办公室工作的严谨性和公文写作对于一个组织机构整体工作的十分重要。下面我谈谈自己的几点体会。
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一、形象塑造
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& r0 B* E) v; |- P* n& v& E一个单位的形象通常由两部分来体现,一个是办公室人员的外在形象,一个是公文形象。办公室人员应同时注重这两方面形象的塑造。
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办公室人员的外在形象是单位形象的直接体现,作为办公室人员,应该注重自身衣着、语言修养、礼仪方面的素质培养。好的办公室人员可以塑造好的单位形象,同样一个不注重个人形象的办公室人员也会给单位带来坏的影响。娃娃音、抽烟、着装随便,都是办公室人员的禁忌,不但有损个人形象,更加给单位形象蒙羞。
6 M6 M4 s2 X) @1 ~4 |0 I/ X9 V公文形象是一个单位内在形象,是单位管理水平及工作质量的体现。规范、美观的行文会显得一个单位的整体管理有序、正规,而不规范、随意的行文会使得单位的内在形象大大受损。* B% L* Y% R: g" L
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二、公文写作注意事项
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一般文体的写作往往都是站在自我的角度,表达自己,或者抒发自己的感想心结,或者阐述自己的观点,也往往是以作者自己的视野理解、所思、所感去说明。而公文写作是不一样的。所谓公文就是办理公务文书,是公务文书的简称,它是党政机关、社会团体、企事业单位在行使管理职权、处理日常工作时,按规定格式制作的书面材料,它代表的是一个单位的决策、观点或立场,不能夹带个人的感情色彩。# N3 S6 v# }, ^6 E* F H. A
1 e5 O* `7 X! ~( V8 Z& Y% w(一)公文写作应把握好五个环节:* w: q$ w# |$ a% ~: B
6 M7 M" v, h, Y: X1 i/ q. N 1、立意。立意是写作的动机,为什么要写这篇文章,有些是领导授意,有些是工作需要,有些是有感而发。这些是文章立意的动机。“身高声自远”,立意要高远,要有针对性,本文由老秘网推荐,写出的文章才有深度和力度。
2 k) r6 C" }' G2、主题。主题是要表达的中心思想,按照立意,结合自己占有的材料,结合写作的背景和需要确定。主题要旗帜鲜明,要高度集中,要正确新颖,要切中实际。
' ~2 i# n& P+ c3、选材。材料是用来记叙、说明、议论主题的原料。选材要精当,要能表现主题。要突出“最”,要最近、最能代表、最能表述,最管用,最忌空洞说教。3 @& m$ G/ b$ c( E
4、布局。布局就是围绕主题合理安排材料。材料是珍珠,布局是线条,只有线条串的恰到好处,才能做成好看的项链。布局要讲辑逻辑,要讲哲学,要讲美学,要符合人们的认识规律、思维习惯和审美要求。布局要考虑结构安排、详略设置。要注重一个“巧”字,古人说文章要讲究起、承、转、合,要做到“凤头”、“猪身”、“豹尾”,虽不能千篇一律,但还可以借鉴的。
2 B& I3 T" M4 p5、辞章。辞章就是文章的语言。布局搭好了架子,就要用材料去建筑,用辞章去装修。内容决定形式,形式反过来影响内容。辞章就是形式。应用文的辞章讲究一个“炼”字,要学雕塑家精雕细刻,用心打磨,炼字、炼词、炼句、炼篇。用字要精确、选词要恰当,造句要精当,写篇要扼要,即要规范正统,又要讲究修辞,让文章活起来。0 l) H8 M) l. q7 W
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(二)公文写作要努力做到“七个规范”。9 O+ b+ ?% r8 k* F
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(三)积累知识,提高写作水平/ w3 H7 F& i+ R/ _
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搞好公文写作的另一项基础工作莫过于加强信息综合工作,这是搞好文字工作的重要基础。巧妇难为无米之炊,没有丰富、详实的个方面资料和信息,我们写出来的材料只能是空洞无物,缺乏生命力的。为了积累素材,掌握大量的第一手资料,不断充实“信息库”,我们需要做大量的工作。首先平时注意通过走、听、看、问等方式,加强手机上级、基层、机关地方等来子纵向、横向的各种信息。其次,参加各种会议,一一做好领导讲话记录,详实记录各部门负责人的发言,努力获取有价值的信息和丰富的知识,使我们在起草各种材料和文件时不再茫然,使文稿符合精、准、细、严的要求。+ f) i: A$ j2 e: a p
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(四)在领会意图中清理思路& [9 g. r- g* J( j4 a) B7 e: b
/ F3 Q6 j. @) }6 ]; }( Q G' m公文写作有着很强的目的性。要搞好公文写作就必须深刻领会领导意图。如果不能深刻领会领导意图,那么我们就看不清写作方向,无法形成创作的思路。因此,我们积极采取各种有效的途径和方法来努力获取领导的正确意图。9 h3 D1 T, K: }# B- T# P
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一是在增强战略思维和大局意识上下功夫。时刻把目光放在行业的发展大势上,了解单位年度和中长期发展的工作目标及重点任务,清楚各部门之间实施战略。# J8 ^( H' m: S, L0 S$ Q" I
9 {/ q/ D5 z! k ]! I _二是在熟悉领导工作思路上下功夫。领导是一个企业的核心人物,他的领导观念和工作思路,时刻影响着企业的发展,所以熟悉领导的工作思路和方法对于搞好公文写作至关重要。平时主要通过多听、多看、多问等直接方式获取有价值的重要信息。
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) @3 I. T# j# o0 L# z& q三是在提高对领导个人感性认识上下功夫。领导意图不仅表现在对文稿中心思想、结构层次的把握上,还体现在文稿的意境上。一篇文稿,特别是领导讲话和发言材料,代表着领导个人在公众面前的魅力展示。因为一个领导的能力如何,可以从他的讲话中体现出来,讲话水平的高低直接影响到公众对领导个人能力的评价。所以我们要充分利用一切机会,包括工作机会和生活机会,尽可能多的与主要领导接触,了解他的语言风格,尽可能多的在文稿中采用他的原始语言、常用语言,真正把文稿变成领导领导自己的思想和语言,这样的文稿才能与领导本人有机的融为一体,让人听起来自然、亲切。 文/姚珊 |