如何创作出文质兼备的PPT文稿

裁叶思 · 发表于 2012-5-28 11:00:55

PPT文稿是适应当下现代化行政管理和业务管理的需要而产生的。不仅一些现代化大企业在组织专家讲座、新产品发布、与客户交流、大型活动策划或重大工作安排时要用到，而且一般机关和企事业单位在领导讲话、干部或专业技术人员述职和汇报工作时也要用到。

作为讲话人发言的“蓝本”，PPT（PowerPoint）演示文稿和传统文本讲话稿由于呈现方式或者说展示平台的不同，平面的纸质文本换成了立体的屏幕，特别是PPT讲话人所面对的“听众”变成了“观众”，不仅要求可听性，而且要求可视性，两者在写作构思、内容、结构和写作要求等方面就产生了显著的区别。

一、PPT文稿的构思

构思是写作的基础，构思取决于写作理念。有些人习惯于先写出传统的文稿，再转换成PPT形式。作为初学写作PPT文稿的人，这不失为一种掌握制作PPT基本要领的方法。但是，如此翻版，受传统文稿的制约，缺乏独立色彩和创意。要想写出文质兼备的优秀PPT文稿，还是要逐步掌握并坚持独立构思的原则。

与传统听觉文稿的写作不同，为了使PPT文稿达到良好的视听效果，作者在构思时不仅要考虑写什么、如何结构布局等传统文本构思中也要思考的问题，更要考虑如何呈现或展示的问题——如何化繁为简，如何使抽象、枯燥的文字和数据等内容简洁、形象、生动地表达出来，如何将相关材料与主体内容有机地组合在一起等等。具体而言，主要包括以下几方面的内容：

1．讲什么。即文稿的基本内容。作为一种动态的文稿，PPT文稿并不需要把要讲的话都写出来，它的片断性、演示性等特点决定了它的构思一方面要设计好引人注目的开场白、余味无穷的结束语；另一方面，要考虑主体内容有哪些方面需写出来、怎么写，哪些东西采用非文字的叙述形式效果更好、如何叙述，哪些方面需为口语表达留空白、如何留，哪些内容不宜放在文稿正文，但可以放在“演讲者备注”中或做超级链接等。

2．如何讲。即作为视觉文稿的PPT将要采取的运行结构，如每个知识点应采用怎样的手段、运用怎样的媒体(文本、图像、声频、动画、视频等)对其进行表现和陈述等。这些问题的构思取决于作者掌握的技术手段，也取决于作者对讲话目的的理解。只有明确PPT的具体用途才能恰当选择PPT的表达形式，如是否配音乐或画外音等。

和传统文本写作构思相同的是，PPT文稿的构思也不要试图一次到位，应将构思、起草溶为一体，在不断修改的过程中使其臻于完善。

二、PPT文稿的内容

采用PPT的形式是为了打破传统文本沉闷、八股的气息，发言人要避免对传统文本的copy，自觉追求内容的创新和表达形式的创意。

日本著名风险投资家盖川崎（GuyKawasaki）提出了一个PPT文稿的10/20/30法则——演示文件不超过10页，演讲时间不超过20分钟，演示使用的字体不小于30点（30point）。

对习惯按传统文本念讲话稿，不善于口头表达、即兴演说的人来讲，实现这一法则是一个很大的挑战。在“10/30”这么少的提示下，20分钟似乎就显得漫长了些。虽然我们不必对此僵化理解和盲从，但一份优秀的PPT文稿的确应在简洁、生动、鲜明、形象上下功夫。

首先，PPT的编辑脚本虽然可以请他人协助完成一些技术工作，但文字脚本必需由发言人亲自拟定。PPT文稿的演示迫使发言人与观众有更多的目光交流，要求发言能体现出更多的现场感，发言人要更注重对现场气氛的适应和调动，有机变、擅发挥。发言人只有亲身参与PPT文稿的准备过程，熟悉自己要讲的内容，才有可能运用自如。

其次，PPT应突出内容要素，但又有别于发言提纲。从PPT写作理念来分析，演示文字是提示发言人的，更是为观众服务的。PPT讲稿的发言人绝不能埋头照稿宣读，也就没必要把所有要说的话都写出来；同时，作为视听文稿，PPT含有“演”的成分，也不是传统意义的发言提纲，在内容表达上不要受传统提纲的束缚。

明确这两点是写好PPT文稿的前提。一份完整的PPT文稿应包括以下几方面内容：

1．首页。文稿的首页也叫封面、片头，应使观众明确这是一次讲话的开始。这部分内容应只占一页篇幅，可以只演示，不讲述。通常包括发言的题目，发言人的姓名、职务或职称、单位等相关信息，发言稿的写作时间等三项内容。

