工作中我们需要经常和各种应用文打交道,能写一手漂亮的应用文是组工干部的基本功之一,也是衡量干部综合素质高低的重要标志。那么如何才能快速有效的写好一篇漂亮的应用文呢?
2 d1 M/ D$ m7 f* j$ J5 [5 X" ~% t1 Y 1.准备工作
1 I* j8 @ I0 S4 @ “巧妇难为无米之炊”,只有准备充分,起草机关应用文才能奋笔疾书,一气呵成,反之就只能不知从何处入手,“十步九回头”,写了撕、撕了写,别别扭扭。写作前的准备有广义和狭义两方面的内容,广义上讲是长远的准备,狭义上说是动笔之前的准备。
6 t9 P* e6 L$ V, t 1.1长远的准备7 K2 c p2 a: J1 P. z2 N
从长远准备看,主要是锻炼三种基本功:分析认识问题的基本功,调查研究的基本功,文字表达的基本功。当然这些基本功的掌握,都不是一朝一夕能完成的,必须善于学习,肯于钻研,勤于写作,由小到大,由生到熟,日积月累而成的。
/ x; |" _3 G; L+ I& g/ d (1)掌握上情
8 k8 Y. f' Z' V5 p9 B5 u: l4 Q/ \ 要准确地掌握党的路线、方针、政策,善于从中央、市委和区委的一系列重要会议、重要文件中把握各时期、各阶段组织工作的重点,做到上情了然于胸,从而确保文字材料的政治性。
1 \8 i& E0 u! H “上情”来自学习。我们要认真学习有关文件和报刊,深刻领会中央、市委和区委的指示精神。只有深刻领会中央和上级党委指示精神,才能在机关应用文里正确体现中央和上级党委指示精神,才能保证指示精神的贯彻和落实。, _/ }: ^7 K7 e2 ]4 U
(2)熟悉下情
2 s' R/ f. r6 T 要熟悉基层党组织的基本情况,熟悉基层党员、干部、群众的基本需求,不断总结基层经验,发掘工作特色,查找存在问题,研究有效对策,从而提高文字材料的针对性。) ]4 G8 d* [# T5 H2 q
“下情”来自实践。要深入实际,深入到党员、干部、群众中,开展调查研究,获得第一手资料,找准“上情”与“下情”的结合点。要从鲜活的事实中抽象出工作的规律,防止闭门造车、照抄照搬,克服言之无物、空话连篇,使我们所写的机关应用文更具生命力。
5 J! P# m+ J% o+ z) Q# @ (3)感悟风格
, v6 j3 p9 J0 p3 ^ 在机关应用文写作,特别是撰写领导讲话时,要明确领导的语言风格,从而使文字材料更加符合要求。" ~6 ?. j, }4 w# w$ W+ @7 x, r6 G
“风格”需要洞察。“语言风格”就是要根据工作需要、根据不同场合、根据不同受众,确定机关应用文的行文语言和格调。语言风格需要在平时观察和体会。特别是撰写领导讲话,还要考虑到领导同志自身的风格,如果不了解领导的语言风格,讲话稿写的再好,与领导行不成共同语言,领导也不会欣赏。这就要求作者经常参加会议,感受气氛,通过多种途径掌握领导的语言风格。9 k. w3 @" [0 Z( E2 r
1.2下笔前的准备
( @5 a& d: L; E8 A0 U7 Q' b 从具体的写作过程看,下笔之前主要做好材料的准备,思想观点的准备,构思的准备。. W8 F9 g' O0 g& g2 g5 d6 p4 x& B
