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图文分步教程:怎么制作规范格式的公文

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河南老秘 发表于 2012-3-1 14:36:26 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
本帖最后由 河南老秘 于 2012-3-1 14:37 编辑 1 I# D- v. E8 ]6 }: `
+ `; j" A* Z- }0 b4 v% A) E- b3 r
怎样制作正规公文, P& _; c  q" w. E/ p; {% G( u) u  b8 g
                      / m$ x0 F8 ?6 p+ n1 ~/ z/ g/ N
第一步:设置版面格式
3 ?9 [* ^4 Y( e5 u, r- |2 a由于公文格式的特殊性,对纸型、页边距、文档网格以及标题、正文字体、字号等均有明确规定,因此设置也带有一定特殊性。) A* ?2 C- C; U3 H' l# m
1.用Word打开《2004年度工作总结》文稿,首先选中文字,点击工具栏中的字“体”、“字号”下拉框,分别对标题和正文进行设置,通常标题设置为黑体、小二号,正文设置为仿宋体、三号(见图1)。
( F3 `# S% F9 U image001.jpg 6 O  h- B5 W3 e; U& a7 ^+ j
                                (图1)" U. q/ G, u3 C3 f

# y# P1 i. Y3 _8 T3 e& x为了方便,可以把最常使用的字体格式设为默认,方法是在主菜单上“格式→字体”设好字体再按“默认”按钮(见图2)。9 V: W( c1 F" w3 n9 r; Z$ h! h

  R. m+ n9 O3 C* P8 j                image002.jpg       (图2)
1 g8 E" }0 }, x8 f# i" f, G7 l2 Y5 z% A9 n$ b3 O' D
2.依次点击“文件→页面设置”,进入“页面设置”对话框(见图3),在“页边距”选项卡里将上、下、左、右值均设置为2.5厘米,点击“纸型”选项卡,将纸型设置为16开、方向设置为纵向。' f0 F( Y7 N; M- J% ~# H, P
image003.jpg
( F1 `1 Q6 C% a9 w                          (图3)
8 }/ t) z  ^' \' N注意:通常国际标准格式为A4纸,因在多数单位里仍在使用16开纸型,故此文以16开纸型为例设置页面。 7 _) Q8 R0 v) V) t; R, i
3.进入“文档网格”选项卡,将每页行数设置为23行,点击“确定”按钮,完成第一步字体、字号以及页面的设置。: U! S3 p: P5 `- H! O- f
第二步:制作发文红线# v7 z$ {5 |# z( I7 h
公文通常分为上行文、下行文和平行文,简单说上行文即请示、报告等文种,下行文即通知、指示等文种,平行文即公函等文种,当然,上、下、平行文格式也有所不同。这里以上行文为例进行介绍,在上行文公文格式中总少不了发文红线。
0 M7 R- ?) q+ g1.点击主菜单上“格式→边框和底纹→显示工具栏”,打开“表格和边框”工具栏(见图4)。
( H' I+ C, [. Q4 T6 h/ A- E image004.jpg
* Z/ u3 N( I# F% t3 _% @! U$ C% J; q(图4)+ \, I2 P" v: f- J* f+ F
" |9 I/ J( b+ O5 r. D, ~
2.分别对线型、粗细、颜色、外部框线进行设置,通常将线型设为“横线”、粗细设为“1.5磅”、颜色为“红色”、外部框线设为“下框线”,这样一条合格的发文红线就出呈现出来了(见图5)。. v' g7 h/ N: p8 M2 X' u
   image005.jpg
# J( H/ {7 X/ Y/ k- N3 U(图5)
/ v% l9 X6 g, K$ X6 r( i
8 S/ Z! t/ Y; J. jJust Do It
* ?( o4 |7 X; Q$ z$ u因为经常要输入六角括号,所以建议为其设置快捷键,以后只要按下相应快捷键即可快速输入六角括号。点击“插入→符号”,进入“符号”对话框,找到并选中六角括号的左半边“﹝”,点击“快捷键”按钮,然后为其指定快捷键设置,同样为六角括号的右半边“﹞”设置快捷键。' x, V% O, R/ e" X6 d  }" H
第三步:制作公文落款
2 @, g1 r- ~7 l' E: A) S) F3 z  y一般来说,单位里发公文通常都会用正规的行文格式,而在正规行文格式中总少不了单位落款一项。利用Word里的“双行合一”命令制作公文落款可谓方便快捷,在工作中可以有效提高处理速度,大大节省时间。7 s& z; x( @5 v+ S4 y* n
1.点击“格式→中文版式→双行合一”,出现“双行合一”对话框(见图6)。" m1 o8 _* A) p
image006.jpg
, a" E: a  U! ]2 k(图6)
, l" m+ Y1 R( M+ g" n9 J2.输入单位名称(如:中国××××公司××分公司××路营业厅),先输入需要合为一行的文字(中国××××公司),合理调整字符间距,查看预览效果,满意后点击“确定”。
( \+ |7 s2 H0 W3 c- Z0 A# H3.输入剩下的文字(××分公司××路营业厅),完成后可利用“Ctrl+[”和“Ctrl+]”快捷键合理调整两部分文字的字号大小,就会出现满意的公文落款(见图7)。
4 u9 `8 T* U0 d9 T  Q0 H' K image007.jpg : m/ d2 U, G) R2 L) O% L: g
(图7)
+ M8 Q7 [& Y, R1 N6 _3 A8 l6 z9 p+ x) |/ E: B! B- c
Just Do It' {) W( D+ U1 L  I2 A& p
在文档编辑中,常常会用到一些符号,而键盘上并没有这些符号的按键,如公文落款日期中用的标准零(○)等。通过点击“视图→工具栏→符号栏”调出“符号栏”,可以加快落款中日期的处理速度。
" g" {, P) f$ W) a7 o% P$ K第四步:制作落款粗、细横线
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精彩评论95