2．主体。包含引语（也叫开场白），内容目录，主要观点，重要概念或专业术语的解释，内容涉及的重要数据、事实或资料的展示，引申内容，内容小结或结束语等七个方面。

除专业或学术讲座外，在一般30分钟左右的讲话中，这部分内容控制在8页左右的篇幅为宜。因为太多的内容，让人难以把握要点，更难以记住重点。

为节省篇幅，主讲人在设计页面时可利用幻灯片母版的功能，将内容目录呈现在每一页的左边，既可以节省单设内容目录的页面，又达到完整呈现发言进度和即时内容的目的；另外，主讲人可利用PPT文件的超级链接功能，将一些更详细的引申内容或资料放入资料夹，根据现场需要选择性地呈现；再者，主讲人还可以充分利用PPT文件提供的“演讲者备注”功能，将一些不必或不宜呈现在主页面，但又需提醒讲话人自己不要忘记表述或需精准表述的内容放在里面，放映时打开“演讲者备注”即可。

对重要概念或专业术语的解释以及对内容涉及的重要数据、事实或资料的展示，PPT文稿应尽可能采用图表的方式来表达。善于撰写PPT文稿的Google全球副总裁李开复就经常采用这种化繁为简、变抽象为具体、变枯燥为形象的表达方式。他常根据内容的不同，设计不同的图表，并采用层次分明的形式随着内容的推进，逐步展开图表。这样生动、形象的视觉表达效果，是传统文本无法实现的。

3．尾页：包括（1）致谢：对观众或对自己写作讲稿有帮助、提供资料的人员或单位表达感谢的意思。（2）联系：给对讲话内容特别感兴趣、愿意进一步交流的观众提供自己的联系方式，如Email地址、办公电话等。

这部分内容也应只占一页篇幅，两项内容不必都写。

三、PPT文稿的结构

结构是文稿材料的组织构造、布局谋篇，是发言人思路的外在表现。PPT文稿的结构既要在排列先后顺序上下功夫，也要在呈现方式和程序上仔细推敲，更要有整体把握的原则和制作技巧。具体应注意以下几点：

第一，结构完整。如前所述，PPT文稿通常由首页、主体和尾页组成，其中主体部分由引语、基本观点和小结三部分粗放构成。作为演示性文稿，PPT追求为读者提供视觉享受，虽不像传统文本那样进行细密的逻辑勾连，但基本结构要素要齐备，便于讲话人通过口头连缀对文稿进行内容上的逻辑衔接。

第二，层次清晰。许多讲话人认为讲话重在内容，形式是为内容服务的。但是实际上，不注意文稿的表达层次就会影响表达效果、降低预期目的的实现。对PPT文稿而言，形式更是与内容并重，在内容的演示上，应有明显的层次感，为讲话人通过口语表述对粗放型结构进行逻辑勾连留有充分的余地，以便为内容添彩。因此，PPT文稿特别强调文本结构要素排列的顺序化和结构的外在衔接，除并列式线性结构外，还可采用树状结构、网状结构和混合结构等呈现方式。

PPT文稿的所谓“层次清晰”，除了文稿一般意义上的先说什么、后说什么以及表述中语句的衔接等问题外，还有一个演示中层次鲜明的问题。为此，撰写PPT文稿不仅要准备文字脚本，还要对文字脚本进行编辑。PPT文稿的编辑要素和技巧很多，要特别注意的有以下几方面：

1．文字的编辑。即对PPT页面文字的字数、字体、字号和字色等相关内容的设计。

PPT文稿的每页字数不宜太多，否则影响页面的视觉效果，给人一种“堵”的感觉。这就要求文字脚本要尽可能精炼，编辑脚本时注意分页表达、概括表达。另外，对大段的文字要尽量化整为零、化抽象为具体，如采用分段表述或图表表述等。反过来，每页PPT的字数也不宜太少，否则会给人一种“空荡荡”的感觉。对此，可采用增加图片或增添动态效果等方式弥补。

一般情况下，一个PPT讲话稿页面的文字量要与它采用的字体相称。而字体的大小又要根据会场的大小来判断。如果是小规模的会议室，可以采用20号甚至再小一点的字号。但是在较大的会场上，为了保证视觉效果，最少也要用30号以上的字号，并且要排列清晰，行距适中。

另外，一份PPT讲话稿的字体和字色不要太繁多，一个页面最多采用两三种字体和字色，以免给人眼花缭乱的感觉，因形害意。同时还要注意亮度对比要恰当、清晰地突出文字。

2．标题和内容的编辑。即对PPT当页标题和内容动态效果等相关内容的设计。

原则上，PPT文稿每页都要有当页标题和内容，采用不同的字体、字号和字色，层次分明、一目了然，不能混在一起。在呈现方式上，为了做到动静相宜，标题一般不采用动画效果，随着页面的切换自动呈现。内容的出现则应通过播放次序的设置和鼠标的控制，随着发言人的讲话节奏、速度和内容的展开逐步呈现，根据需要设计“出现”动画，如淡入、淡出、叠加、分裂、百叶窗等。

