(一)公文种类使用中的常见问题: “请示”与“报告”混用。具体表现在:一是把向上级领导请求批准事项的“请示”写成“报告”;二是两个文种并列使用,写成“请示报告”;三是“报告”中含有请示事项;四是一份请示中包含多项请示事项。
' p, o. X& x- [- m1 H! \“请示”与“报告”是两个不同的文种,不能混用。“请示”指做某项工作前向上级机关(领导)请求指示、批准时使用的文种,要求一事一请示,一般只主送一个上级机关(领导),需送其他上级机关领导的,应以抄送形式,并不得抄送其下级机关。要求上级机关批转的请示,应当同时附上级机关批转的代拟稿。上级机关对下级机关的请示,应予批示或批复。“报告”指向上级机关(领导)报告工作完成情况、反映问题、答复上级机关询问时使用的文种。上级机关(领导)对下级机关的报告,可不予批示或批复。$ Y6 C/ _' J- y7 p
(二)公文格式使用中的常见问题5 ?, U- q4 U2 z
1.正文与附件不分。具体表现在:一是印发或转发讲话、规章和文件时,将讲话、规章和文件视为附件;二是印发布置工作的通知时,却将须用附件说明的问题写入正文。根据规定,印发(转发)讲话、规章和文件时,已在文件标题中明确印发(转发)内容的,所印发或转发的讲话、规章和文件应作为正文;而文件标题未明确印发内容,且需对正文作补充说明的其他材料,应作为附件。如:《关于印发团省委机关公文处理办法的通知》,所印发的公文处理办法应为正文。公文如有附件,应在正文的后面注明附件顺序和名称。9 m$ L) }; V; T
2.公文标题排列书写问题。标题中除法规、规章和规范性文件名称加书名号、有的可加顿号或逗号外,一般不加其他标点符号。公文标题文字排列需回行时,应做到词意完整、排列对称、庄重大方。多行标题的排列方式,一般是正宝塔、倒宝塔或棱形,避免出现长度一样方形或上下长、中间短的沙漏型。有文头的公文和使用联署机关名称的公文,在标题中可以省去发文机关。/ s, B; U7 m \. L
3.公文主送单位称谓不规范。根据规定,公文的主送机关应当使用全称或者规范化的简称、统称。主送一个或几个单位时,应使用全称或规范化的简称;主送一类或几类单位时,可使用规范化的统称。* j" j. [5 }; J$ U% v4 z" J
4.字符的使用问题。数字使用不规范。具体表现在:一是公文的结构层次序数标写混乱;二是成文日期使用汉字。公文中结构层次序数:第一层为“一”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。根据规定,公文中的数字,除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩的语句中,作为词素的数字必须使用汉字外,其他使用阿拉伯数字。
4 W! v0 q$ [. K0 C5.引用公文方式不规范。根据规定,引用公文应当先引标题,后引发文字号。
0 r# _( i0 t0 B9 d(三)程序性问题
/ I7 N! v! ~5 F3 Q1.办文不符合程序。具体表现在:一是未经办公室核稿,拟稿单位将文稿直接送局领导签发;二是一些涉及有关方面的公文,事先未送有关单位沟通就送领导签发,造成被动。根据规定,拟制公文如涉及其它单位的业务权限,拟文单位应事先主动与有关单位协商并会签,公文在送负责人签发之前,需先送办公室审核。* U9 m* K+ e3 G) |
2..行文随意性较大。具体表现在:一是对某一件事情的行文次数过多;二是行文前未与有关单位协商一致,就盲目发文。
( @, M2 t% e! p5 Y: k根据规定,行文应当确有必要,注重效用,严格控制公文数量。对上行文,如涉及其他主管部门职权范围的事项,应先会签。对下行文,如涉及其他部门职权范围的事项,应当由发文单位主动与有关部门协商一致,否则不得行文。如协商不一致时,应当将各方意见和理由报给上级机关裁定。, A. V4 F4 A, V. W0 t8 J
3.以机关名义向上级领导报送请示、报告。根据规定,除省领导、团中央领导直接交办的事项、以及少数特别紧急的涉外事项和重大突发事项外,不得以团省委名义向有关领导个人报送“请示”、“意见”和“报告”。落实领导同志批示情况的报告,一般应报送省委办公厅、团中央办公厅。
, g# M/ F( |" T* F. l(四)几个具体字符表述问题. r' R5 K7 N( C" c* i6 F
1)○与0、零。“○”与“0”初看起来没有太大的区别,其实,“○”是汉字中的零。“0”是阿拉伯数字中的零,“零”作数字时用于大写汉字。“2009年”的写法是对的。汉字的这个“○”不能写成阿拉伯数字的“0”,也不能用字母“O”代替。
4 b+ `6 f o" _9 \ C H2)——与----。破折号应当是占两个汉字位置的横线“— —”,不能写成“— —”或“----”。破折号的输入是按Shift”+“-”组合键,然后选定字符,设为宋体或黑体。若设为仿宋体,则成为中间断开的两个短横。 . J0 N' A% |3 t1 E0 M3 y, B
3)《》与〈〈〉〉、<<>>,〈〉与<>。书名号《》属于汉字中的特殊符号,在电脑输入时,不能用“〈”“〉”或“<”“>”拼成。 3 f) o% P0 E4 V( z z& ~' U6 e
4)〔〕与[]、【】、〖〗。公文发文字号中的年份只能用〔〕括起来,用[]、【】、〖〗都是错的。六角括号属于特殊字符。
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