企业公文,是企业单位在公务活动中,为行使法定职权所制作的文件。党和国家的方针、政策,上级的指示、工作部署,下级的请示和意见反馈,机关或兄弟单位之间工作的协调、联系等大多是通过文件来传达的,因此,企业公文所特有的性质和作用,对行政公文本身质量提出了很高的要求。若企业公文质量不高,甚至出现差错,所造成不良后果的严重性,将远远超过其他文字材料失误所带来的不良影响。现结合工作实际,就企业公文写作中应注意的问题作一粗浅的探讨,以进一步提高企业公文的质量。
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一、选用文种要得当。
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$ u7 ^7 S; m7 q% m" U+ H企业公文常用的主要文种有“决定”、“决议”、“通知”、“请示”、“报告”、“批复”、“指示”、“函”、“会议纪要”、“通告”、“条例”、“制度”、“规定”、“办法”等。常见的文种使用不当主要是,应当使用“函”的文件,却使用了“报告”。如:我们与建设单位、监理单位等联系工作时,由于是平等的或不相隶属的单位之间商洽工作,询问或答复问题,应当用“函”,而不能用“报告”。, X. i& d/ F1 o, _
+ e( D0 L( v- T6 L/ X: @二、文件格式要得体。$ H, V* c c# v* J! x
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企业公文格式一般包括:公文编号、标题、主送机关、正文、附件、发文机关、单位印章、发文日期、主题词、注释、抄报(抄送)机关、签发人等要素。常见的主要问题有:
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(一)标题没有准确、简要地概括公文的主要内容,并标明公文种类。有的仅“报告”、“通知”两字,使阅读公文与收文登记者要看了内容后才能了解公文的主题。有的公文标题排列不当,将词组在上下两行中断开,或上行全满或很长而下行仅几个字,如:“歌山建设集团有限公司关于尽快支付×××工程款的函”,将“款的函”放在了第二行就不够妥当,可改为上一行“歌山建设集团有限公司”,下一行“关于尽快支付×××工程款的函”,并用小二号字体加粗居中。* W" c/ v6 m* E, ]& `5 A& v2 A
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(二)文件主送多个单位或机关。例如:有的文件,是发给建设单位而需要监理单位监督或知晓的,监理单位就不能列在主送单位中,而应用抄报形式。有的文件是报送给政府主管部门请求解决问题的,如果将其他相关主管部门也列在主送机关中,由于主送了多个机关,收文机关就会因为文件格式不对予以退回,或有多个主送机关而不予以解决。因此,凡相关的单位或机关,均应在文件的最后写上抄送的单位,以便及时、有效地解决所反映的问题。
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(三)公文的附件未作注明。公文如有附件的应当附注在正文之后,发文单位名称之前,并注明附件的名称和件数,且名称应全称并与附件名称一致。
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; N. m1 J- h* h( }, D7 s( W2 L; w三、公文写作要合规。
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(一)公文写作要符合逻辑。毛泽东同志曾指出“写文章要讲逻辑,就是要注意整篇文章整篇讲话的结构”,就很鲜明的提出了文章结构的逻辑问题。篇章结构包括段落与层次、开头与结尾、过渡与照应,这一系列都要相互照应,结构统一,符合人们思维的逻辑性。篇章的逻辑性不仅仅包括其结构要符合逻辑,其内容也要有逻辑性。一般来说,宜用顺序加标题的形式,如:一、指导思想,二、工作目标,三、具体措施,四、几点要求,以及每一点下面采用(一)等序号再加上小标题,进行依次展开、层层深入的布局,就能达到层次分明,条理清楚,结构完整的要求,也就能使文章更符合逻辑。同一个标题下面或同一自然段中,内容不能相互交叉或重复阐述。如:将市场经营、工程质量、安全生产、工程技术、企业管理、财务管理等方面,并各列一个小标题,然后按内容分开写,这样就能使条理更清楚,便于阅读与理解。
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4 q: N% b0 U! H8 X- r4 P(二)公文写作要分清主次。公文篇章要求有主次之分,以避免下级在执行过程中出现“眉毛胡子一把抓”的现象。公文篇章分主次,首先应对获取的公务信息进行有目的地筛选、加工和排列组合。即将公文的材料、观点等内容要素,有步骤、有主次的加以组织安排。我们可以按顺序把主要内容放在前面,次要内容放在后面;利用大标题和小标题区分一些内容。如:在做好安全生产工作的通知中,可分预防坍塌、物体打击、火灾、触电、食物中毒等方面,而在这些内容中又可以提出更具体、更细化的要求,这样先主后次,逐步深入,就能使公文更具条理性,更容易使人接受、理解和执行。此外还可以在语气、语言上加以强调主要内容,如使用“必须”、“切实”等,以引起阅读者的注意。
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(三)公文结构要篇章完整。" K# k+ J: K* U# b1 Z9 T
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1、版面的完整。主要是指眉首、主体、版记的完整,在这三项中缺一不可。在平常的工作中,不少单位时常缺少公文要素或混淆行政公文各要素秩序和位置。如:有的文件缺少发文号;有的文件没有红色下划线;有的附件项被置于版记部分,或被置于生效标识之后;有的附注项则置于生效标识之前,或置于版记的范围内;有的甚至就没有使用页码,等等,这些错误导致公文的执行过程中产生了许多不必要的麻烦。. L4 N$ t. Q# T, {
* T1 J7 u4 J- T" f' g# w2、内容的完整。主要是指公文的主体部分要阐述明白、清晰,前后呼应,上下连贯,表述完整。例如,在下发会议通知时,必须将会议的时间(会期)、地点、参加人员、内容和具体要求等表达完整和准确,才能使执行者不会误解。此外,日期不完整或汉字与阿拉伯数字混用(如:0九年3月6日)、单位名称不全或错误(如:歌山集团公司、歌山建筑集团公司、歌山建设集团有限责任公司,或仍用浙江歌山建设集团有限公司,或仅为歌山建设集团)等问题也应予以避免。5 F8 N I' u$ Z2 S0 G
$ y8 B2 Q+ S# {1 M- t* T7 q3、全篇的完整。主要是追求整体的形式美,使整篇行政公文体现出对称美与和谐美,给人一种视觉享受。公文篇章是否规范化直接影响到工作效率、企业效益乃至整个社会的工作节奏。然而,在一些公文中,却不够注意整体美感。例如:有的证明,“证明”两字用的是一号或小初的字体,正文用的是一号字体,看起来与小字报一样不舒服。有的公文,没有对文字进行两边对齐,各行的最后参差不齐;有的序号采用自动格式,数字与文字相差几个空格;有的各个段落的单元格不一致,或单元格过大(如使用1.5倍行距等);有些公文中的标题部分未作加粗及用黑体字使之醒目:有的正文与落款相距十几行,且全靠在右边,等等,此类问题不同程度地影响了公文的美观、整齐与清晰,也应引起注意。 8 S- [& C9 T( p( \& a- G
( [1 z# \3 B+ R; x$ J- L四、语言表达要规范。
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此外,我们还应多利用业余时间学习有关写作方面的文章,以进一步提高公文写作水平。同时,在写作公文时,也可参照上级行政机关印发的文件或媒体中的有关文章,以不断促进企业公文写作的规范化,为企业发展起到更积极的作用。◎ 葛飞勇
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