职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题 , B" M9 P& k/ J: p! r) a
7 ]' W8 u: F% g t1 q+ J D6 M
职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。 : W( B6 y( ^2 [: ?
/ i9 i' L+ J3 j" V% b, i
一、秘书的职能1 z/ L# x" T" E. d a1 \
1.辅助决策
+ `* t. ~+ l' O; F% S
1 u6 b) h3 B7 W* G （1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。 ) t% t9 w, t9 y, p2 j2 s& w1 e9 l
* A0 v$ d, V) T G/ L7 f
（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面：
* ^: V7 V9 ]/ u$ b5 x( \$ g) T6 x5 V+ C! b7 t! Q% t
辅助内容的综合性
1 ]5 l3 V! I* B9 M( {
4 `4 i8 i1 {: M: y+ M0 S 辅助时间的经常性
+ ]8 K" B6 P2 f# O/ c
3 d; @9 z0 |' Q P- }% F4 k; Y 辅助环节的全过程性 : x o+ _! _9 j" T* q. b
_6 T) @5 ~+ ]& c& Q5 F6 E. o
（3）、辅助决策的原则 # `4 e: Q* R1 s0 X
$ g5 b: r- T0 W9 Y2 v
超前原则
& r: [* I: F8 |- s8 o% ` l: o+ _7 f- o" I4 i9 q" ^2 G
定位原则 ! L; t$ r4 `: `/ \6 C9 F
, A( h8 q: K- e3 E: ` 信息原则 ' b) Q$ _- C. N
7 w$ v7 F) X3 O: A 谏诤原则 Y8 W1 \/ w/ X
9 D: |0 ~, | M4 }6 q# p0 n
（4）、辅助决策的过程 % q- @# A1 f3 G, j& d6 m" \, L
/ I8 z1 R# x8 ~( U6 y9 s" o Y! c; a' R 协助领导确定目标
5 ~( b" G1 w& [& Z% i0 E- u: I e, I. G
协助领导设计方案 % p! T: p: E* K
M$ K8 q5 G7 G& s* c7 L4 W N9 w
协助领导评优选优 % U B! ]9 c; \) \/ w
& l# v l) I0 G0 c# b$ t- z( F. T
协助领导实施反馈 : P1 V& E& R! l+ O% f
/ e/ W$ E9 n) F& _4 P. h/ L+ h9 U 2、协调关系
- W2 E; @) y* w' I3 p
7 Z3 }2 v& h6 p （1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。
( ~, ^7 Z. g) ? N( @8 H: A, L+ M$ x# }8 ?& Q0 Y/ m0 |$ d
（2）、协调关系的特征
$ |/ n' G- U" a& H7 w6 x" d
" U+ Z. e: b6 N8 U7 w2 h: D/ N 从属性
8 [2 @3 w5 _7 C0 r, x7 `: G* f8 u0 x# {7 N/ j, [
广泛性 ! Y* V% O3 _5 v/ q
0 C9 [; n: I0 B$ E- r0 ` 间接性 7 L1 j, n$ ?- Z$ L0 Y# y& X
; s P* ~' H* J+ i) Q （3）、协调关系的原则
" F6 C/ ^# S+ q7 t3 @* m# D0 @/ h% T* Y9 m
政策指导 ) k3 j3 Y9 D" Y' p/ J
9 [+ K3 g) }6 @; j
客观公正
5 d) n9 }/ Y0 { R
" @" j1 L. _+ o/ A& K( _ 平等协商
% U+ Y, L3 y- s% V4 X! `9 c7 |: ?/ Z
注重整体 8 ?1 {/ J2 ^1 m! @8 u% _
, N9 o& T* Q/ Z# |+ g6 w
灵活适度 ' m" X$ D6 N' r9 c$ B# U# w5 z
; t* b" G8 p( Q+ }- w
（4）、协调关系的过程
$ f3 u/ }7 H( K i
2 a' z% Z' w5 y( s! P$ ? 摸清情况
* M/ Q: n; Y0 C3 Q% w; Z3 I7 J8 h: x* P t
找出症结 * [) r1 |. r' ]+ p# V
1 M+ z$ z& o( L: W 恰当协调
2 }. ^- [: I' k* ?* h5 h0 {
: _ G% g* V; _7 ]8 _7 x$ X7 Q: ^ 督促落实
& K7 m& [) T* M$ x7 f9 V/ | h% C9 d, W1 y
检查反馈
' T6 P6 M4 e. X9 m' i! U7 A
! ^2 P: [& u) V2 o 3、处理信息 4 x" T$ U% }0 C" f0 _9 `3 \
8 Z9 o- L1 @9 d! U& _ （1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。
' e3 v& w4 u: M- A4 m( v. R) b* A
) Z7 t, L4 N0 y! Y# e5 y [ （2）、处理信息的原则
- s0 @& m/ ^# f/ t) o+ R3 w9 W% q' O$ |$ ]5 D( ?+ V& s ~; u _9 ?
