公文处理和写作能力是机关工作人员必备的一项基本技能。与其他文体相比,公文具有特定的体例和处理程序。我们在公文写作中,除了在要遵循一般文体的写作规律和语法要求外,还必须符合公文写作的特殊要求。
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下面,针对平时公文审核中发现的一些常见错误,并参考其他教材中的一些资料,介绍一下公文处理和写作中应注意的几个问题。1 }' a: ]" r- q
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一、公文处理程序方面应注意的问题6 K: q! }# x, T, h
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(一)杜绝文件倒流。所谓“倒流”,是指在发文过程中,文稿送审是逆向运转,各部门起草公文后不按照规定将文稿送办公室核稿,而是直接送单位领导签发,然后再退办公室处理。这样做一方面削弱了办公室对发文的把关作用,影响了公文质量;另一方面也给单位领导加重了负担,因为对于未经办公室把关的文稿,有时难免有这样或那样的错误,单位领导势必要花费很大精力去审改一些文字性错误。 L! m0 p4 ^" D$ p. Q$ A; Y; b- K+ p
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(二)避免体外循环。公文的体外循环是指收文不通过办公室而自行处理。部门收到或参加上级会议带回来的文件,不送办公室统一登记和分办,而是自行处理或直接送某单位领导批阅。或者是在公文传阅过程中,一个部门阅完文件后不退办公室,擅自给其他部门传阅(“横传”)。这样会削弱办公室作为公文处理的枢纽地位,不利于办公室掌握公文特别是重要公文的来龙去脉和办理进度,同时也有可能会造成责任不清。
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( l8 {, D: _" g2 s( l0 W (三)理顺行文关系。行文关系不顺的主要表现:一是单位发文、部门发文不分。根据规定,部门发文只能上报上级对口部门,不能直接对上级行文;也不以单位的名义对上级的职能部门行文;部门(办公室除外)不能对外正式行文。二是越级行文。三是向领导者个人行文。四是党政不分,以行政名义发出的公文夹杂党务方面内容,或对党的部门提要求。或是党的文件对具体的业务工作进行部署。* Y( ]3 s. N: F; @9 Q6 e
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(四)事先协商会签。公文中涉及其他部门业务的,要主动进行协商会签,部门之间就有关问题没有形成一致意见前,不得分别各自下发文件。0 l% t* K4 t7 |; T
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二、公文内容方面应注意的问题
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: @% K- @2 O% ~2 Z' U; b8 x! | 公文写作的基本要求是,内容要符合党和国家的路线、方针、政策和法律法规;要全面准确地反映客观实际情况;要思路清晰连贯,结构严谨完整;语言文字简练,详略得当;文种使用要恰当;文中没有语法错误和错别字,标点符号使用正确等。公文在内容方面常见的错误大致有以下几个方面:
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(一)政策性错误。不合政策、法规,或文件本身前后矛盾、存在漏洞,或是超越职权范围。
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+ y' F* K( g: |: ?' i. B! s (二)长篇大论,语言重复。有的业务部门给上级的报告有七八千字,语言不简练,拖泥带水,前后重复。或者是画蛇添足,浪费笔墨,一篇请示,说明困难,讲清理由,请示问题后,又接着发了一番议论,表了一通决心,这就属于画蛇添足。还有的公文缺乏针对性,没有新东西。提出的要求比较虚,比较空,缺少具体的目标、要求和措施。* O) q; @! y6 R @5 _' Y
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(三)文种不分。主要表现是请示与报告不分;工作报告与调查报告不分;会议情况报告与会议纪要不分;通知与通报不分。尤以请示与报告不分的现象最为普遍,有的甚至用“请示报告”。
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0 n. F4 q7 n( {& c' A 请示和报告虽同属于报请性上行文,但却是两个不同的文种,在实际使用中要把它们区别开来,不能混同乱用,二者的区别是:* I7 X0 @( A# ~2 w2 _
$ z: I) C2 }4 b0 |; {% B 1、行文目的不同。请示是为了解决具体问题请求上级指示和审核批准的,必须批复;报告多为上级了解和掌握情况,沟通上下级联系,大多不需回复(有些报告也批转或批复)。
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2、写作性质不同。请示是请求性公文;报告是陈述性公文。9 [! x4 l: M- y0 P) M4 E, ]3 p" @
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3、行文时限不同。请示必须在事前,得到上级批示后才能行动;而报告在事前事后、事中、事后均可。
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- q' n; w# [) ~1 Q; t& d 4、内容含量不同。请示只能“一事一文”“一事一请示”;报告一事、数事均可。
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5、正文构成不同。请示由请求起因、请求事项与要求构成;报告由报告目的、报告内容和结束语构成。. y( z. f3 L9 k% G6 h
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(四)语法、逻辑错误。公文中出现语句不通顺,也就是所谓的“病句”。; ]/ P+ p" {! |- M3 j/ \