(1)材料的准备。这是机关应用文写作的基础。在写作前应把所需要的材料准备好。它包括材料的搜集,材料的核实和材料的选择。尽可能多地占有材料,是写作前准备工作的第一步。正面的、反面的、历史的、现实的、完整的、零碎的材料都要搜集。材料搜集得越充分、越全面,从中提炼归纳出的观点就越可靠,越实在,下笔时选择应用材料的余地就越大,写起来就越顺手。材料齐备以后,还要精心选择。即从与主题有关的大量材料中,筛选出典型的、能充分说明主题的事例,这样,动笔时就不必费时费力地重新查找典型事例。当然,事前选择的典型事例,在行文时,有些可能用不上,有的还要补充,但有准备总比没有准备好。6 V3 f% Z+ Z% S5 _$ u: Z
(2)思想观点的准备。这是和搜集筛选材料同时进行的。它主要是指明确写作的目的性,针对性,文章的主题和中心,多种不同观点的比较和认定等等。首先要弄清写作的具体目的,也就是文件的主旨。因为不同的目的,不同的应用范围,在使用材料、阐述问题方面是大不相同的。只有目的明确了,主题的提炼,材料的使用,才有所遵循,写起来才能不走或少走弯路。有些文件,比如调查报告,一开始调查,目的就很明确,但在调查研究到一定程度,起草报告之前,还必须回过头来重新研究一下调查的目的。因为情况是不断变化的,调查前对于调查目的的某些想法,在调查过程中也会有所变化。因此,下笔前,研究一下调查报告的目的性是十分必要的。只有主题明确,观点鲜明,才能在安排结构、选择材料时取舍有据,详略适当,写起来才更顺手。
/ W, t) M+ R3 t$ ?$ \ (3)文种的确定。文种是机关应用文,特别是公文的表现形式,有着特定的影响力,每个文种都有着特定强制性、约束性、执行性、广泛性、综合性等等。要达到某种行政目的或行文目的,必然要求运用机关应用文特有形式所具有的表现力和影响力,使用特定的文种。因此,应当根据行文目的来选用文种。例如,某个重大原则问题要让下级遵守并执行,就要用“决定”,而某个一般具体事项要求下级去做好,可用“通知”下达。文种的确定要在动笔前考虑好。
# }9 C! O8 D+ W. U$ C" _) {: m% m 2.谋篇布局
- Y; ?5 @/ q& C& u w: t6 {: v 文章谋篇布局的好坏,直接影响表达效果,所以在确立了机关应用文的写作意图后,就要围绕主旨对整个文章的结构进行谋篇布局,考虑文章的组织构造及它们之间的逻辑联系。
, V% @$ M( y3 E7 V: M) O 2.1谋篇布局的基本要求
0 s" k$ u$ l2 ~! c; l! j 机关应用文谋篇布局的要求是完整、严谨、自然、匀称。完整是指首尾圆合,线索连贯,没有缺头少尾、七零八落、残缺不全的毛病;严谨是指材料组织紧密,主旨严密,结构细密,无懈可击,没有颠三倒四、顾此失彼的毛病;自然是指行止自如,顺理成章,不矫揉造作,没有人工雕琢、牵强附会的毛病;匀称是指层次段落的划分要适度,体态匀称,搭配适当,没有比例失调、前后割裂的毛病。
0 O% I, F0 _* r/ g. c8 p) n 2.2文章结构设计
# v9 S6 n; w, J; s (1)内部结构。所谓文章的内部结构,就是文章思路的内在逻辑结构。不管什么文体,只要有一贯到底的思路,一脉贯通的逻辑,它就必然有一缕贯穿的线索和脉络。作为组织部门,我们平时处理的公文主要是说理性质的文体,基本遵循“提出问题——分析问题——解决问题”的脉络形态,它自身必须要具有条理性、贯通性和严谨性,即:分清先后顺序,有条不紊地表达思想;合乎逻辑,合乎人们的思维形式,使文章流畅贯通;思想脉络细密周严,没有缝隙,没有漏洞。0 _- I/ ~; A* C/ a3 g& e( f
(2)外部结构。所谓外部结构,就是文章的外部存在形式。& O2 ~: Y! ^6 W+ [9 p1 s, ?