正序浏览
河南老秘 发表于 2012-3-1 14:39:33 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲

公文应该这样排版

用Word制作公文,在设置页码、行数和字数、页眉时,常会遇到一些比较棘手的问题,怎么调都和范本不一样,有了这篇文章,对照做就再也没问题啦。

  一、设置页码

  2012年6月国家质检总局、国家标准化委员会联合发布的《党政机关公文格式》(以下简称“《格式》”)中关于页码的规定主要有:
  1.页码位于版心外。
  2.页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线;一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字,双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的,空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。
  3.信函格式的首页不显示页码。
  这些规定让页码设置变得不易操作,主要表现在页码的位置及空白页不显示页码两个方面。关于页码设置,请用如下方法:
  第一步:解决页码与版心的距离问题。
  首先重新设置页眉和页脚。单击Word窗口功能栏中的“文件”,打开“页面设置”,在对话框中找到“版式”,将其中“距边界”的“页眉”设置为3.7cm,即公文用纸天头(上白边)的尺寸。根据公文用纸幅面尺寸(210mm×297mm)、公文用纸天头(上白边)尺寸(37mm±1mm)、版心尺寸(156mm×225mm)的要求,可计算出版心下边缘至下页边的距离为35mm,为了满足页码数字左右的一字线上距版心下边缘7mm的要求,应将“版式”中“距边界”的“页脚”设置为2.8cm。
  第二步:解决插入页码问题。
  要实现页码“一般用4号半角宋体阿拉伯数字,数字左右各放一条一字线。”“单页码居右空一字,双页码居左空一字”的要求,需进行以下操作:
  ①单击Word窗口功能栏中的“文件”,打开“页面设置”,在对话框中找到“版式”,在“页眉和页脚”中选择“奇偶页不同”(因奇偶页的页码格式不同,所以要分别设置)。
  ②单击Word窗口功能栏中的“插入”,打开“页码”对话框,在“对齐方式”中选择“外侧”,打开“格式”对话框,将“数字格式”选择为“1,2,3,…”。
  ③将光标置于第一页,单击Word窗口功能栏中的“视图”,打开“页眉和页脚”,在页脚中点击外侧的页码“1”,出现文本框后,将页码“1”的字号改为4号半角宋体,然后在“1”的左右各输入一条一字线(左右一字线与页码应保留一个半角字符的间距),再将该页码文本框右缩进一个汉字,保证右侧空出一个汉字的距离。
  ④按照上述办法在第二页页面中设置偶数页页脚,要注意此时的数字是“2”,且将页码文本框左缩进一个汉字,保证左侧空出一个汉字的距离。
  第三步:解决首页不显示页码或空白页不显示页码问题。
  单击Word窗口功能栏中的“文件”,打开“页面设置”,在对话框中找到“版式”,在“页眉和页脚”中选择“首页不同”;单击Word窗口功能栏中的“插入”,打开“页码”对话框,将“首页显示页码”前的勾取消。
  要解决公文的空白页和版记页不编排页码的问题,则需进行如下操作:
  ①先将光标置于空白页上一页的页末。
  ②单击Word窗口功能栏中的“插入”,打开“分隔符”,在其中的“分节符类型”下面选择并单击“下一页”。
  ③双击空白页的页码,出现“页眉和页脚”的标记,在“页眉和页脚”工具栏内找到并点击“链接到前一个”。
  ④选中空白页或版记页的页码,删除该页码即可。

