当前机关公文处理中存在的主要问题

（一）公文种类使用中的常见问题： “请示”与“报告”混用。具体表现在：一是把向上级领导请求批准事项的“请示”写成“报告”；二是两个文种并列使用，写成“请示报告”；三是“报告”中含有请示事项；四是一份请示中包含多项请示事项。
  g% P, |5 P% Z& b2 k“请示”与“报告”是两个不同的文种，不能混用。“请示”指做某项工作前向上级机关（领导）请求指示、批准时使用的文种，要求一事一请示，一般只主送一个上级机关（领导），需送其他上级机关领导的，应以抄送形式，并不得抄送其下级机关。要求上级机关批转的请示，应当同时附上级机关批转的代拟稿。上级机关对下级机关的请示，应予批示或批复。“报告”指向上级机关（领导）报告工作完成情况、反映问题、答复上级机关询问时使用的文种。上级机关（领导）对下级机关的报告，可不予批示或批复。
(二)公文格式使用中的常见问题
1.正文与附件不分。具体表现在：一是印发或转发讲话、规章和文件时，将讲话、规章和文件视为附件；二是印发布置工作的通知时,却将须用附件说明的问题写入正文。根据规定，印发（转发）讲话、规章和文件时，已在文件标题中明确印发（转发）内容的，所印发或转发的讲话、规章和文件应作为正文；而文件标题未明确印发内容，且需对正文作补充说明的其他材料，应作为附件。如：《关于印发团省委机关公文处理办法的通知》，所印发的公文处理办法应为正文。公文如有附件，应在正文的后面注明附件顺序和名称。
2.公文标题排列书写问题。标题中除法规、规章和规范性文件名称加书名号、有的可加顿号或逗号外，一般不加其他标点符号。公文标题文字排列需回行时，应做到词意完整、排列对称、庄重大方。多行标题的排列方式，一般是正宝塔、倒宝塔或棱形，避免出现长度一样方形或上下长、中间短的沙漏型。有文头的公文和使用联署机关名称的公文，在标题中可以省去发文机关。
' Q& N7 h7 e3 z8 @" @3.公文主送单位称谓不规范。根据规定，公文的主送机关应当使用全称或者规范化的简称、统称。主送一个或几个单位时，应使用全称或规范化的简称；主送一类或几类单位时，可使用规范化的统称。
4.字符的使用问题。数字使用不规范。具体表现在：一是公文的结构层次序数标写混乱；二是成文日期使用汉字。公文中结构层次序数：第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。根据规定，公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩的语句中，作为词素的数字必须使用汉字外，其他使用阿拉伯数字。
5.引用公文方式不规范。根据规定，引用公文应当先引标题，后引发文字号。
（三）程序性问题
7 M8 x* E. Q4 _+ U1.办文不符合程序。具体表现在：一是未经办公室核稿，拟稿单位将文稿直接送局领导签发；二是一些涉及有关方面的公文，事先未送有关单位沟通就送领导签发，造成被动。根据规定，拟制公文如涉及其它单位的业务权限，拟文单位应事先主动与有关单位协商并会签，公文在送负责人签发之前，需先送办公室审核。
2..行文随意性较大。具体表现在：一是对某一件事情的行文次数过多；二是行文前未与有关单位协商一致，就盲目发文。
根据规定，行文应当确有必要，注重效用，严格控制公文数量。对上行文，如涉及其他主管部门职权范围的事项，应先会签。对下行文，如涉及其他部门职权范围的事项，应当由发文单位主动与有关部门协商一致，否则不得行文。如协商不一致时，应当将各方意见和理由报给上级机关裁定。
" O( `% `, Y" Q' z3.以机关名义向上级领导报送请示、报告。根据规定，除省领导、团中央领导直接交办的事项、以及少数特别紧急的涉外事项和重大突发事项外，不得以团省委名义向有关领导个人报送“请示”、“意见”和“报告”。落实领导同志批示情况的报告，一般应报送省委办公厅、团中央办公厅。
4 H8 k3 v- R" M7 K$ H% A9 B（四）几个具体字符表述问题
$ m2 e1 X8 F# e1)○与0、零。“○”与“0”初看起来没有太大的区别，其实，“○”是汉字中的零。“0”是阿拉伯数字中的零，“零”作数字时用于大写汉字。“2009年”的写法是对的。汉字的这个“○”不能写成阿拉伯数字的“0”，也不能用字母“O”代替。
2)——与----。破折号应当是占两个汉字位置的横线“— —”，不能写成“— —”或“----”。破折号的输入是按Shift”+“-”组合键，然后选定字符，设为宋体或黑体。若设为仿宋体，则成为中间断开的两个短横。
3)《》与〈〈〉〉、<<>>，〈〉与<>。书名号《》属于汉字中的特殊符号，在电脑输入时，不能用“〈”“〉”或“<”“>”拼成。
4)〔〕与[]、【】、〖〗。公文发文字号中的年份只能用〔〕括起来，用[]、【】、〖〗都是错的。六角括号属于特殊字符。
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