公文写作能力是诸多能力的综合体现

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     古人讲“文如其人”，就是说从一篇文章中，可以看出作者的思想、见识、逻辑、文笔、语言等多种素质。正因为如此，现在无论是国外还是国内，都把培养人的写作能力作为提高素质的重要方面。世界高素质人才的摇篮——美国哈佛大学，有六条教育理念和培养目标，其中第一条就是培养人清晰、有效的思考和写作能力。今年春季，美国本科生的入学考试(即SAT考试)作了一次重大的变革——增试作文，其目的就是希望改变目前高中生写作能力退化这一现象。从国内看，这些年高中生、大学生甚至机关工作人员，也出现写作能力普遍下降的现象，这已经引起人事、教育部门的重视。于是大学理科增开写作课；公务员考试、公开招聘领导干部考试，写作成了必过的关卡。在这种情况下，如何提高写作能力，就成了大家关心的话题。

要提高写作能力，遇到的第一个问题就是写作能力的内涵是什么。写作能力实际上就是写作主体(即作者)能胜任写文章的主观条件。那么，写作的主观条件又是什么呢？从写作过程上看，任何一种写作活动都不能超越从事物到认识、再从认识到文章这两个阶段(即陆机的“物—意—文”模式)，在这个过程中，主体与客体进行着复杂的心智活动，每一阶段都要求写作主体具备相应的能力。例如，思维能力、想象能力、采集信息能力、调查研究能力、辨体能力、炼意能力、构思能力、文字表述能力以及注意力、记忆力、社会经验、工作经验、百科知识等。所以，一个人的写作能力，是与写作密切相关的多种能力的综合体现，并在写作过程中进行有效的配合和发挥。那些将写作能力局限在某个单项能力上的认识，显然是片面的、不合实际的。

6 K6 s. w# o( R0 v公文写作能力也是诸多能力的综合体现。若细化一下，可以分为一般能力和特殊能力两类。一般能力是指公文写作主体和其他行为主体(例如科学研究、文艺创作等)共同需要具备的能力，主要包括：思维判断能力、认识研究能力、想象创新能力、相关理论和知识的储备、工作经验和社会经验的积累等。特殊能力是指公文写作主体应具备的专门能力，主要包括：信息采集研究能力、文体格式运用能力、炼意构思能力、文字表述能力等。以上诸多能力中，核心是认识能力。下面，仅就公文写作的特殊能力，谈谈笔者的认识。

" z- }: O+ q: J* M& j一、信息采集研究能力。公文写作之前，必须掌握大量的信息材料，经过鉴别、筛选、分析、综合，将相关的材料转化为公文的内容。信息的采集十分重要，关系到公文写作的成败。一个写作任务到手，首先要知道采集什么信息，到哪里采集信息。文章写得好的人，都晓得收集信息材料的重要性。胡适培养学生，首先是培养他们收集材料的能力，强调写文章第一须会找材料，要“上天入地，动手动脚”，翻遍书堆。马克思为写《资本论》，读了1500多种书籍，摘录了40多本笔记，光是收集材料就先后用了20年时间。恩格斯为了写《英国工人阶级状况》，不仅收集了所能弄到的各种官方和非官方的文件，而且到工人栖身的简陋的住宅区，做了21个月的调查研究。材料匮乏的写作就如同“巧妇难为无米之炊”，公文写作也是如此。通过调查情况或阅读资料，采集到全面、新鲜、有用的信息材料，写作才会有坚实的基础。否则，写作起来就会一路艰难。
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当信息材料到手后，研究是关键。分析研究材料有两个目的：一是通过研究消化信息材料，不断明确公文的主旨，使之更鲜明、更集中，为进一步炼意定下基调。二是通过鉴别、筛选信息材料，转化成公文内容的组成部分。一般来说，经过鉴别比较后选用的观点、事例、数据等材料，都要进行归纳、综合、剪裁或改写，然后才能放进公文中去。这些环节都要依赖于对信息材料的深入研究。