  二、设置行数和字数

  《格式》规定,“一般每面排22行,每行排28个字,并撑满版心”,其前提是“如无特殊说明,公文格式各要素一般用3号仿宋体字”,因此该规定一般只针对公文的正文。
  要实现此规定,需进行如下操作:
  单击Word窗口功能栏中的“文件”,打开“页面设置”,在对话框中找到“文档网格”,点击“指定行和字符网格”,再将“字符”的每行设置为“43”,“字符”的跨度设置为“10.3磅”,将“行”的每页设置为“22”,跨度设置为“28.5磅”。

  三、去除页眉中的横线

  进行页眉和页脚操作时,如果自动应用“页眉”样式,页眉中会出现一条横线,有两种方法可以去除。
  方法一:双击页眉区域,出现页眉编辑虚线框,全选页眉文字(如无文字则选中回车键符号)。单击Word窗口功能栏中的“格式”,打开“边框与底纹”,将“边框”菜单下的“自定义”设为“无”,在右边找到组合框“应用于”,打开后选择“段落”,点击“确定”,页眉中的横线即消失。
  方法二:双击页眉区域,出现页眉编辑虚线框,单击Word窗口功能栏中的“编辑”,选择“清除”,单击其中的“格式”选项,页眉中的横线即消失。
  以上是基于Word2003版本介绍的操作方法,如果使用Word的其他版本,可参考本文的介绍适当处理。





再附上标准公文格式模板

正规公文格式.rar

4.78 KB, 下载次数: 134, 下载积分: 经验 1 点, 威望 1 点, 文银 -1 两

 
 楼主| 晓斌 发表于 2012-3-2 11:12:50 | 显示全部楼层
 
老秘网虚拟稿费
好,实用,分享大家一起学习。
 
丁铭 发表于 2012-3-2 12:45:25 | 显示全部楼层
 
专业写文章
每篇好帖都来学习一下。
 
overyahoo 发表于 2012-3-2 20:58:26 | 显示全部楼层
 
太经典了,难得的教材
 
scb0607 发表于 2012-3-4 14:58:22 | 显示全部楼层
 
不对了。现在统一了。a4纸型
 
香河律师 发表于 2012-3-5 13:39:42 | 显示全部楼层
提示: 作者被禁止或删除 内容自动屏蔽
 
haox2003 发表于 2012-3-5 16:23:39 | 显示全部楼层
提示: 作者被禁止或删除 内容自动屏蔽
 
泰山石 发表于 2012-3-6 10:15:32 | 显示全部楼层
 
非常实用,听说标题用方正小标宋简体
 
jingzhengqun 发表于 2012-3-6 11:23:00 | 显示全部楼层
 
正需要这些内容! 学习中
 
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