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[会务安排] 会议通知的形式有哪几种?

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秘而不书 发表于 2012-3-31 20:48:46 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
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9 e( x; k1 e8 k2 H7 W& R" G: J会议通知的形式有哪几种?4 K7 U/ m- j# b6 A

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& v4 M, e1 |$ w! D+ A会议通知按形式分,有口头通知和书面通知;按通知的行为方式分,有面对面通知、电话通知、电脑通知、电报通知、墙报通知、报纸通知、广播通知、电视通知等。 & k3 S5 [+ _% V- ?6 d
    书面通知按传递方式分,有内部传递通知、邮寄传递通知和报纸、广播、电视通知;按作用又可分为预告通知和正式通知。会议邀请函、请柬也是会议通知的书面形式。
7 l. F5 t8 Q) @: u. P/ Y: \    书面通知 以寄、发书面文字的形式所进行的会议通知。会议书面通知除具有正规庄重的特点外,也具有备忘和作为会议入场或报到凭证的作用。发会议通知要尽量早些,以便使与会人员接到通知后,有充足的时间准备和赶到会场,也便于会务人员安排回程的车、船、机票。有的会议对发通知有规定的时间,如人大常委会议的通知要在报到前1周至2周发出。当然,一般的会议没有必要过早发通知,以免情况发生变化而变更会期。做好发通知这项工作,需要在平时打好基础,不能忽视一些细小、琐碎的事情。例如领导人、委员、代表们的通讯地址、工作单位、住址等难免发生变化,要注意及时修正。机关单位内部所发的书面通知,要求当事人签名,当事人不在,请别人代转通知,也要求代转通知人签名,事后通知人要追踪落实。 % s6 J7 v1 ~( k) `2 |% f
    电报通知 写电报时要求在明了的基础上做到简洁,但不该压缩的文字不能压缩,容易产生歧义的词句不能压缩,各项内容都要写得明确具体,不能让对方猜测。在不能确认被通知单位或个人是否参会时,应要求对方接到通知后回电。
3 B6 {1 c& n: q! W$ ~7 _" k    传真和电脑通知:务必弄清对方是否收到、收全通知,收到的通知是否清晰。如果只是个别地方不清晰,可以通过电话方式告诉对方。如果整页模糊不清,就要重新发送一次。如果仍然模糊不清,就要考虑采取电话方式了,让对方做好电话通知的记录。
, |" [0 R% M3 \" {9 N. U  F) J     墙报通知 墙报通知要求写清何事、何时、何地、何人这几个要素。如果参会对象无法预计(比如一些自由参会的演讲会、报告会),要安排大一点的会场才行,以免到会人数太多,会场容纳不下,造成不好的效果。
标签:会议通知
 
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