及时性原则
% P6 u2 ~1 B# E' \1 @: Y
6 b% s" r1 N8 A7 R/ y2 ? 保真性原则 ! H# Z! R) N; J) E
9 M; s5 G7 L; s6 a& ]3 s- U% e" q
适用性原则 1 C ]; h6 O/ q' o7 `4 ]8 `6 b$ U
. B# b$ o, P4 N 预测性原则 $ s+ P. E5 f; i7 Y. P8 \& z
, c7 R8 Y' w3 i% J4 j2 l
（3）、处理信息的内容 . @% h& v: d3 g8 ^0 u" V5 l! {
/ v# h P* i1 E0 Q7 l3 Z 历史信息
6 U5 R3 ]+ i7 |3 \2 ^ h7 \
, A# b# t1 o, H9 _& ` 上级信息 2 J# Y: P# a1 _. @9 Q1 Z
( s- c$ |, a9 _$ Y* i/ Y6 ?# l 内部信息
. f6 o, m) w( u0 n" r$ t9 I1 N f- k
公众信息 - V, K1 [4 G% r) Y0 ], g+ H$ B
$ ?2 x- K; E8 ?, Y' X5 f% l# r- N
社会信息
/ u$ ~! T7 }% X1 m% w$ T6 w8 R: D, n% V. y
（4）、处理信息的过程 % H$ P; K; w {- _
$ `( C1 w* \9 B
信息的收集 7 I( J3 v+ a+ V
0 P! z8 g6 U" ^- r" { 信息的加工
+ m4 ~" k- @: X7 o3 I1 P, I* p" r0 V4 H
信息的传递
* A* U, J+ e: t0 ]" t) `) X1 m* F0 w( G w' d
信息的反馈 3 P# [; o( f1 s4 c
1 a q/ M; V0 l4 s" o5 k( ]8 ~5 x
信息的储存
+ w3 L$ {& }, j2 n4 A0 Q1 b( H% {% A4 [" s% t5 {" }) ~
4、办理事务 0 }/ t! z& q% {! c3 K
' t' n" L7 t4 g/ |; o! s （1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。
# G$ a( C j/ }2 N
; C8 | V. V; Z5 y+ H （2）、办理事务的特征 5 w" v" ^9 x5 U" W' @* e
( M# ~$ D8 s; ?+ u, x
综合性 - @/ M: B- E% O% S! M- D3 t
0 ?5 |/ o9 _3 z6 @" K$ T1 ^* i
服务性
+ K& [: s, @, m/ Q6 P5 D) l9 ]: L$ S/ d! B/ z4 e A9 X0 u
繁琐性 5 F) C' ]0 Q. t! v1 d2 L
0 b; j8 C2 B- J+ Y( f% B
突击性 : ^$ t$ t* h# {) x s: B; }! q% g+ w# @
; K/ k3 c7 b+ Z' q3 f! h. z, d （3）、办理事务的原则 / u% J/ [& W6 L. K- I, U
: T9 L5 R' q4 x3 g5 j 被动中求主动 8 i# K: @8 {4 j7 M$ V
% ^: ~! c% }# I" E v! d; w+ N& r
原则中求灵活
$ k, ]! Q% @ K' R6 V
+ ^2 [) h! `) s0 F* X 繁杂中求规范 " l6 k" z3 |, C h- U
' X4 `9 E# w& Z& N0 ?. T8 ^$ \
（4）、办理事务的程序 ) R6 q1 s7 ^- I' F
1 U0 e' F/ Z# j" i9 H3 g
自然程序 9 @9 Y. E5 r& y: b; h a; P! C6 [
% t0 ]9 \$ N) C/ e
理论程序 / K9 V9 M- L/ h' u4 j& x& u- q/ `
( Z1 X) ?, w' y9 g 指令程序
, t: ?% L( B7 l8 P: P0 u: X: m8 N& \4 W! t
法定程序
' A, t# w, O* b( n0 _/ l A& M" V: r, }0 w m9 b+ A# Q
技术程序
, Q1 ?+ B! {% `9 s8 i- L
9 Z# y3 p6 `# i; y5 g {/ Y- A5 B 习惯程序 : L7 Q% @) q: H/ a1 j- ?( q
# {- |( O( @) J 二、秘书的职责
h$ V! I& Q9 ~+ C 大致也有以下11个方面： ; n; C; n5 @# G: l1 b& [$ b& F
% ]" J8 K! V0 s. j7 H r 日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理） $ n7 B6 A0 w6 x `& S4 ?$ B0 i
7 a. p6 ~1 ^* T% q 接待事务（来访接待、安排服务等） 5 L: W6 i& ~; j' C R. t) h
4 r0 B. ]; T- p4 ?$ R! h 会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等） 7 O+ L% Z2 j4 p! m- R- h, |6 n
8 ^5 I% A0 y- Y' v+ P3 m& h
行政事务 & w) ^ b+ @+ y# D9 u2 { |" V
9 ^: [; p; \. c$ F \" O* r g0 j 信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等） D! \4 s- T- N4 C
; Y3 Q: Z/ X& J
调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）
. M/ P' F% g5 C% }! c. I/ R* p6 v8 g* [( K; |" X+ ^: i
文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理） 0 H5 b3 P" n9 t( v; \8 f7 g
2 A% D( x6 X+ B- d9 @9 z0 a 写作事务（各种文体的写作） . H+ X2 J5 j& F4 R$ m; c: Y
4 S0 K7 k5 o1 J) F& v: N
协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等) - }4 ?( o' R" X+ q8 A# Y/ [8 t
1 v. L( r+ Z1 Z 督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）
9 k1 B# j! d/ @. G% i1 a" U" u. I$ S& t2 N9 [
其他领导临时交办的任务 |
提升卡
置顶卡
沉默卡
喧嚣卡
变色卡
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