" B6 S7 l3 \: b& C在信息采集研究能力中，很重要的一点，就是要有较强的采集和领会领导信息的能力。公文写作的一个重要特点，就是它的受命性。因为，公文作为领导机关实施领导和管理的一种工具，其制文意图必然源于领导，只能是受命制文。如果秘书人员写出的公文不能准确体现领导意图，甚至违背领导意图，那肯定得不到领导的认可。从这个意义上说，公文写作的首要问题，是秘书人员必须主动捕捉领导意图，全面准确地领会领导意图，搞清行文的目的，掌握行文的背景。否则，写作起来就会步履维艰，甚至反复修改多次也难如领导之意。所以公文写作能否成功，很大程度上取决于写作者对领导意图的捕捉和领会。
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公文写作的受命性有三种情况：一是完全受命式，即公文内容完全由领导授意，秘书人员的任务只是将领导意图准确无误地表述出来。二是有限受命式，即领导只交代公文的写作要点，而由秘书人员根据自己的领会去扩展和充实。三是无限受命式，即领导只提出一个意向或题目，丝毫不涉及具体内容。从公文构思到文稿草拟，完全由秘书人员完成。以上第一种情况较少出现，而后两种情况却是十分普遍的，秘书人员必须准确把握领导意图，才能完成好公文起草任务。特别是在第三种情况下，秘书人员要有孙悟空钻进铁扇公主肚皮里的功夫，为使公文符合领导意图，须多方采集领导同志的有关讲话、批示、文章等信息，反复研读领会，捉摸领导同志处理问题的思路，顺着这个思路去提炼观点，充实内容。这样写出的公文才能得到领导的认可。如果缺乏采集研究信息的能力，就不可能胜任这样的写作任务。

1956年9月，党的八大召开前夕，毛泽东因筹备会议很忙，委托陈伯达起草大会开幕词。陈伯达认认真真地写了几大张纸，内容虽然全面，但是没有重点，毛泽东看后摇了摇头。这时候离开幕之日没有几天了，毛泽东就找来秘书田家英，说：“你来写吧，写得短些，有力些。”田家英写了一个通宵，第二天就交了稿，毛泽东看后赞许地笑了。八大开幕式上，毛泽东的这篇不足2000字的开幕词，曾被43次热烈的 掌声打断，甚至会后会议代表们还不断赞扬这篇充满“毛泽东风格”的开幕词。这件事颇令人深思。论文笔，田家英并不如陈伯达，他写的开幕词之所以能得到毛泽东的肯定，一是得益于他对毛泽东思想脉络的准确把握。田家英1948年当了毛泽东秘书后，他的第一件事就是从当时能够找到的毛泽东著作中，摘录大量成段的论述，按专题编排了五大厚本，潜心研读。因此他对毛泽东的思想和思维特点的熟悉程度，远远超过了陈伯达。二是陈伯达接受起草开幕词的任务时，没有具体的指示；而田家英却得到了毛泽东关于开幕词的写作意图(即短些，有力些)，加上他平时对毛泽东讲话风格的了解，写作成功就是必然的了。这个事例有力地说明，秘书人员能否准确领会理解领导意图，是公文写作成败的关键。

8 H2 ]5 l- E( Q1 T3 Z: I4 T5 B现在，大学里讲授一种后现写作作学，它主张写作时心灵自由、思维自由，只管自由地去写，没有固定的方向，没有事先设定的框架。这种写作理念，对于公文写作是完全不适用的。因为公文写作是要体现领导意图，领导意图就是对写作方向的规定，秘书人员不可能脱离这个方向去“自由思维”。

- C+ C, e4 Z& k# f5 x% l$ j/ @二、文体格式运用能力。天下的文章，没有比公文更规范的。古今中外，对公文的写作都有一套较为严格的规定，随着时代的前进，规范的程度日益提高。现今我国党政公文的规范已经十分成熟，十八种公文文种、十七八类公文标识，秘书人员必须练就十八般武艺，熟谙每一类公文的文体特征、写作大要、格式要求和用语特点，才能写出规范的公文。在文体格式运用能力中，以下几种能力较为重要：