一是层次、段落和标题。层次着眼于思想内容的划分,段落侧重于文字表达的需要。标题在段落、层次划分中期到了非常重要的作用。按照层次大小划分,标题可以划分为大标题、小标题,一级标题、二级标题等。机关应用文的标题既要求紧扣文意、层意、段意,不能跑题、偏题和以偏概全,又要求语言简洁精练。层次安排方式有总分式、并列式、递进式和对比式等,最常见的是总分式。“总分式”开始先作总的概括(前言,似“导语”,总结报告中则是总体评价),接着分别叙述。分别叙述的各层次间有一定联系(前后、因果、重轻都可以根据用意来安排),形式上是并列(用序号、小标题或分段)。最后做一个小结(强调式、升华式、号召式、无尾式或惯用结语)。 1 ~; f% V$ L0 X+ A, v8 u& X9 f' c
二是过渡和照应。过渡和照应是使文章内容前后连贯的一种重要结构手段。过渡在文章中起承上启下的作用,它使先后相关的两个层次和段落上下连贯,前后衔接。 内容转换时需要过渡,由总括到分述之间也需要过渡。过渡的形式有三种:过渡词(于是、就、因此、总之、可是、由此可见、综上所述等等)、过渡句(如“现将具体情况报告如下”)、过渡段(将过渡句提出来单设一个自然段,一般用在较长的机关应用文中表示内容的明显转换)。照应就是文章前后内容关照呼应,能使结构严密,脉络连贯。常用方法有三种:首尾照应,前后照应,题文照应。
+ S/ H! J. r$ T6 G3 x 三是开头和结尾。机关应用文的开头一般有六种方式:“起因”式。一开始先讲问题的缘起,即为什么要写这篇文章,一般使用“由于……”、“鉴于……”或“随着……”等开头;“目的”式。开宗明义第一句就说明本文的目的,一般使用“为了……”、“为……”;“根据”式。一开始先说明制作公文的依据,一般多是用“根据”、“遵照”、“按照”等开头,即根据某文件要求,遵照上级某指示精神,按照某会议的决定等;“时间”式。一开始先点明某事、某情况的时间,有的是一开始直接写年、月、日,有的是用“近日”、“近来”、“最近”等比较模糊的时间开头,有的则用“……之后”句式开头;“引文”式。一开始先引用文件或领导指示中的一段话作为引子或点明主题。比如:“党的十六届六中全会指出:……”;“事情”式。即把事件、情况一开头就简明扼要地介绍清楚。机关应用文的结尾大体可分为自由式和比较固定式两类。自由式,即随着文章的自然发展,该讲的问题讲完即收。比如法规,该写几条就是几条,最后一条写完即可收尾。汇报提纲把该汇报的内容讲清楚就可打住。会议纪要也是把会议的要点,分条分段写出,不必再加什么“尾语”。这些文种的结尾没有什么习惯用法,更没有格式。但有些文种的结尾则有一定的格式或习惯用法,我们叫它“比较固定式”结尾。比如请示结尾要提出肯定式要求,多用“以上是否妥当,请批示”,“当否,请示”等。指示和决定的结尾,一般要提出落实的要求,如“望各地各部门按照执行”,“把落实情况尽快上报”等。通知结尾一般用“特此通知”等等。调查报告的结尾比较自由,但也有一些习惯用语,使用较多的结尾有,总结性地写出报告的主要观点。总之,机关应用文究竟用什么方法结尾,还是依内容而定。
5 }$ z. ]4 O, \7 u 3.锤炼语言
$ f5 l% G6 A+ n' @' k 不同的文体,有不同的社会功能,也形成了不同的语言特色。机关应用文的语言具有鲜明的特色。
! v$ @7 d& I9 @ 3.1机关应用文语言要求
q) V, b8 ?- s; |5 s& T% `1 R 准确、简洁、鲜明、易懂是机关应用文语言的基本要求。( n' q7 k4 X" @( ]% C+ V