另外，正文主体内容的文字应分级，不同级别的文字在字号和项目符号上应有所不同。

3．模板的编辑。即对PPT首页、主体和尾页模板的设计。

为了省事起见，人们通常会采用PowerPoint软件自带的幻灯片模板，较少自制模板。但其实自制模板并不像人们想象的那样复杂。一份别出心裁的DIY模板不仅能达到与众不同的效果，还可以免去每次制作幻灯片前对模板精挑细选的麻烦。当然也可以通过对PPT自带模板的修改达到独特的效果。无论自制还是修改，应注意针对首页、主体和尾页三个部分的不同要求去设计或选用。

PPT文稿首页模板的设计要简洁大方，突出讲话标题，同时在大屏幕上播放时不能出现字迹模糊不清的现象，所以最好选用白色为底色，图形的基色最好以公司或所在单位LOGO的基色为准。另外，PowerPoint默认的主标题字体是44号宋体字，为了美观，可以把它改成48号隶书，并在字体格式中添加阴影效果；副标题反映与讲话人相关的信息，字体修改为32号隶书，并将文本框向下移动少许，使其和主标题之间层次鲜明。

通常PPT文稿主体部分除主体内容外，每页有个小标题，此外还需强调制作PPT的单位或部门等信息；对内容繁杂的讲稿，还应显示内容的目录信息，所以在设计内容页面模板时应该把整个页面划分为四个部分：小标题部分、主体内容、LOGO和部门名称、目录部分。为了使页面简洁，建议“LOGO和部门名称”与“目录部分”不要同时呈现，二择一即可，这样就简化为三个部分了。例如：

PPT文稿的尾页应精心设计动态效果，在字体、字号等方面注意与首页风格相呼应，给人留下善始善终的完美印象。

四、PPT文稿的写作要求

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总之，只有立体、动态的PPT文稿才能达到文质兼备的效果，体现出不同于传统文稿特质和优长。作者：张江艳

书院行走 · 发表于 2019-5-25 10:08:55

通常PPT文稿主体部分除主体内容外，每页有个小标题，此外还需强调制作PPT的单位或部门等信息；对内容繁杂的讲稿，还应显示内容的目录信息，所以在设计内容页面模板时应该把整个页面划分为四个部分：小标题部分、主体内容、LOGO和部门名称、目录部分。为了使页面简洁，建议“LOGO和部门名称”与“目录部分”不要同时呈现，二择一即可，这样就简化为三个部分了

宁夏大指 · 发表于 2015-6-9 16:27:25

一份PPT讲话稿的字体和字色不要太繁多，一个页面最多采用两三种字体和字色，以免给人眼花缭乱的感觉，因形害意。同时还要注意亮度对比要恰当、清晰地突出文字。

蒋斌 · 发表于 2015-9-20 10:42:58

每年都要做PPT，每年要求还不一样，怎么样才能做好，做动态的PPT，要认真学习下才行，楼主的帖子讲的很有意义，将注意事项讲到位了，谢谢

小木七子 · 发表于 2021-11-18 10:42:41

PPT文稿的尾页应精心设计动态效果，在字体、字号等方面注意与首页风格相呼应，给人留下善始善终的完美印象。

黑哥 · 发表于 2015-7-30 11:15:03

不错

henmao2 · 发表于 2018-1-3 07:39:41

通常PPT文稿主体部分除主体内容外，每页有个小标题，此外还需强调制作PPT的单位或部门等信息；

走进樱桃村 · 发表于 2021-9-30 08:58:29

总之，只有立体、动态的PPT文稿才能达到文质兼备的效果，体现出不同于传统文稿特质和优长。

金钢宝贝 · 发表于 2020-4-27 20:51:50

老秘网真是应有尽有，在下正在学习PPT制作，此文对我帮助极大，感谢楼主分享此文~~

龙海 · 发表于 2015-9-9 09:05:47

恩。很受用。PPT给受众视觉、听觉等感受，效果会更好。当然，是在制作优秀的前提下。

wb236708303 · 发表于 2015-7-29 10:01:22

给人留下善始善终的完美印象

时间飞鸟 · 发表于 2012-12-17 13:23:22

{:soso_e100:}

杨咏峰 · 发表于 2013-1-1 10:07:47

RE: 如何创作出文质兼备的PPT文稿 [修改

creeneason · 发表于 2018-1-22 09:58:33

谢谢分享，非常好的稿子！

《文稿,还能这样写》作者雄文	《笔杆子碎语》作者王一端	《机关文稿写作入门》作者杨新宇	《机关文字工作五十讲》作者何新国
最新《公文写作培训课程》直播间	《公文写作百法例讲》作者房立洲	老秘网站长、《老秘笔记》作者老猫	《公文高手的自我修养》作者胡森林

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