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秘书如何在被动服务中求得主动
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秘书如何在被动服务中求得主动
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荷塘秘书
发表于 2012-5-22 06:39:52
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秘书工作与领导工作紧密地联系在一起,领导有什么样的需要,秘书工作就应及时提供什么样的优质服务。当前,正逢全省党办系统开展优质服务竞赛活动之时,如何面对现代领导的新要求和秘书工作自身的不断发展变化,进一步提高优质服务水平,都对秘书工作提出了许多新的要求、新的课题、新的目标。作为现代秘书,不仅要有宽广的视野、创新的思维、不断更新知识的能力和良好的职业道德,更要懂得领导工作和秘书工作的发展趋势,把握秘书工作被动性与主动性对立统一的规律,在被动服务中求得主动。
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一、找准“干小事”与 “谋大事”的着力点,在服务上做文章。
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秘书工作的职能和地位决定了秘书工作者必须谋大事、当高参、献良策,但秘书工作者的职能作用又多是体现在办文、办会、办事等具体工作上。这其中许多是繁杂、零碎的。这就要求秘书工作者必须充分认识服务的崇高性,树立自觉服务的角色意识,把谋大事与干小事有机结合起来。一是敢于谋大事。根据领导的工作范围,跟踪领导的工作轨迹、工作目标和阶段性工作重心,及时准备材料、提供情况、谋划点子,这是秘书工作者最起码的工作内容。因此,秘书工作者更应充分发挥智囊作用,努力吃透“上情”,通晓“外情”,明了“下情”,不断提高自己的认识能力、分析能力和预见能力,做到问题抓得准、看得清、谋得远,为领导提供更多更好的服务。二是乐于做小事。秘书工作无小事,小事里面有大事,小事里面有政治,小事连着大局。小事做不好,往往就会误大事。无论是文稿起草、信息调研、督促检查,还是文件校核、会务安排、后勤服务等等,哪一个环节运转不灵,都有可能影响大局、影响决策。所以,秘书工作者要自觉地把具体工作、日常小事融于大局之中,“有心于事、热心于事、用心于事”,把每一件事考虑得更周全一些,安排得更细致一些,处理得更快一些。三是善于办实事。任何领导都不是完人,他们也有自己的个性特征,也有品德和才能上的差异。对此,秘书工作者要善于了解领导的优点和长处,使领导的才能和优秀品德得到充分展现;对领导的不足和缺陷应尽量弥补,使领导能够在任何场合下都光彩照人;对领导零散的观点应恰当联缀,把“珍珠串成项链”;对领导不便处理的问题,要善于挡驾、善于处理;对于办了不好,不办也不好的事,要以对工作、对领导负责的态度,保持清醒头脑,分清事物本质,宜办则办。
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二、找准“决策”与“参谋”的临界点,在才智上用力气。
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领导决策一方面来源于决策参谋班子卓有成效的工作,另一方面也离不开秘书工作者的时时提醒,这就要求秘书工作者自觉地站在全局的高度来思考、策划、安排和处理问题,努力使自己的参谋工作成为想领导之所想、献领导之所需的“及时雨”、“雪中炭”。但是,秘书工作者在为领导决策服务的过程中始终是水手不是舵手,是配角不是主角,只能参而不决,谋而不断。一要参与不干预。参与就是要以主人翁的姿态、高度负责的精神,在从事参谋辅助的过程中,客观准确、实事求是地向领导汇报情况、反映准确、当好调研员。不干预就是不要帮倒忙、拉后腿。决策一旦作出,就要不折不扣地去执行,切不可评头论足、说长道短,散布与领导决策不一致的言论。二要灵活不迎合。领会领导意图是秘书工作者为领导决策提供服务的起点和关键,这就要求秘书工作者必须思维敏捷,善于“察言观色”,发现领导的思想意图和对某一件事物的态度以及心理活动等等。要当好参谋,应忠诚老实,有喜报喜、有忧报忧,不隐瞒自己的观点,按事物的本来面貌反映和处理问题,而不应该迎合领导,歪曲事实真象,看领导眼色行事,更不能为了私利给领导出“馊主意”或打着领导的旗号、借领导决策之名,行追名逐利之实。三要到位不越位。秘书工作者的职业决定了只能甘居幕后,当无名英雄。因此,秘书工作者必须牢固树立任劳任怨、敬业爱业、为事业献身的精神。要以服务为天职,淡泊名利,甘于寂寞,竭尽全力地为领导服务,切不可以领导身边人自居,夸夸其谈,发号施令,指手划脚,到处炫耀。四是服从不盲从。“秘书工作者是领导的左右手”,若这左右手不听大脑的指挥,那又有何用?作为秘书工作者,不能机械、教条地理解下级服从上级,而应以对党的事业高度负责的精神,及时向领导反映情况,提出改进和完善的建议。
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三、找准“主动”与“被动”的聚合点,在主观上下功夫。
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秘书工作有着较强的服务性、从属性、被动性,活动要服从领导日程,工作要围绕领导打转,就是材料也都是命题作文。但这并不是说秘书工作只能奉命办文、办会、办事,处处被动。这就要求秘书工作者充分发挥主观能动性,处其事,敬其业,变被动服务为主动服务。一是加强学习争主动。理论是行动的指南。秘书工作者要认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想和科学发展观,学习一切反映当代世界发展的新知识,向实践学习,向书本学习,既熟悉专业知识,又懂得政治、哲学、历史、现代科技知识,要使自己成为“通才”。二是紧贴领导求主动。只有了解和贴紧领导,才能真正想领导之所想,急领导之所急,才能从领导的点滴言行中看到领导意图中深层次的东西,做到心领神会,一点即通,从而在工作上,生活中具有更大的空间,使工作更有效率。只有站在领导的角度思考问题,才能看清什么是领导的主要需要,什么不是主要的但又是必要的,什么是可有可无的,什么是不合时宜的。三是围绕大局谋主动。对一定时期的重点工作、重要会议和重要活动,进行认真研究分析,对应采取哪些措施、分哪些步骤实施等细节及早谋划,为领导拟出参考方案。对方向性、苗头性、倾向性、争议性、政策性和全局性的问题要紧紧抓住,进行超前性、追踪性、反馈性的调查研究。同时,搞好急、难、新情况综合,做到“一叶落而知天下秋”,在领导决策时,各方面的依据便可顺手拈来,水到渠成。四是掌握规律赢主动。秘书工作者工作虽然被动,但也有规律。在实际工作中,只要多留心领导手中的文件,注意领导的言行,就能知道领导在关心和思考什么,并在领导未作出决定之前,来预测自己的任务,使自己在任务到来之时,已胸有成竹。
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四、找准“对上”与“对下”的结合点,在协调中见成效。
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社会在发展,时代在进步,做好新形势下秘书工作,必须认清形势,把握大局,立足大局,服务大局,增强责任感、紧迫感、使命感,进一步提高秘书工作的主动性,使办公室各项工作富有成效。作者:肖 勇
" ?2 R8 U: c/ e; O2 J
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秘书
如何
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ly250
发表于 2012-5-31 22:25:22
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办公室工作头绪多、要求高、责任重。
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余之舰
发表于 2015-6-2 16:19:51
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认清形势,把握大局,立足大局,服务大局
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