办公室办文工作规范
V# G, ?6 B2 T y 一、办文,指办公室文书工作中对日常各种文件的签收、登记、分送,以及对有关公文的起草、审定、签发等事宜。 }- g* V) z; `. F$ X4 V7 M1 p
二、文件管理人员对通过机要传递的所有秘密级文件,在交接过程中应进行认真核对,检查登记各类公文的内容和编号在交接过程中是否差错,并盖章、签署收件人姓名及收文日期。1 |0 M0 `6 l* Z- T
三、文件管理人员应将签收公文分上级来文、下级请示、同级呈送件,逐渐进行登记并加盖收文章。9 B* p: r( w" m% i' N/ Z; X# `
四、文件采用簿式登记、电脑登记等方式,进行简登和详登,登记内容包括:: \7 ^0 _+ @( M1 }5 I8 z: V
1、文件类分为:收文序号、日期、来文单位、文件标题、文号、分数;- n- D6 P9 f# P ~
2、请示报告类分为:收文序号、日期、送文单位、内容、送阅批的领导;" h! S' x3 _4 Y! c; o
3、同级呈阅件,一般是情况报告或简报类,均可简登,只记来文日期、期数。) A( X" Q. Q. @7 ~; o
五、收到文件要在当日阅文,文件管理员先登记编号,分类立夹。送阅文件(简报)按照阅文范围的规定,急件急办,并填写送阅文件单,分送各位领导阅文。- r5 `/ o: i% g7 }
六、上级领导机关重要文件先送办公室主任阅处,根据主任要求传阅。
3 N. J3 _, Q3 T2 V4 g 七、办公室文件按顺序传阅,送区领导阅文,每天下班前送阅一次,急件及时送阅。涉及分管工作的文件先送分管领导阅批,然后续传。
! d$ p7 ^2 {! y: {) ?! Z 八、简报、情况信息类,分发各位领导,由文秘科直接送阅。送领导阅示的急件两天后领导未阅退的,文秘科应催阅。文件传阅完毕,在文件上注明各位领导阅文时间。9 P" {2 A* k$ q4 _1 b
九、办公室文件管理人员要随时掌握传阅文件动态,特别注意重要文件的去向和领导批示情况。
. G4 D0 V, r+ q, w' E- E 十、对各部门上报的请示件,区领导批示后,一般在二日内退呈报部门,急件急退,并办理登记手续。: z; f% X" P% a. A* B
十一、领导批示的办理情况,要在批示的留存稿的下方作出记录(包括告知何部门何人、时间和说明事项等)。所有批示输入电脑备查。" G* w5 N6 |! r! B {) D& }
十二、发文的办理:
4 p1 [+ v' c3 o" |" A 1、以区政府名义发文,文秘科拟稿后经主管主任审核后,由主任批转区长或副区长签发; m- [: R/ d* S }+ B
2、以区政府办公室名义发文,文秘科拟稿后经主管主任审核后,由主任签发;# f2 S% |6 A( U
3、公文用印前应对用印文稿进行认真核对,做到审批手续齐全,公文格式符合要求,上行文、下行文机关的关系恰当,主送、抄送机关准确。凡铅笔、圆珠笔修改或签发的公文不能用印,严格按规定份数用印,对不符合要求的行文,采取退、补办法处理。
4 J( t, r0 z$ b+ x5 T 4、印制文件要预留办公室存档备案及备用2份。
& h) M( E V, z; u, o( Z 十三、接受到的涉密公文统一由文秘科收发登记呈送有关领导。* z) Z- u- @& I! [
十四、外发公文,封装要严密。必须注明密级和编号。信封上标注的收文单位与发文本上标注的发送单位要一致。 `! M: F- B- `5 k
十五、文件按发文机关、内容和缓急情况分类立夹:类同机关;类同内容;正式文件;简报;急件;阅件;批件。文件立夹,需在夹内附文件传阅单并注明送文日期。( w& c" n$ X5 O* A6 i0 j5 Y
十六、文件送阅前,需填写“文件传阅流转单”,准确标明夹内文件和送文日期。; Y; d9 {5 T7 h3 i2 W2 M4 D
十七、绝密、机密、秘密文件,要严格执行阅文范围规定,未经办公室主任批准,不得外借、复制以及录用电脑磁盘。经分管局长同意复制的,应把复制件作为重要文件登记,并按同级公文保管。
6 q' K d* O, b0 L$ t2 x- r 十八、文件管理人员对不需要清退但具有查考利用和保存价值的公文,要按照档案规定及时整理立卷,做到严格按照文书归档办法执行,归档公文必须完整,在规定的时间内向档案管理中心移交档案。3 {6 R+ H6 N; P: F N
十九、文件管理人员对不归档和无保存价值的公文定期销毁。涉密材料由文件管理人员编造销毁清单,经办公室主任审核后销毁。其他需要销毁的公文,也要登记造册,并经部门负责人批准销毁。% e8 M8 t: X8 e3 Z% }3 y
销毁公文的时间为:上级部门文件保存1年后销毁;介绍信和无须归档的文书存根,保存2年后销毁。“销毁文件清单”与收文登记簿一并长期保存。1 D' W! C( ]) m) y2 n
销毁时由2人以上监销。 . n7 d# ~ h; e1 f j; z4 X
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