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1、用词不当。
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(1)搭配不当。搭配不当指句子成分之间搭配不当,主要有主谓搭配不当,动宾搭配不当、定语与中心词搭配不当、状语结构搭配不当。例如:7 O/ y: z$ Y: }, h/ C) c& x _
0 S1 @5 N1 T; a4 ~! U* g! T (2)关联词使用不当。
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常用关联词:“虽然……但是……”(转折),“只有……才……”、“只要……就……”(条件),“如果……就……”(假设),“因为……所以……”、“既然……那么……”(因果),“既……也……”(并列),“或者……或者……”、“与其……不如……”(选择)、“不仅……而且……”(递进),等等。如果关联词语选择或搭配出现错误,会造成句子的意思发生变化。
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(3)褒贬不分。有些词语带有一定的感情色彩,凡是有积极意义的和表达某种正面的肯定的语气或态度的,称为褒义词,反之,属于贬义词。不带褒贬色彩的叫做中性词。有的句子中会出现褒贬使用不恰当的错误。例如:
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$ c. o) N y/ D: A (4)使用口语。公文的语言要求庄重、平实,应使用规范化的书面语言,尽量不用或少用口语,更不能使用方言。下面列举出一些口语与书面语的对比: Z* w0 W6 W* i) {$ m0 {- W
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不然--否则,马上--立即,爸妈--父母,见面--面洽,收到--收悉,打算--拟,吃饭--用餐,走路--步行,给--给予,偷着--私自,等等。: T; C( Z9 I; Y0 Z: v0 r( A
" Q' S7 K7 S6 {; V" C$ a 2、语序不当。
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语序不当指词语在句子中的排列次序不恰当。
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3、句子成分残缺。
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成分残缺主要是指句子中缺少主语、谓语、宾语。" B, w0 Z5 s0 A5 C
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4、表意不明。
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有的句子意思表达得不明确,易引起歧义。或是自相矛盾。
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5、不合逻辑(概念、判断、推理不正确)。0 p8 p4 R) S- v& o3 M y3 v8 b; C
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(五)口气不当。
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' F% i, S3 e& t! V- x 主要表现在用语不妥当,尤其是在一些请示性公文中比较突出。比如请求上级解决某种困难、答复某个问题时,公文末尾用“请从速批复”、“望尽快予以解决”等,表现出一种催促的口气。
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(六)错别字。7 W2 Y6 B8 c0 O' F2 Q4 p9 d5 H- N
9 L8 f: T" V! N 文稿中出现错字、别字,也是比较常见的。下面列举一些经常并用错、用混的字。
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" S/ M% r: h2 \ \& z$ ? 1、“的”、“地”、“得”。 y. t/ C0 Y' k3 u
* Z4 n ^4 e5 m0 ^5 r 从语法上讲,定语后用“的”,状语后用“地”,补语后用“得”。如“勤劳的人民”、、“详细地汇报”、“打扫得干干净净”。
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7 q, e$ A) S8 A 2、“相”、“象”、“像”。( S% e& } L' E- t* B' o/ `
0 R& k3 o7 B. N, I. g 相:主要指相貌、外观、姿态。常用词:照相、相貌、亮相、长相、真相。) l' A0 `* E5 z
) R8 @. H/ ?5 v- i# I 象:主要指形状、样子、模仿。常用词:现象、景象、气象、印象、象征。
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. r' A* v( d3 j I 像:主要指与原物相似的图像。常用词:雕像、录像、摄像、画像、音像、想像、像话、好像、像……一样。
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3、“做”与“作”。二者意思相近,常常被混用。至于如何准确区分,没有比较权威的规定。
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一般来说,书面色彩较重的词语,尤其是成语,多写成“作”,如:作案、作弊、作罢、作对、作废、作秀、作战、弄虚作假、装腔作势、胡作非为、大有作为、所作所为、以身作则等。$ G6 z- |! B: }8 o0 G* V, W4 z
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对于通过抽象行为实现的动作,一般也用“作”,或“作出”,后面往往双音节动词,如:作调查、作检讨、作报告、作斗争、作出决定、作出处理、作出判断等。
