我在办公室主要负责综合文字、四城联创等工作,从事综合文字材料写作已近3年。今天,我很荣幸与大家共同探讨、交流综合文字材料写作方面的问题,希望我们能够通过这次培训会想互学习,共同提高。下面,我依次和大家共同交流工作总结、工作计划、调研报告、汇报材料4种常用文稿的写作方法,向大家介绍一下办公室综合文字材料的操作流程,最后再谈一下自己撰写综合文字材料的几点体会。
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一、4种常用文稿的写作方法
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工作总结、工作计划、调研报告、汇报材料这4种文稿是我们最常用的。其实这4种文稿的内容总的来讲都包括情况概述、工作成效、工作措施、存在问题、经验体会、下步打算6部分,这6部分在适用不同文稿的时候,有的需要详写,有的需要简写,要根据文稿的目的和用途而定。下面,我就以这4种文稿为主向大家介绍一下。
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/ K* Q S c, h0 r9 _. T& N1 \$ }(一)工作总结
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# Q) c6 [& Y. y! \( h' [1.工作总结的定义。总结,就是把某一时期已经做过的工作,进行一次全面系统的总检查、总评价,包括取得的成绩、存在的问题及得到的经验和教训加以回顾和分析,为今后的工作提供帮助和借鉴的一种书面材料。0 H2 } F& q% W
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2.工作总结的结构。包括:工作概况、工作成效、工作措施、存在问题、经验体会、下步打算6部分。9 t7 ?6 l- S+ I8 c- `8 Y
2 q! U1 r& ~0 ^3 H" p工作概况:一定时限内工作的整体情况的概述和叙述。, b7 k2 Z) y& C5 P) g, c
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工作成效:总结的中心。可以写区定目标完成情况,但不夸大的前提下,工作的成绩和亮点一定要总结出来,成绩要写透、写全,最好能给人眼前一亮的感觉。* v! m" q" O6 q# b
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工作措施:也就是取得阶段工作成效所创新的机制、采用的办法等,有效的工作措施可以我们的工作取得事半功倍的效果。工作措施有的是提前确定的,如实施方案,然后按既定措施去执行;有的工作是先推进,工作完成后再总结所采用措施,不管采用哪种方式,措施都是为推动工作服务的。
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存在问题:一定时限内推进工作所遇到的困难和问题,有主观方面的,也有客观方面的,只有把问题找准、分析透,才有利于在下步工作逐步采取有针对性的措施加以解决。* r5 H, ^+ W# k
+ e0 P( h( l- t% m: ^) O经验体会:这部分我们在报工作总结的时候一般都省略了,办公室也没有作强硬的要求。其实,我们在做过一件事后,总会有经验和教训,为便于今后的工作,须对以往工作的经验和教训进行分析、研究、概括、集中,并上升到理论的高度来认识。即便这部分不要求大家必须写,但我还是希望大家能抽出时间,以季度为时间段好好的总结一下,然后呈报给本单位、本部门的领导,我相信你们的领导至少不会批评你。
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下步打算:下步打算是和工作总结紧密结合的,一件工作第一季度可能你只做了一部分,余下的工作在下步打算中不仅要写到,而且还要写具体,不能还和年初的计划是一样的。# r% X6 c1 v1 z
* \6 v0 x" Y7 K3.工作总结的写作要求。简单来讲就是成效要说透、亮点突出,措施要具体、办法得当,经验总结要深入、值得推广,问题要找准、实事求是。
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(二)工作计划+ J9 j5 U3 G7 X
6 g' C- V' [+ [6 b1.工作计划的定义。工作计划是行政活动中使用范围很广的重要公文。机关、团体、企事业单位的各级机构,对一定时期的工作预先作出安排和打算时,都要制定工作计划,用到“工作计划”这种公文。工作计划实际上有许多不同种类,它们不仅有时间长短之分,而且有范围大小之别。从计划的具体分类来讲,比较长远、宏大的为“规划”,比较切近、具体的为“安排”,比较繁杂、全面的为“方案”,比较简明、概括的为“要点”,比较深入、细致的为“计划”,比较粗略、雏形的为“设想”,无论如何都是计划文种的范畴。不管其如何分类,计划内容的范围都是“做什么”、“怎么做”和“做到何种程度”三大项。
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5 i* D" |1 J4 Z) n2.工作计划的结构。主要包括:概述、工作目标、工作思路、重点工作、保障措施以及对今后工作的展望等。; R% s; _! }3 v' ]' s/ T
/ B0 \: o" |+ X: I3.工作计划的写作要求。目标任务要具体、写出任务的数量、质量指标,工作思路要简洁、对阶段性工作具有指导性;重点工作要突出、力求具体、详细和明确;保障措施要切实实际,也就是对完成计划须动员哪些力量,创造哪些条件,排除哪些困难,采取哪些手段,通过哪些途径等心中有数。这既需要熟悉实际工作,又需要有预见性,而关键在于有实事求是的精神。* T: ?1 |( }: @' A/ ] Z3 a8 A' a
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(三)调研报告
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1 M% [( `; \8 c# \" Q1.调研报告的定义。对某一情况、某一事件、某一经验或问题,经过在实践中对其客观实际情况的调查了解,将调查了解到的全部情况和材料进行“去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里”的分析研究,揭示出本质,寻找出规律,总结出经验,最后以书面形式陈述出来,这就是调研报告。
