秘书收集整理文字材料的八种常用方法

　　收集、整理和报送各种文字材料，是办公室的“短平快”工作，也是文秘人员的基本功。要想整理出相对质量较高的材料，从笔者多年来的实践与体会来看，至少要在以下“八需求”上下番功夫。

9 z$ C* l# w1 l' ^　　一、意图求“明”。写文章讲究立意，“意犹帅也，无帅之兵谓之乌合”，也就是确立中心内容、拟定主题思想，使文章写得观点集中、重点突出的意思；写材料因是“奉命为文，应时而作”，则讲究把握领导或上级“意图”，就是准确理解和把握材料整理的目的意义、功能作用、行文要求和注意事项等，包括弄清材料使用时的时间时限、场合对象、规模层次、参与人数乃至一些会议的议程安排等等。实际上,这些“意图”就是行文的目的、重点和方向，就是给出的整理要求和限定条件，对它们了解得越清楚，则越有利于材料的收集和加工。但实践工作中，领导或有关方面要求提供材料时，基本上只是简单粗略地交代一下“大概”，很少会把整个材料的思路和框架结构和盘托出的；尤其是在“急、难、险、杂”的情况下，还可能就是一两句“大意如此”或者令人摸不着边际之类的话。因此许多方面的“意图”都必须依靠我们自己通过对领导的话进行思考、引申、修正、细化、拓展、论证和补充、完善等“拾遗补缺”工作，使之相对具体化、明晰化、条理化，才能把那些比较模糊的“意”，逐步演化成相对清晰的“图”来，增强材料整理的可操作性。这也就是材料整理既需要“深入”又需要“浅出”的道理。不妨说，准确了解、把握和领会上述种种“意图”，实质上就是材料整理“立意”的一个过程，或者说是一条“必经之路”。所以我们在整理材料前，最好不要仓促下笔，而要“多长个心眼”，把相关“意图”了解清楚，以免出现做“无用功”或“瞎忙乎”的现象。
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7 s7 D- U& z* R　　二、观点求“新”。材料的主题观点之新，新在所选择的角度、所择取的内容、所表达的技巧和“时新”的思路、措施、经验、做法、体会上，体现在具体的文字材料中，就是要能够反映和传递出发展所需、党政所望、群众所盼、职能所及、自身所能的种种最新“信息”上，这样，才能确保其具有一定的前瞻性、预见性、指导性、启发性、警示性和现实意义。要做到这一点，就必须多掌握方方面面的情况，也就是所谓的“知上情，熟下情，通外情，了史情”。在此基础上，动笔前再对所获取的素材进行反复筛选，分析比较，综合提炼，抓准事物的本质，找出内在的规律，选择出新的角度，挖掘出新的主题来。如此，才能保证所写的材料既有思想，又有内容；既有点睛之笔、提升之笔，又有创新之笔、适用之笔，达到“知人之先，晓人之全，见人之深，谋人之前”和“开人耳目，给人启迪”的目的，产生“人人心中有，个个笔下无”的效果。
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# @5 {9 t& A3 @) v- v6 U, G( d　　三、选材求“精”。材料要使人信服，就必须扣紧中心主题来整理，运用典型事例对观点和主张进行充分阐述。也就是要注意用事实说话、用实例论证、用“经典”烘托、用数据反衬，而不能只做简单的罗列和空洞的说教，这就必须选择或提炼好各种材料，在“精当”上下功夫。实践工作中我们经常发现，有的材料虽然主题观点不错，但表述重复啰嗦、冗长拖沓，影响了其表现力和阅读使用成效。这主要是选材不精、提炼不当或“现买现卖”的结果。所以动笔之前，就必须把能够有力表现和烘托主题的数据材料进行定性与定量的分析，对与主题关系密切的内容予以重施笔墨，对“可有可无的字、句、段删去，毫不可惜！”这样才能使整个材料显得详略得当、层次分明、表述准确、简明扼要。

