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怎样办好决策类会议
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怎样办好决策类会议
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办公室秘书
发表于 2012-3-22 08:36:00
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0 n4 K! J; c5 M5 u; a
会议是实施领导和决策的重要手段.决策类会议(如党委常委会,全委会)更是体现民主集中制原则,实施民主执政,科学执政的重要保证.办精品会议,发挥以会辅政作用,是办公厅(室)工作的一项基本任务.青岛市委办公厅本着精简,高效原则,在"减会","并会","开短会"的基础上,建立了规范决策类会议的相关规章制度,实施了"1+"汇报模式(围绕一个议题,数个相关职能部门负责人参会),推行了"限时发言,超时叫停"(汇报时间一般不超过10.6-)-钟)等一系列有效做法,保证了会议质量,收到了良好效果.现基于服务青岛市委常委会议的一些切身感受,谈一点秘书人员如何办好决策类会议的体会.
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一,会前要"细",严谨细致地完成会议准备工作.做好准备工作是开好决策类会议的基础.为保证会议的效率和效果,需做好以下几方面的准备工作:一要从上会议题的提报,筛选入手,保证热点,难点及领导关注的重点问题优先上会讨论.二要做好会议材料的审核把关工作,确保上会材料凝练,准确,言之有物.三要提前呈送相关会议材料给领导,以便领导更好地了解会议内容,保证会议的质量和效率.四要做好与会领导及列席人员的通知及落实工作,保证应到会人员准时参会.
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笔者所在部门为做好这项工作采取了以下行之有效的措施:一是设计了重要通知记录表,逐一与各位领导或其秘书联系,落实主要领导的到会情况.在电话通知时,注意用准确的语言表述会议的时间,地点及主要内容,确保不产生歧义.二是以情况报告的形式将应到人员的出席情况于会前上报主要领导,以便主要领导在会上有的放矢地部署任务.三是提前编写常委会议题单,逐一列明各议题的名称,开始时间,汇报人,汇报时间,讨论时间,以便有序控制会议进程,合理安排不同人员提前候会,参会.五要细致周到地布置会场.办会是一项"面上"工作,不容出现任何差错.秘书人员应本着"慎之又慎,细之又细,准之又准"的原则,严格按领导指示和会场布置流程依次完成桌牌的摆放,会议材料的分发,保密设备的安放等准备工作,为会议的顺利召开提供保证.
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三,会后要"督",保证会议精神及时得以贯彻落实.会议结束后,虽然可以稍稍放松一下紧张的心情,但一定要做好会议精神及会议决定事项的下达,落实,督查及反馈工作,确保会议收到实效.一是要在正确领会会议主旨的基础上,认真地撰写会议纪要.二是要将会议确定的一些具体事项及时传达落实到相关单位,同时移交督查部门负责督办.三是要跟踪了解交办任务的落实情况并随时调度,有针对性地选择领导关注的热点,难点问题及时向领导反馈,以便领导更好地决策和部署下步工作. ●高勇
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