草文稿时,只注重定稿的签收,而忽视底稿的索取。一些起草者文稿完成后急于向文秘部门递交定稿,而将底稿随手掷于抽屉内,不予理睬,甚至遗忘;文秘部门工作人员更是忙于将公文投入下一阶段的办理之中,无暇索要底稿,以至放弃清缴。底稿长期置于起草者的办公桌内,与私人物品混杂,极易丢失;加之业务处室不是专门的文秘机构,安全设施欠缺,泄密便难以避免。再比如公文销毁是一项严肃、缜密的工作,无论采用何种方式,者必须执行二人监销制度,任何人不得私自销毁公文,而单人销毁的现象却屡屡出现,以致造成重大失密事件,教训是及其深刻的。 0 B/ w8 k+ U7 ^& B3 F0 o' V+ {) C" G
重视上级来文,轻视下级行文。公文管理的对象包括进出文秘部门的所有上行文、下行文以及平行文,牵扯到的部门无外乎上级机关、下级机关和平行机关。尊崇上级,服从领导,无可厚非,但对上级来文随意处置却不可取。以某市政府文秘部门收文办理工作为例,当该市政府收到上级下发的公文后,尽快落实交办自然不在话下,保密工作严丝无缝,办毕编号入册,稳妥归档;而当收到下级单位报送的请示后,只是按照程序送分管领导阅示后随后丢于抽屉之中,待方使之时与类似文件一并整理归档。当问及原因,回答是“手头要事太多,一般文件一般处理”。殊不知,这些“一般文件”反映之事却不一般,待查询利用之时己不知所踪,这样自然会贻误工作。为此,加强公文管理,使之朝着规范化、制度化、科学化方向迈进显得十分重要和紧迫。 + D0 V" O5 ^1 B' u. j2 x" ~+ j: T0 E' d( G3 B3 g- G
严格履行法规 ) D" I6 w# ~; N* S2 e& r- L$ b* d8 A) G/ q* j8 D+ F
公文管理法规是机关人员实施公文管理的标尺、准绳。《中国共产党机关公文处理条例》《人大机关公文处理办法》《中国人民解放军机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》,可视为各大系统公文管理的法规。公文管理既背靠法规又阐扬法规,二者水乳交融。机关人员实施公文管理,办好公务,发挥效能,首先要认知法规。只有了解、熟悉、精通法规,才会严格按照按规章办事。据调查,有的法规颁行多年,少数机关人员还不甚不解,甚至毫不知晓,如此不出错误才怪。其次要践行法规。知而即行,行而认真,是基本要求。在公文处理中,是严肃认真、一丝不苟还是敷衍了事、马虎随意、不只体现两种作风,也必然带来两种结果。 / |9 ~2 p& v& R/ B " M9 A7 X( }$ r1 u完善规章制度 ' V' q, ^; U( W3 g1 `7 U- _9 z+ [6 j8 A& ?8 @