事故报告可以同时抄送下级机关吗？

【案例】事故报告可以同时抄送下级机关吗？------(杨戎供稿)

某单位发生了一起恶性车祸事故，需要立即向上级机关上报事故报告。秘书提议将此报告同时抄送给所属各下级单位，要他们从此次事故中吸取教训，以防止类似事故再度发生。可办公室主任说“报告”不能同时抄送下级机关。秘书内心不服气，但却也说不出理由。
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- S! h! [* f5 D# i/ r【评析】
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本案例涉及公务未决阶段的行文规则。
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1 j# _& _# c+ l应该这样理解：一方面，按照行文规则，在上报同时不得抄送下级机关的文种是“请示”而不是“报告”，而“报告”在上报同时是否也不得抄送下级机关并没有硬性规定。另一方面，在公务活动中凡是处理未决事项的文件一般也不要抄送下级机关，不管它是用“请示”或“报告”。因为未决事项往往具有一定的保密性质或不便下传的理由，抄送下级会在某种情况下给工作带来负面影响。如本案中该单位正在处理的这起车祸，在尚未查出事故原因和作出处理决定时，就将此“报告”抄送给有关下级，会对车祸的处理带来一些本可避免的猜测或议论。同时如果为了行文提醒下级机关从此次事故中吸取教训，以防止类似事故再度发生，用抄送文件形式并不能切实起到预期作用。因为抄送机关不是公文主要的受理机关，所以很难说当其收到文件后会不会在有关群众中正式传达和要求执行或知晓以达行文初衷。

如果想要达到各所属单位引以为戒的效果，可以选择采用的行文方式有两种：一是以直接方式向下级正式发文，通报此次事故的原因、教训和处理结果；二是以间接方式正式发文，将上级处理意见以转发性通知形式下发所属下级，并在转发通知的按语中明确要求下级单位吸取教训，防止此类事故的再度发生。请注意，这两种方式都是在事故处理决定下来之后，而非未决之时。