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后面是名词或名词性语素时,特别是具体东西的制造,强调通过具体行为实现的动作,应写成“做”,如:做饭、做梦、做账、做作业、做学问、做生意、做人、做官、做工、做事、做革命工作、做手脚、做衣服、做模型、做好事、做出贡献、做出成绩、做出榜样等。$ s8 k' A) _% N7 s; O0 n
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另外,还有一些固定或约定俗成的词和用法,比如:作文、作画、作风、作家、作业、作为、创作、操作、制作;做法、做主、当做、用做、叫做、少说多做。 ^: t) e8 ?# `, I/ H3 d' r
; A/ _ p0 V1 P( |+ e* a 4、“长”与“常”。
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长:指时间、空间的长度。常用词:长久、长期、长效、长治久安、浩气长存、长此以往、警钟长鸣、万古长青。
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常:指平常、经常。常用词:常态、常住、常年(亦可写为“长年”)、常备、常抓不懈、老生常谈、四季常青。5 b- i( c4 t* l1 P* ^! ]
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5、“分”与“份”。
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8 s1 _( F( P+ B I& \ F7 U 分:指成分、限度。常用词:分量、分内、分外、分子、过分、本分、成分、非分、部分、情分、水分、安分守己、恰如其分。2 a8 p* ]& }- |, G. C$ D
/ p% `9 a8 A0 W n3 l G) c/ [9 ] 份:指整体中的一部。常用词:份额、股份、年份、月份、省份、人人有份、一式两份。$ }/ Y- z9 D1 G" k0 F$ Q% p& O n
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6、“备”与“倍”。6 L$ Z. u% f* j. m4 \
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备:完全、都的意思。常用词:备受欢迎、备感亲切、关怀备至。
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倍:加倍的意思。常用词:干劲倍增、倍加珍惜、事半功倍。
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& f n( M' l& d6 n a5 L 7、“截止”与“截至”。
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截止:到期停止。例如:“到××日截止”。+ E/ T2 t' p! r& e5 j
+ U* ]3 O9 N5 p, m$ f$ M 截至:到……为止,相当于“截止到”。例如:“截至9月末”(不能写成“截止9月末”,也不能写成“截至9月份”)。
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8、“必需”与“必须”。
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# r: T9 i& y6 a# `6 b5 x' q “必需”表示一定得有、不可缺少的意思,多用在名词前面作定语,也可以当动词,作谓语用。如:
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8 h* b: A$ A& R, D: @: d 我们坚持了原则性,也为实现这种原则性而采取了适当的和必需的灵活性。, F) Q2 ^4 i& [& d( v& n
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“必须”表示一定得那样做的意思,通常用在动词前边作状语。如:/ x' _2 G8 J: {, X- X8 ~
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金融机构经营存款业务,必须缴存存款准备金。
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9、“权力”与“权利”7 S; o C" Q7 l5 e9 H$ ~- t6 {
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“权力”表示政治上的强制力量,也可表示在职责范围内的管理权和指挥权。如:
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国家的一切权力属于人民。
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' ~+ v/ K& F( E8 }9 m4 H4 @ “权利”,指依照法律和章程应当享有的权力和利益,跟“义务”相对。如:3 o; H1 l& N, r5 j& R1 P5 T! A4 y
" `; u* _6 W& [4 }% ~3 I$ Z 每个人都有受教育学文化的权利。
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(七)标点符号。常见的错误有以下几种:
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; E3 ]" C) E+ h$ r7 A6 O 1、标题中误用。公文的标题中一般不使用标点符号,但是书名号、引号可以用。" e z/ t! {& y- _0 c
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2、逗号“一逗到底”。只要一句话说完了,不管句子长短,就要用句号断开。# [! H7 A) y; F. M' S! _' j
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3、多层并列时顿号的误用。在一个句子中有多层并列时,大并列之间应当用逗号,小并列之间用顿号。比如:“人民银行××支行行长、副行长、主管科长,辖内各商业银行行长、信贷科长……”。! J% I4 }% B4 U4 a
