当今, 信息对于一个单位起着越来越重要的作用, 信息工作在办公室工作中地位也越来越突出。要做好信息工作, 办公室工作人员必须具有强烈的信息意识和良好的综合素质。4 b7 f c: s2 K: c6 [
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一、办公室信息工作的重要作用
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事物的特征通过表征该事物的信号内容和一定的传递形式使其它事物感知, 这些信号内容就是该事物向其它事物传递的信息。所以,信息是事物本质、特征、运动规律的反映。人们就是通过事物发出的信息来认识该事物的。邓小平同志曾形象地说:“做管理工作的人没有信息,就是鼻子不通,耳目不灵。”这些,都说明了信息工作的重要意义和作用。办公室的信息工作主要起到三个方面的作用。
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1、通报情况,相互交流,做到下情上传,上情下达。一个单位领导部门的决策、工作部署是什么, 基层工作人员又是如何执行的,都需要及时进行沟通。同时,一个单位的工作又与国内外的形势息息相关。国内外的大事会时时反映到我们这里, 我们的反映又不断地反馈出去,这是一个信息交流的过程。通过我们主动地收集相关信息,发出相关信息,就会使这个交流沟通过程畅通无阻,延绵不断。“流水不腐,户枢不蠹”,一个单位只要信息畅通,这个单位就有活力, 就能健康地发展。办公室工作人员要做“ 有心人”, 时时注意收集信息,向领导通报有用信息,向群众报道重要信息。- m; i7 X4 _" O7 a
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2、为领导决策提供服务和依据。领导的决策要在党和国家方针政策的指导下, 依据本单位的工作目标、需要和实际情况进行,要经过上下广泛的讨论,不断了解新的情况, 反复研究新的问题。这都离不开信息。可以说决策的过程就是信息的输入、处理、输出的过程。办公室信息工作做得好不好, 提供的信息是否真实、准确、全面、及时,将直接影响领导的决策。办公室工作人员要把群众的想法、意见、建议及时提供给领导, 以保证领导的决策与群众息息相通。" o& v5 h6 B4 A
7 |1 G/ W$ Z4 ^& p1 y5 G5 _3、宣传本单位的优势和成果, 提高知名度。每个单位都有自己的特色和优势,并通过长期的努力,会取得相应的成绩和成果。不进行积极的信息交流, 一个单位即使取得了很大的成果, 知名度也不会迅速地提高起来。通过适当的、得体的宣传,将会使这个单位由鲜为人知逐渐地提高知名度,使得其特色不断突出,优势日益增强,任务越来越饱满,工作越来越顺畅。. ~" Z6 X+ d \/ {' C
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宣传就是信息的交流, 也是更高层次的信息工作。当然,宣传要掌握好度,做到实事求是,不能炒作、包装、作秀,否则就会适得其反,这就要把握好信息,提供准信息。
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二.办公室信息工作的主要内容
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& ?* ^$ g. O: V z6 R' t+ f办公室信息工作包括信息的收集、整理、筛选、传递、积累和应用,内容繁多。内容大体分为日常信息、重大信息及本单位系统的基本信息。载体包括网络和报刊杂志及内部资料, 传递形式分为电子版和纸版。因此, 信息工作是一个比较复杂的系统工程。日常信息内容非常广泛, 包括科研、教学、生产开发、后勤基建、国际交流、思想文化、院务、党务、工会活动等。重大信息包括重要活动、重大科研成果等。这些信息多数都是时效性很强的新闻, 必须迅速、快捷准确地报道。此外,一个单位的历史资料和基本情况的收集、积累和整理, 也是一种广义的信息工作。所以我们也很注重本单位历史资料和基本资料的积累。
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在多年的实践中, 我们的信息工作紧紧围绕党中央的战略部署和学校建设世界一流大学的中心任务展开, 及时、准确地反映了本单位贯彻落实科学发展观、创建和谐校园的新成果、新情况、新问题,为公众了解情况发挥了窗口作用,为领导科学决策起到了助手作用。
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三.做好信息工作的几个关键: z& ] }5 B3 S0 S! f. [
. n7 _4 q! c- s! t/ l4 T如何做好信息工作,可谓见仁见智,不同的单位情况不同,作法各异。从多年的工作实践中, 我们觉得以下几点是比较重要的。
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7 z9 e' L/ |) ~$ m3 F8 d1、领导重视是关键。领导干部一方面要身体力行, 在重要问题上亲自把关,督促检查,另一方面,又要放手让工作人员主动积极工作。同时,有关领导还要经常与信息工作人员分析形势,统一认识,布置任务,营造良好的宣传氛围。$ _+ b1 R O* K" c
$ l- l4 [' C) I4 A/ o( b- ^; S; P2、队伍建设是基础。建立一支精干称职的信息队伍是很重要的。各基层单位聘任兼职信息员,及时、准确地将本单位的各种信息报送办公室,经筛选、分析,通过审批,将有用信息上网发布, 建立一条畅通的输送渠道。要制定出一套规范制度,如每季度通报制度,定期约稿制度,评比、激励制度等,保证信息工作顺利运行,健康发展,不断创新。
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3、提高质量是根本。质量是信息的生命, 没有质量的信息是无益的信息。为提高信息质量, 要提高信息员的素质, 提高他们的敬业精神、写作水平, 加强思想品德锻炼和业务知识培训。信息工作是默默无闻、寂寞枯燥的,要耐得住寂寞枯燥,避免浮躁虚华,要提倡以无私奉献为荣为乐。信息员的培训主要采用“传帮带”的方式,一方面放手让年轻人在战斗中成长, 另一方面请一些文字功底扎实、经验丰富的老同志把关。要使培训模式多种多样,重视知识的积累,加强洞察能力和信息捕捉能力的训练,同时也要提高政策水平和理论基础, 为写作水平的提高做好积淀。5 t, S; Q$ \8 ?6 X/ ]. E% e' g( G0 O
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6 p/ P. M$ @2 O# X总之,信息工作意义重要,内容丰富,只要长期深入,持之以恒,并不断解放思想,开拓创新,就会大有裨益,大有作为,在一个单位兴旺发达、繁荣发展并长盛不衰的大舞台上,唱出有声有色的戏来。文/杜淑英 史雅荣 |