关于办理向上报告公文需要注意的问题

    办理报告是机关公文处理中很重要的工作之一。从目前我们受理的这方面的文件看，文件质量总的来看是好的，但也存在一些这样那样的问题。为做好报告的起草和报送工作，下面针对当前存在的问题，就如何认识、防止和克服这些问题，谈点看法，供参考。
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      一、关于明确要求上报的问题。上级机关明确上报的报告，大致可分为两类：一类是定期性报告，包括半年工作报告、年终工作报告和各地、各部门主要领导同志的年度述职报告等；一类是阶段性报告，即反馈贯彻某一次会议精神、汇报某一阶段工作情况的报告。现在来看，年度报告情况比较好一些，而年度述职报告有的地方和部门没有上报；对某项工作的报告，有的地方和部门有时按要求上报，有时未按要求上报。工作中发生了问题，没有及时向上级机关报告的情况也存在。向上级机关报告工作，这是党的领导工作的一项重要制度。特别是当前，改革、发展、稳定的任务很重，上级机关需要及时、准确了解各地、各部门的情况和发生的问题，以便科学决策、指导工作。作为各地、各部门来讲，向上级机关及时报告工作，是一项必须履行的政治责任，也是争取上级领导机关及时给予工作指导的重要渠道。作为党委办公厅(室)来说，对上级机关明确要求上报的情况，应及时安排有关方面起草报告，经领导审阅后，按时上报；对领导同志的年度述职报告，应及时提醒领导同志，确保按时上报。

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      三、关于报告的形式问题。一是关于文面。有的单位报上级机关的报告不是正式文件，而是单位内部使用的“呈阅件”、“请阅件”。向上级领导机关报告情况，应当用有版头、有文号的正式文件，而不能用其他的形式。二是关于报告的签发人和印章。有的报告没有签发人；有的报告虽有签发人，但签发人的身份不符合要求；有的报告既无签发人，也无部门的印章。这些都是不正确的。公文的签发标志着公文发生效力。《条例》规定，重要报告应当由单位主要负责人签发。按照这个规定，各市委、各部门党委(党组)报省委的重要报告，应当由市委和部门党委(党组)的主要负责人签发。“文责自负”，这是一句老话，我觉得把这句话用在文件的签发上也不无道理。签发人应当是代表行文机关对所报公文的认可，同时也表明对所报公文的负责。这里我们假设一下，如果报告没有签发人，上级机关没有退回，而按照行文机关的要求报送了有关领导，如果领导同志对报告中的一些问题提出疑问或有批评意见，这个责任应当由谁负?所以，该让领导签字的必须让领导签字。三是关于主报和抄报。这方面也有一些值得注意的问题。比如，有的报告在主报省委的同时，又抄报省委主要领导同志和有关领导同志。这是不正确的。主报与抄报重叠，一方面会导致重复报送，牵扯领导同志精力；另一方面也给上级机关处理公文的同志增添了一些不必要的麻烦，即负责收文的同志收到这样的报告后，还要与行文单位联系，落实所抄送的人员是否已直接报送。四是关于报告的名义和报送渠道。向上级党委的报告，地方应以党委名义报送，部门应以党委(党组)名义报送。报告的抬头(主送)表述要正确。比如，报省委的报告，抬头应当写“省委”，不应写“省委办公厅”。报送的渠道应当通过机要部门进行传递。而现在一些报告不符合上述要求，有的以行政部门的名义报送，有的以部门办公室名义报送，还有的版头用部门的，文件字号用部门办公室的；在报送渠道上，有的不通过机要交通而通过邮局投递。这些做法都是不对的。以党委(党组)名义向上级党委报送报告，这是一个规定。使用什么渠道报送文件，主要涉及到能否保密的问题。特别是一些密级比较高的报告，如果不通过机要部门传递，容易发生失、泄密的问题，而一旦失密、泄密，将造成不可挽回的损失。五是关于主件和附件。附件是正文的补充材料或参考材料。报告如有附件，应当在正文之后、落款之前写明附件的名称，并与报告装订在一起。而有的将主件与附件分装上报，还有的把附件印制成与主件同一级别的正式文件分装上报。这都是不规范的。

      四、关于报告报送前的统一审核把关问题。《条例》规定：“党的机关的办公厅(室)应当设立秘书部门或者配备秘书人员具体负责公文处理工作”。同时规定：“公文文稿送领导人审批之前，应当由办公厅(室)进行校核”，“已经领导人审批过的文稿，在印发之前应再作校核”。这些规定是正确的、必要的。实践表明，这样做既有利于提高文件质量，又可避免政出多门的问题。□李天军）

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