; Q' H' w% c# L) i& @/ o+ h 4、滥用书名号。书名号只能用于书名、报刊名、文件名、文章名,不能用于证件名、会议名、展览名、奖状名、活动名、建筑名、品牌名等。( J9 d! Z# [' ~+ ^, _+ }
( X% s5 i) a$ n& p) I3 b 三、公文格式方面应注意的问题1 _' O5 u* E5 ]& x. i7 p. G; p; z
1 h' g2 N9 a3 i 公文在格式方面经常出现的错误有几下几个方面:
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(一)要素不全或标注错误。
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. M0 d6 o9 |3 W% R* y 1、涉密公文不标注秘密等级,或标注不规范。
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8 g" ~* q4 e6 K3 d6 U! k 公文中的秘密等级应标注在首页右上角第一行,如有期限,应用“★”隔开,如“机密★2年”、“绝密★公布前”。未标明期限的,按绝密级事项30年、机密级事项20年、秘密级事项10年认定。
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2、紧急程度标注不规范。公文标注紧急程度主要是为了提请收文单位加快办理,因此凡不要求行外收文单位加快办理的公文,发出的公文上不应标注紧急程度。比如,有的部门向上级行报送一份普通的工作报告,也标注“特急”,就很不规范(其原意可能是提请行内有关部门加快办理,及时发出)。
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% G1 Y' Y# U+ O" U" D 3、发文字号不规范。按照规定,发文字号中的年号应用“〔〕”括入,不用“()”或“[]”。此外,序号前不加“第”字。
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4、上报公文不标注签发人。; ], t4 t8 N5 _( R% I( v5 w
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5.版记中要素标注不规范。比如抄送机关中,在最后一个机关名称后应标句号。$ j! D- H- M! O6 o
4 @/ B8 ~, |) k0 R (二)金融机构名称或排序不规范。
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+ d" y8 ~0 @0 Q$ Q p i! N* c 1、简称或统称使用不规范。例如:“××县人行”、“省工行”、“我行”“各商业银行”等。
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2 D( K- a! a$ M0 L' G 2、排序不规范。金融机构的排序应按照人民银行、外汇局、金融监管部门、银行类机构、证券类机构、保险类机构顺序排列。! \; u& ]% g9 `: a9 \7 g! k5 [
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银行类机构应按照政策性银行、国有商业银行、股份制商业银行、城市商业银行、城乡信用社、邮政储蓄机构、金融资产管理公司、信托投资公司、金融租赁公司、财务公司的顺序排列。8 `/ t7 U3 c: M, v* L
- z- V/ _0 g: s0 ]) m (三)字迹潦草,用圆珠笔或不符合归档要求的书写材料起草公文。
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(四)主题词标引不规范。 v1 I1 H$ u. }9 O2 `, P' K/ Q+ C
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主题词标引的基本要求:按照“先内容后形式”的顺序排列词目,词目一般为3-5个,不能简单地从标题中提取,不得自造主题词表中没有的词目。
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5 n& u% Y& h/ C3 y8 b (五)数字、年月日使用不规范。0 A1 H, j$ h2 E6 f
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1、公文中的数字应当使用阿拉伯数字。数字单位和小数点位数应当前后一致。概数用汉字,中间不加顿号,如“三五个”、“七八十种”、“十之八九”等。; }! E# C5 z' Y" P" z
* I. ]' P5 g ]1 J& L 2、除成文日期外,年月日也应用阿拉伯数字。“1999年”不能简写成“99年”,“1998-1999年”不能简写成“1998-99年”。星期、农历用汉字,“星期三”不能写成“星期3”。尽量不用“今年”、“明天”、“下个月”等概念。成文日期用汉字,“二○○三年”不能写成“二00三年”或“二零零三年”。; n3 r" S) P3 M
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(六)序号使用不规范。公文文稿中,序号使用不规范的问题经常出现,主要是层次混乱,或者是序号中标点符号使用不规范。 ]0 f5 Z$ c/ ?% `' ^8 v: u
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第一层次为:“一、……”(作为小标题时,句尾无标点);
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J! y( @+ F: l/ E' V 第二层次为:“(一)……”(括号后不加顿号。作为小标题时,句尾标点可有可无);
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第三层次为:“1、……”(无论是否为小标题时,句尾要有标点);
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* E3 j9 T3 w/ f$ C. ^1 q4 d 第四层次为:“(1)……”(括号后不加顿号。句尾必须有标点)。 |