(1)准确。机关应用文代表着领导机关或领导集体的声音和意见,不准确,含糊不清,摸棱两可,执行的标准就不好把握,就不好执行。
f- p1 ]4 f% P& t (2)简洁。机关应用文必须简短扼要,特别是领导讲话一定要注意多用短句,忌用长句子,不要用过多修饰,把意思讲明白就可以。
3 A/ u: X) E' a3 R4 E (3)鲜明。机关应用文,不能像文学作品那样,含蓄隐晦,深藏不露,更不能含糊不清,意向不明,它要求清楚、明白,无论赞成或反对什么、提倡或禁止什么、肯定或否定什么,都要非常确切地表述和说明,使人心领神会,一目了然。
6 _8 Z* Q4 j/ W' b/ i8 ^9 u$ e2 f (4)易懂。写机关应用文不能哗众取宠,不能用那些华丽而不易懂的辞藻,不能用那些自己生造的语言,不能有“学生腔”、“文学腔”,不讲空泛的“普通话”,多讲实实在在的“地方话”,多用群众语言。
/ G0 L6 o7 P" O+ Z/ }9 n 3.2机关应用文的语言特点4 E/ O) ?9 J, Y
机关应用文有着较强的书面语言的语体色彩。: R8 d1 _* S, Q* q8 `0 |$ T" v1 `" @
(1)平实。机关应用文是为了解决实际问题而说服读者的,不是用形象化的描绘去感染读者。因此在阅读中,不包含欣赏的因素。这种特点的突出表现是:实在,不用烘托、渲染等手法,而是实实在在地写下去;质朴,如实地表现事物的本来面目,不允许艺术夸张;通俗,机关应用文的用词造句,都应当力求大众化,避免用生僻晦涩的字句。* z ^! t7 ]2 I5 V, H! z$ b
(2)得体。机关应用文的语言要和作者的身份、读者对象、所要达到的目的,以及客观环境和谐一致,恰到好处。说什么,不说什么,说到什么程度,用什么语气,选择什么词汇,都要考虑最后的效果。要做到得体,还应当和所写的文件的体例相符。报喜祝捷要热烈欢快,颁布政策法令应庄重严肃,批驳错误观点要有理有力,提出希望要求应平和委婉等。比如,请示性公文,用语要谦恭,讲究礼貌,结尾多使用“望”、“请”、“给以指示”等等,以表示下级对上级的尊重。不能用“必须”、“如此”之类很硬、很大的口气。而指示,则要严谨、周密、明确,不能写成乞求式的文章。命令的用语,则必须斩钉截铁,毫不含混。6 }, B/ O: G. C9 }- b. q5 g
(3)确切。机关应用文多是用来反映情况、指导工作的,一词一句,一个概念,都必须有确定的含义,只能有一种解释,不能有多种解释;更不能给那些善于从文件上找空子的人,留下各取所需的漏洞。如果我们的文件使人读了产生歧义,那就必然造成思想混乱,给工作带来损失。
# s0 _: W' E1 m5 {8 S' _9 c2 @0 V- L (4)概括。机关应用文的用语要求简捷明快,因此应当特别注重使用论断性语言、综合性语言、群众性语言。在总结、决定、决议、指示等机关应用文中,要善于运用论断性语言。这样做,第一可以增强文件的说理性和说服力;第二可以增强文件的无可辩驳、不容置疑的权威性;第三可以用较少的文字说明比较多的、比较深刻的道理。
I% Y2 Q7 y1 r, T' M" O/ @3 t 4.修改完善
0 O6 O: F g- l* d* y: M- U 修改是写作的重要环节。机关应用文只有经过一次又一次的修改,才能不断地提高文章的质量。“文不厌改”,文章常改常新,在修改过程中不断创造、不断更新,是提高写作技巧和表达能力必不可少的环节。
+ w. q4 X) T! I8 ^ @+ V2 a 4.1修改文章的方法% J) t8 _0 G/ M0 x4 i4 |+ {