其一，辨体能力。秘书人员要能够根据行文意图去辨析文体，准确使用公文文种。怎样辨识适用的文种呢？一是能够区分公文功能的相同点和相异点，依据公文的具体事由来确定适用文种。如，行政公文中的命令、决定、通报，都具有表彰的功能，而适用场合各不相同：表彰对国家做出重大贡献的人员、单位，应该用“命令”；表彰并授于光荣称号的人员、单位，应该用“决定”；表彰个人或集体的先进事迹，应该用“通报”。二是能够区分行文的方向，依据隶属关系来确定适用文种。如，“请示”和“函”都有请求批准的功能，但由于行文方向不同，则要使用不同的文种。向具有隶属关系的上级机关行文，应该用“请示”；向无隶属关系的机关行文，应该用“函”。三是能够区分发文的范围,依据不同的范围来确定适用文种。如“公告”、“通告”和“通知”，都有发布需要周知的事项的功能，但因发布范围不同，适用文种也不同。向国内外宣布事项，应该用“公告”；向国内社会一定范围公布事项，应该用“通告”；向隶属单位发布需要周知的事项，应该用“通知”。具有以上辨体能力，是正确使用公文文种的前提条件。1997年5至7月，广西某县连续遭受严重的冰雹和洪涝灾害，损失相当严重，属于重灾县，亟需省里给予救助。该县及时将受灾损失用红头文件上报省委、省政府，要求按重灾县解决救济粮款等问题。但是省救灾办发放救灾粮款时，该县并没有被按重灾县对待，只得到所需粮款的20%。该县领导很不理解，经过询问有关方面，才明白造成这一后果是缘于秘书人员错用了红头文件的文种。原来，该县上报文件本应用“请示”，却错用了“报告”，公文的标题为“××县委、××县政府关于我老秘网县遭受特大洪涝灾害情况的报告”，报告洋洋万言，损失情况和抗洪救灾措施写得十分详尽，占了主要篇幅，最后才是要求省里解决救济粮款等问题。根据公文处理办法，“报告”属于“阅件”，不需上级领导批办；只有“请示”才是“办件”。所以，省委办公厅接到该县的报告后，按报告的处理办法，转省委救灾办阅。结果，该县请示的事项没有得到办理。这个事例说明，秘书人员的辨体能力是十分重要的。
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% W) X) m( o/ E" w$ H" r其二，角色融入能力。写作主体的角色意识，对于准确运用特定文体十分重要。譬如父亲给儿子写信和儿子给父亲写信，其内容和语气一定大相径庭。秘书人员在写作时必须具有角色融入的能力，头脑中始终树立一个明确的写作对象，是上级机关、所属单位还是平行部门，这样在提笔时就清楚哪些该写，哪些不必写；哪些要详写，哪些该略写；哪些语气要坚决，哪些用语应谦恭。这样写出的公文既合乎文体，又有很强的针对性。公文写作要提倡“看人下菜”，反对“对牛弹琴”。如，同样是年度工作总结，如果是用“报告”向上级机关汇报，就应该侧重于领导工作思路、经验做法和体会教训，突出重点，少谈成绩。如果是用“通知”印发给下属单位，则要注意全局性，工作成绩要全面，兼顾各方；经验做法要概括，有代表性。再如，上行文要少发议论，少讲道理，多摆情况，多用“请”、“希望”、“建议”等谦恭词语；下行文则要道理讲透，措施要实，要求具体，多用“要”、“一定”、“必须”等语气坚定的词语。以上这些都体现了秘书人员正确运用文体的能力。

$ ~/ z5 B9 V. Y% N4 _2 j+ u其三，细节注意力。公文写作是一项十分严谨的工作，来不得丝毫疏漏。国家对机关公文的格式，作了十分细致的规定。例如，对公文标识的规定：发文字号年份应标全称，用六角“〔〕”括入；发文序号不编虚位，不加“第”字，等等。对标识位置的规定：发文机关下4mm处印一条与版心等宽的红色反线；发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；成文日期右空4字，等等。这些规定虽属细微之处，但也是公文规范的组成部分，确保公文外表的美观一致，不应忽略。2005年北京市优秀公文评选中，上百家单位报送的参加评选的公文经过认真遴选，从标识到排版完全符合国家标准的，只是凤毛麟角，公文格式不规范的问题依然突出。为解决这一问题，笔者认为，对于党政机关公文的格式，各自有明确规定的，应按照各自的规定去标识；各自没有明确规定的，应一律按照《国家行政机关公文格式》(中华人民共和国国家标准GB/T9704－1999)的规定去标识。这样有利于公文格式保持相对一致性。
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三、炼意、构思能力。炼意，是古今一切文章写作的灵丹妙药。