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* t+ \/ _ h: F" U% C- e5 h2. 调研报告的结构。主要包括概述、进展情况或发展现状、工作措施、经验启示、存在问题、下步建议、结尾。实际工作中,我们写的调研报告的对象主要是针对一项工作而言的,也就是专题报告,主要包括概述、发展现状、工作措施、存在问题、下步建议和结尾。9 U8 u+ I, {5 k9 p# |
$ B* W* j0 I5 u1 u4 i1 {: d3. 调研报告的写作要求。调查报告的写法应根据调查内容、问题性质以及调查目的来决定。概述要在开头简介调查的目的、调查的形式等。发展现状要简要介绍被调查者的概况或一项工作的基本情况,包括规模、现状、取得的简要而显著的成效等。工作措施也就是推进该项工作的做法,要精炼、富有特色和新意。存在问题要找准确,分析透彻,要透过工作的表现看到本质。下步建议不要求全面,面面俱到,但一定要有针对性、切实可行。结语要总结全文,与开头相呼应,使结构完整。
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: A# r; z9 f" z! x* _(四)汇报材料8 G. E# h' R1 I0 h
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1.汇报材料的定义。汇报材料是下级向上级领导进行工作汇报时的文稿,它的好坏直接反映出汇报主体的领导能力和部门的工作水平。因此,写好汇报材料至关重要。
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2.汇报材料的结构。主要包括:引语、基本情况、工作成效、主要做法、存在问题、下步打算、结尾等。* G4 r% p! J5 X
4 n2 a' p. I0 m3 f3. 汇报材料的写作要求。引语包括称呼和简要介绍汇报的内容,如“尊敬的##区长,按照##要求,现将我局##情况向各位领导汇报如下,不足之处,敬请各位领导批评指正。”基本情况要汇报的该项工作成效的总概括,最能吸引领导的注意力,要用简炼的语言概括出该项工作的突出成效。工作成效和主要做法有时集中的一起汇报的,在做法中体现出成绩,同时也说出了取得成绩的艰辛过程。存在问题要客观找准工作存在问题,尤其是需要汇报对象解决的问题。下步打算要详细写出这项工作的具体进度、达到的预期效果等。
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二、4种文稿存在的问题以及办公室综合文字材料起草流程图(幻灯片演示) x1 _, s3 H) M: a3 g/ Q
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(一)存在问题3 j4 }- ]8 o# v7 V( C1 t0 y; P
& \ F7 z, h6 T一是大标题不清楚。如工作总结仅写了“工作总结”四个字,既没有单位名称,也没有总结时限,正确的应该写“**局第*季度工作总结。二是总结成绩不详细、不充分、不全面。三是剖析问题不透彻、不准确。等等。
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(二)文稿的操作流程4 i6 q! m3 ]+ [/ ^% k& L
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三、写好综合文字材料的要注重做好以下四个方面5 Z3 C0 B. Y+ N) ^- y
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(一)注意积累资料
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" I- _- @% o O) ]- n+ {广泛占有资料是写好综合文稿的基础,是提高综合文稿写作质量的前提。积累资料有两种途径:一种是从工作和生活中收集“第一手资料”;另一种是从文件和有关材料中获取“第二手资料”。收集、获取资料,要立足于本部门、本单位,着眼于本行业、本系统,关注社会有关情况,遵循适度、有用原则,广泛采集感性与理性资料、现实与历史资料、直接与间接资料、正面与反面资料。收集资料的方法,就是要用好“两把刀、一支笔”。所谓两把刀:一把是“机械剪刀”,剪贴报刊等资料;一把是“电子剪刀”,剪辑网上资料。所谓一支笔:就是采取摘录、提要、心得式的笔记方法,摘录文电资料,记录会议讲话等。积累资料的诀窍:一是多读伟人传。从伟人传中认识伟人、领悟伟人的处事招术,从中得到启迪,提高观察问题、分析问题、处理问题和解决问题的能力。二是多看上级机关文件。从上级机关的文件中学习综合文稿写作知识,提高思维层次。三是多学本职业务知识和有关政策法规。通过在老秘网持之以恒的学习,不断丰富业务知识,提高政策法规水平,熟练掌握有关标准制度。四是注意留心身边素材,参加集中学习、开会,日常工作交流,参与有关活动等,要注意留心听记领导的讲话、同志的发言,善于对比分析和思考归纳。4 ~- e8 T9 Z% T
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(二)正确理解意图
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正确理解领导意图对撰写好综合文稿是极为重要的,也是我们做好“三服务”工作最首要、最基本的素质。由于领导意图有复杂性、隐蔽性和不确定性的特点,理解和把握起来绝非易事。起草综合文稿要完整准确地体现领导意图,我觉得要注意以下三点:一是要完整准确地把握领导意图。要做到这一点,平时就要注意学习领会领导部署工作的思路和要求,善于站在上级、领导和全局的角度观察问题、分析问题、思考问题。二是要创造性地体现领导意图。由于领导在考虑成熟某个问题前,其意见想法有时还不连贯、不集中、不清晰,因此,起草综合文稿时要善于把握领导意图的精神实质,进行必要的提炼、概括、完善、拓展、创新,做到融会贯通。三是要善于拾遗补缺。“拾遗补缺”是指在起草综合文稿和整理领导讲话时,要完整准确地归纳整理领导意图。尤其是整理领导的即席讲话,有的没有明确的标题,有的只是要点。这就需要我们提炼标题,调整结构,补充内容,修正语句,规范口语,做到既不偏离领导讲话的主旨,又要体现出领导即席讲话的“水平”。
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