　　四、挖掘求“深”。求深既是思想认识问题，又是实践感知问题，联系起来，求深就是一个认识与实践的整体，是一个知行合一的过程。在这个意义上讲，挖掘求深，就是深在思想内涵、深在对矛盾问题的深刻认识和解决办法的深刻见解上。要使材料达到一定的深度，我觉得特别要注意把握好以下几个问题：一是要有针对性。一般而言，文字材料都是围绕“问题”而展开的，“问题”就是一篇材料的基础和灵魂。衡量一篇文字材料的成败与否，根本的一条就在看你这篇材料是不是真正抓住了“问题”，是不是针对普通存在的“问题”去写的。如果你写的材料是有针对性或针对性很强的，那么这篇材料成功的可能性就大，反之就小。因此，必须注意抓住那些“一碰就响”的情况、问题和典型来确立材料的主题思想。二是要有概括性。要从局部的、感性的、表面的现象里跳出来，用全面的、理性的、辩证的方法来分析提炼和升华主题，总结出带有规律性的东西。这种高度的概括性，就是一篇材料的精华和“灵魂”，也是材料写作的特征和价值所在。三是要有深刻性。深刻性往往取决于文稿的思想内容。所以在材料中分析问题和表达主题均要不满足于抓住表面的、次要的现象或枝节的东西，而要了解主要的、本质的东西；要不满足于掌握事物外部的特征，而要谋求挖掘事物的内在规律；要不满足于眼前的结果，而要追踪发展的趋势；要不满足于掌握浅易的、粗线条的问题，而要钻研疑难问题和考察细节。也就是要学会从众多的矛盾中提出主要矛盾，从复杂的现象中提出本质、核心与价值所在。四是要有独创性。文字材料整理工作中普遍存在的一个毛病就是大话、空话、虚话、套话比较多，“水份”比较大，说白了就是“正确的大实话”的拼凑、上级文件的翻版、报刊文章的剪辑等，这是不注重调查研究和收集资料素材等的必然结果。有道是，“天下文章一大抄，看你会抄不会抄”。这正是针对整理材料所说的一句话。辩证地看，整理材料确实有许多“抄”的成分，但这种“抄”，是一种学习、借鉴和经过自己挖掘、思考、“消化”之后的“抄”，而不能简单地生搬硬套，否则就容易落俗套，甚至“抄过了头”，闹出笑话。五是要有说理性。材料的主要功能是用来反映情况、联系上下、沟通有无、交流经验或指导实践工作的，这就决定了在材料中必须能够透彻地讲清道理。做到了这一点，思想性也就在其中了。所以要把握好“讲道理”的艺术。有经验的同志，经常采用“寓事于理”的办法，即用典型事例来说明一些道理，把深刻融化在浅显之中，常常会使人得到多方面的启示，收到意想不到的效果。

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  l. y  g7 Z6 u" E  b1 `　　八、表述求简。首先是简短。就是要长于抓住要害，善于运用矛盾分析法，抓住事物的主要矛盾及其矛盾的主要方面，重点突破，击中要害，决不求面面俱到；要开门见山，不刻意追求形式，做到“不兜圈子，不绕弯子，不穿靴子，不带帽子”，有一说一，有二说二，直奔主题，干脆利索。其次是简洁。就是语言表述要简洁，避免说“多余话”、“题外话”和“重复话”，体现“多一字则长、少一字则短”的境界，做到严谨严密、言简意赅。第三是简明。材料源于实践，因此要贴近基层、贴近实际、贴近群众、贴近行业特点。整理材料特别要注重吸收一些群众性、大众性的语言，多选择一些简洁、明快、生动而又意蕴深厚的民间俗语、地方“谚言”、业务“术语”、部门“行话”，以及鲜明生动的比喻和例子，这样，就非常有利于把抽象的概念平易表述，深奥的道理通俗阐述，复杂的事物简要说明，严肃的问题轻松道破，材料也就显得生动、得体和富于吸引力。文/范作惠

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