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公文写作的材料要可靠

/ v3 R* q4 o- i0 r% j9 i2 k" B公文的材料包括形成公文主旨和表达主旨所依据的事实现象、统计数字、政策法规、上级精神等等。公文材料不同于文学作品的素材和题材，也与一般新闻体、史传体或说明体、议论体等实用文章不同，它的范围要广泛一些。概而言之，公文材料的范围主要包括两个方面：精神依据和事实情况。

. E. U! J- Y; J1 h/ [精神依据是指党和国家的路线、方针，国家的法律、法规，上级领导机关所颁布的相关政策、规定以及其他有关的文件精神。

事实情况包括直接发生的和间接转引的。公文中所反映的情况主要指直接发生的、发现的、总结概括的事实情况，即本地区、本部门、本单位遇到的问题、发生的事情（过程、动向）、工作的进程（作法、经验）种种。它在公文里表现为具体事例、现象概括、数字统计等形式。这种直接发生的事实情况，是第一手材料。此外，公文的事实情况里也包括间接转引来的事例、概述、数字、经验、成果等。

4 |" i/ r) I2 m无论哪一类材料，都要求做到真实、准确、可靠。“情况确实”，是写好公文的基本要求。这在新旧两个《办法》中是一致的。为了做到材料可靠、情况确实，我们在材料准备上一般要抓好四个环节的工作：占有、筛选、核实、加工。
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很高兴，写得好，努力学习。

学习了,学习了,...........

非常好的一篇文章，学习之。

公文写作能力是诸多能力的综合体现

现在，大学里讲授一种后现写作作学，它主张写作时心灵自由、思维自由，只管自由地去写，没有固定的方向，没有事先设定的框架。这种写作理念，对于公文写作是完全不适用的。因为公文写作是要体现领导意图，领导意图就是对写作方向的规定，秘书人员不可能脱离这个方向去“自由思维”。