(1)看读法。看读法就是写完后通过多看两遍,关键地方多读两遍进行修改文章的方法。看读法是一种最基本、最简单但又是一种行之有效的修改方法。它的优点是利用语感来修改文章,我们平时在读书和说话中,形成了语感,通过看读,能检查语病,发现重复啰嗦的地方,改正语言不通、拗口、不严密等诸问题。
4 p7 |- _* U7 ~8 O (2)冷却法。冷却法,顾名思义,就是将写好的文章放几天或一段时间,再来看时就会发现不妥处,再进行修改。这种方法适用于不等急用的文章。刚停笔时,由于思想感情未从文章中脱离出来,加之受主观认识水平的限制,难以取舍文章,搁它几天,作者能更冷静地认识自己的文章,也就更便于修改。
& ?% M4 r3 b+ @* X* E y: y (3)商讨法。商讨法就是通过集体商量讨论修改文章的方法。大多数机关应用文,特别是公文,都是集体智慧的结晶,通过集体的力量,可以将文章改得更全面、深透和精辟。
9 y! K3 X' c2 C( V0 i 4.2修改文章的范围/ p4 K! g: Q. C8 v9 d; O- \, a
文章修改的范围可以从主题、结构、材料、语言四个方面着手。
- v! S; Z4 d" | (1)主题的深化
4 c; C) C! w2 f 首先要看主题是否正确,这是一篇文章成功的前提条件;其次要看主题的论述是否集中、深刻。主题是文章的统帅,是文章的灵魂。主题是否深刻,也关系到文章的成败。主题的拟写不都是一挥而就,需要反复提炼,在提炼中,不断深化主题。
) m. l. H% t# l (2)材料的取舍
* }: H7 L& Z' V! V' C, X$ O 材料是文章的基础,正确的观点需要通过恰当的材料来表现。材料和观点是辩证统一的关系,观点统帅材料,材料表现观点。如果只有观点而无材料,或者有了材料而不能说明观点,或者过多地堆砌材料而湮没了观点,都需要进行修改。材料的取舍要根据主题的需要来决定。
. D% J; h- p2 ^1 ~. \7 H (3)结构的调整
$ A n0 w1 S$ N2 a e 结构是文章部分与部分、部分与整体之间的内在联系和外部形式的统一,结构是客观事物固有的逻辑、条理、秩序与作者观察、认识和表现客观事物的独特思路的辩证统一、密切结合。好的结构应该是完整的、连贯的、严密的、灵活的。安排结构应在服从主题的前提下,敢于创新、巧于构思,既要遵循一定的结构形式,又要不拘一格,在正确的结构原则指导下,充分发挥作者在结构文章过程中的主观能动作用。
- o( A3 g+ S' D ^ (4)语言的修改
- I) O9 E0 L! Y0 u6 j 语言是文章写作的物质手段,是表情达意的工具。语言晦涩难懂、缺乏生机、模棱两可,是难以写好文章的。中国的语言文字既丰富又繁杂,近义词很多,因此,在使用时,要细细推敲、反复斟酌。语言要修改,力求达到准确、简练、生动、朴实。此外,还要注意文章中标点符号的运用,力求达到准确无误。* B# F' k2 c4 |& c. _% N/ v4 V
5.实践提高' d! _8 Q# l6 U2 g1 o
写作是一种技能,技能的提高要靠实践。实践出真知。立足于多写多练,这是提高写作能力最有效的途径。如果只读不写或少写,那就会眼高手低,写作水平也就止步不前。作为组工干部,我们要善于学习,使思想之树常青;善于观察,使视野更加开阔;善于积累,使素材源源不断;善于思考,使实践上升到理性;善于表达,使生动实践见诸笔端。只有笔耕不辍,才能文思泉涌、妙笔生花,使文章既有理论深度,又有实践深度,更有指导力度。在实践中,我们要认真对待,把每一次公文处理作为学习知识、增长才干的机会;把每一篇文章作为展示才华、表现自我的舞台;把每一件公文作为宣传单位、树立形象的窗口。 |