把准“三步曲”，写好各类总结
2016年11月16日
. Q* ?2 U# [& x6 Z3 R    总结，是最普遍的一种文体，也是大家最容易忽视其重要性的文体。因为只要只要是机关工作人员，没有一个不会写总结的，毕竟到了年底，都有各类总结要写，比如年终个人总结、科室总结，如果你是办公室主任的话，还有单位总结。可以说，总结是写得最多、也是最为普遍的文体。但是对于个人、单位、以及一个地区来说，工作干得好不好，很大程度体现了总结上面，所以总结是最普遍，但又是很重要，领导超重视的一个内容。同时，对于文秘来说，写好总结，也是文秘快速入门、尽快进入角色的一项工作。相信很多刚进入文秘岗位的秘友，领导第一次分配的任务恐怕就是写总结吧。究其原因，我认为，主要有三方面的原因，第一，写总结，就是一个学习的过程。总结最大的特点就是写实。要从实际工作的成效出发，不能天马行空发挥自己的想象，这就要求大家要了解工作。作为一个单位来说，写好总结就是要用好各科室的总结，对于一个县市来说，写好总结就要用好镇街、部门的总结。为此，写总结，第一时间就是要学习科室或者部门镇街上报的材料，对于文秘来说，这就是一个熟悉工作的机会。第二，写总结，考验的是文秘的大局观和精准把握的能力。比如写一个县市的总结，涉及到各个部门和镇街，工作很多、好的工作成效很多，但是总结就是那么几页纸，你不可能把所有的工作成效都写上，你必须有所删选，把最亮的工作、最突出的成效写出来，这就必须要有对全县工作的把握，有一定的大局观。第三，写总结，体现的是文秘的文字功底。总结有一个重要的特点，那就是要简而精，简单来说，就是要用最少的文字写出最大的亮点、更多的工作成效。因此，没有一定的文字功底是很难做到的。因此，大家要认真对待总结，静下来来研究写好总结。可以说，总结能写得好，那你就拥有了在文秘岗位上的立身之本。
, M- d+ d, Z" W( f- h    下面，小秘结合一年多来的写作经历，谈三点建议，也是“三步曲”，希望对大家有所帮助。
8 o3 @2 A! e* k) k    第一步，梳理。作为一名文秘，涉及到的总结，要么是一个单位，要么一个县市或一个省的。但不论是哪一种，其总结都覆盖众多的科室或部门，必须吸收下属单位的总结材料。梳理，就是要用好下属部门上报上来的材料。如果梳理，我这里举个简单的例子。现在各地都是准备党代会的报告，第一块内容就是回顾总结五年的工作成绩。在梳理之前，有项工作很重要，那就是列框架，就是你总结大体分哪几块来写，常规套路基本上分为经济发展、环境建设、城乡统筹、民生保障和队伍建设。当然有些地方为了让报告出彩，有另外的框架，这里，我就按常规来。五个大的内容确定之后，然后就是梳理、填充了，简单来说，就是分门别类，把各地各部门上报的材料整合到这五大块内容下面。比如经济发展，你就要把涉及到经济的工作举措和成绩整合到一起，招商引资、项目推进、创新发展等等内容。简单来说，就是一个复制黏贴的工作。最好这一步主要有两大好处，第一，总结的内容不会有遗漏。第二，总结的基础材料都有了。
    第二步，删选。简单来说，就是把上一步归类起来的基础材料进行的一个删减，毕竟各地各部门的总结材料，他们是立足在自身的工作，写得比较细、内容也比较多，但对于以个党代会报告的篇幅有限，这就要求我们必须把最亮的工作举措和工作成效删选出来。如何删选，我认为，关键要把握“三个原则”。第一，要体现上级精神。就是上级主抓的工作不能遗漏。以淮安市第六次代表大会第五次会议上的报告为例，报告总结提到了“一带一路”、两学一做、户籍制度改革、开展“四城”同创等工作，这些工作都是上级重抓重点关注的工作，党代会报告中就不能遗漏。
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, b' T' A9 H6 c: P& T  `- A第二，要凸显地方特色。就是要把你所在县市创新的工作举措写出来。同样以淮安市的为例，加快“一廊四区多片”重点功能片区建设、成立全国首家县级行政审批局、周恩来故里旅游景区在苏北首批晋升5A级、古淮河西游记文化旅游区部分运营并启动5A级创建等，这些都是淮安市独有的或者率先开展的工作，写进报告既结合地方实际、又彰显了成效。第三，要把最亮眼的成效写出来。比如一些走在前列、成为样板的工作和成效一定要写出来。比如淮安市报告中提到的，省级示范智能车间数量苏北第一，专利申请量和授权量增幅分别为全省第一和第二，淮安电子商务现代物流园、顺丰电子商务产业园分别获批国家级和省级电子商务示范基地等等。这些排名很具有说服力。
! P$ B/ N  j4 y0 T: m    第三步，提炼。就是要用最简洁的话总结出最大的成效。这方面注重的就是用词。第一，就是用数据说话。数据是最具说服力的。第二，要用好上级排名。比如淮安市报告中提到的，省级示范智能车间数量苏北第一，专利申请量和授权量增幅分别为全省第一和第二。第三，要用好关键词，做好归纳总结的工作。比如转型升级方面，涉及到电商、招商引资、资本纽带等等工作，可以说，每一块内容都可以写出一篇完整的文章，但是党代会的报告没有这么大的篇幅，因此，我们要抓住组合拳这个词简练来写，比如，持续打好电子商务、招商引资、资本纽带等转型升级组合拳，然后后面带成效，那么总结就简练了很多。

右空4字，等等。这些规定虽属细微之处，但也是公文规范的组成部分，确保公文外表的美观一致，不应忽略。2005年北京市优秀公文评选中，上百家单位报送的参加评选的公文经过认真遴选，从标识到排版完全符合国家标准的，只是凤毛麟角，公文格式不规范的问题依然突出。为解决这一问题，笔者认为，对于党政机关公文的格式，各自有明

古人讲“文如其人”，就是说从一篇文章中，可以看出作者的思想、见识、逻辑、文笔、语言等多种素质。